È possibile apporre le attestazioni di conformità in calce dal 30 settembre 2024 ?

Stanno circolando in questo periodo voci secondo le quali con l’entrata in vigore delle nuove regole tecniche del PCT sarebbe possibile attestare la conformità degli atti solamente su file separato in formato PDF e nel caso delle notifiche telematiche, occorrerebbe allegare al messaggio PEC un ulteriore file dedicato alle attestazioni oltre alla relata.

La mia interpretazione, basata sulla lettura del regolamento e delle norme, che peraltro non hanno subito alcuna novellazione, è che nulla è cambiato rispetto al 29 settembre 2024, se non ché viene espressamente previsto il formato PDF.

Procediamo ad una analisi dettagliata:

L’articolo dibattuto è il 27 (Modalità dell'attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato):

“C. 1. Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF....”

L’articolo è stato corretto da una rettifica datata 16 settembre, quando l’estensore si è ricordato dell’abrogazione della norma citata in applicazione della riforma Cartabia:

“al comma 1 dell’articolo 27, dove è scritto: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212», leggasi: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile»”.

Il suddetto terzo comma dell’art. 196 undecies delle disposizioni attuative del c.p.c. dice:

“Nel caso previsto dal secondo comma, l'attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del direttore generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.”

Quindi a mio avviso la necessità di porre le attestazioni in un PDF, cosa già di prassi in precedenza, vale solo se si decide liberamente di apporla su file separato (...Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica ... ai sensi del terzo comma...) ma nulla proibisce di scegliere di attestare ai sensi del comma 2 che ammette l'attestazione in calce: 

"L'attestazione di conformità di una copia informatica è apposta nel medesimo documento informatico".

Inoltre l'art. 3.bis della L. 53/1994 rimane perfettamente in vigore e al comma 5. lettera g prevede che: “la relazione debba contenere.... l'attestazione di conformità di cui al comma 2”.

Il concetto è ribadito anche dal già citato art. 196 undecies c.p.c. disp. att. c. 3: “Se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione”.

Novità (poche) dal 30 settembre 2024

Con firma 2 agosto 2024 è stato pubblicato l’atteso provvedimento DGSIA con le nuove specifiche tecniche previste dall’art. 34 comma 1 del DM 44/2011 per il processo civile e penale.

L’efficacia del provvedimento decorre dal 30 settembre 2024 (art. 31).

Le novità tecniche che più influenzano (in positivo) l’attività quotidiana di deposito telematico civile sono:

    • Art. 16 c.1 lettera c - Possibilità di allegare file di tipo video nei formati MPEG2, MPEG4 e AVI con estensioni .mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg .avi.

    • Art. 16 c.1 lettera d - Possibilità di allegare alle buste di deposito telematico file di tipo audio, nello specifico nei formati: MP3, FLAC, audio RAW, Waveform Audio File Format, AIFF con estensioni rispettivamente .mp3 .raw .flac .wav .aiff, .aif

    • Art. 16 c.1 lettera b – Possibilità di allegare il formato di immagini diagnostiche mediche DICOM con estensione .dcm.

Sono state implementate alcune semplificazioni che agevolano le incombenze telematiche:

    • Art. 17 c.4 - La dimensione della busta telematica è aumentato a 60 MegaByte (rispetto ai precedenti 30). Ciò agevola l’invio di singoli file di dimensione maggiore.

    • Art. 17 c.9 – Viene limitata la necessità di accettazione manuale dei depositi da parte del cancelliere ai soli casi che presentano errori o anomalie. Alcuni depositi che precedentemente davano esito automatico positivo (c.d. pallino verde, sostanzialmente memorie e istanze) ora vengono automaticamente ed immediatamente inseriti all'interno del fascicolo, senza ulteriori interventi manuali. Solo in caso di esiti incerti (c.d. pallino giallo) è necessario attendere l'intervento di un operatore umano.

     • Art. 17 c.11 – La data di perfezionamento del deposito è anticipata alla data della ricevuta di accettazione, cosa salvifica in caso di problemi nell'invio della ricevuta di avvenuta consegna e in linea con quanto già avviene per le notifiche a mezzo PEC.

    • Art. 23 – È attivata (in via facoltativa) la procedura di richiesta di notifica di pignoramento con modalità telematiche presso gli UNEP.

Alcuni adeguamenti possono richiedere una  maggiore attenzione nelle prassi abituali adottate, in particolare:

    • Art. 22 – Quando le comunicazioni e notificazioni contengono dati personali sensibili, l’allegazione deve essere fatta per estratto, salvo poi permettere al destinatario di “effettuare il prelievo dell’atto integrale accedendo all'indirizzo (URL) contenuto nel suddetto messaggio di PEC di avviso”. Resta da capire con quale modalità

    • Art. 26 – Quando di deve procedere al deposito delle prove di avvenuta notifica telematica a mezzo di posta elettronica certificata, è necessario inserire nella busta sia l’atto notificato che le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna delle PEC, queste ultime in ragione di una per ogni destinatario. Viene espressamente chiesto di inserire gli estremi dei notificati nell'allegato tecnico XML, per cui si raccomanda di effettuare l’invio utilizzando l’apposita funzione prevista nel software di deposito.

    • Art. 27 – Quando si provvede all'attestazione di conformità degli atti su file separato, è richiesto che tale file sia di tipo PDF, che siano indicati i nomi dei file e una sintetica descrizione di ciascun file riferito, che il file PDF sia sottoscritto digitalmente in formato CADES oppure PADES e che sia allegato nella medesima busta di deposito o nella medesima PEC in caso di invio diretto. Nel caso di notifica ex. art. 3-bis L. 53/1994, l’attestazione deve essere inserita nella relata di notifica, come già avveniva in precedenza. Poiché questo articolo si riferisce all'attestazione su file separato prevista ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile*, dovrebbe rimanere possibile l’attestazione sul medesimo file come ammesso dal comma bis.

* = Nella prima stesura il riferimento era al comma ter dell’art. 16-undecies del D.L. 18 ottobre 2012 che in realtà è stato abrogato da tempo dalla “Riforma Cartabia”|, corretto con avviso pubblicato il 16/9/24.

Attestazione di conformità per titolo esecutivo “post Cartabia”: in calce o in relata?

In seguito all’entrata in vigore del D.Lgs. 149 del 10 ottobre 2022 si pone il problema di come ottenere il titolo esecutivo e come notificarlo.

La formulazione post Cartabia dell’art 475 c.p.c è la seguente:

Le sentenze, i provvedimenti e gli altri atti dell'autorità giudiziaria, nonché gli atti ricevuti da notaio o da altro pubblico ufficiale, per valere come titolo per l'esecuzione forzata, ai sensi dell'articolo 474, per la parte a favore della quale fu pronunciato il provvedimento o stipulata l'obbligazione, o per i suoi successori, devono essere rilasciati in copia attestata conforme all'originale, salvo che la legge disponga altrimenti.

Rimane quindi libera la forma dell’attestazione che secondo il CAD può essere apposta in calce oppure su file separato, sottoscritto e congiunto al file di cui si attesta la conformità con mezzi telematico.

Vediamo ora l’art 3bis della L. 53 /1994 sulle notifiche in proprio a mezzo PEC. Al comma 5:

5. L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:

a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;

b) [soppresso]

c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;

e) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;

f) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;

g) l'attestazione di conformità di cui al comma 2.

Il comma due recita:

2. Quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall'articolo 196-undecies delle disposizioni per l'attuazione del codice di procedura civile e disposizioni transitorie. La notifica si esegue mediante allegazione dell'atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.

Per cui sembrerebbe escluso dalla previsione il caso del documento informatico, ma occorre considerare il nuovo articolo 196-undecies c.p.c. che sostanzialmente riporta il testo dell’abrogato art. 16-undecies del D.L. 179/2012 precedentemente citato nelle attestazioni di conformità:

1) L’attestazione di conformità della copia analogica, prevista dalle disposizioni del presente capo, dal codice e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, congiunto materialmente alla medesima.

2) L’attestazione di conformità di una copia informatica è apposta nel medesimo documento informatico.

3). Nel caso previsto dal secondo comma, l’attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del direttore generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.

4) I soggetti che compiono le attestazioni di conformità previste dagli articoli 196-octies, 196-novies e 196-decies, dal codice e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, sono considerati pubblici ufficiali ad ogni effetto.

In conclusione non vi è dubbio che l'attestazione di conformità deve essere inclusa nella relata di notifica.

Ma se si volesse comunque apporre l’attestazione anche in calce al provvedimento?

Peraltro impiegando questo approccio si ottiene un titolo esecutivo autoconsistente, non legato a un file esterno o ad uno specifico messaggio PEC.

La copia informatica (di documento informatico) è definita come “il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari” (CAD Art. 1 - i-quater ), pertanto nel caso specifici non avremmo più un contenuto identico ma un contenuto più una aggiunta, l’attestazione e di una firma digitale dell'attestante.

Viene da chiedersi: quale eccezione potrebbe essere sollevata?

L’atto nativo digitale non richiede attestazione di conformità

Dal punto di vista informatico-giuridico questa affermazione suona come una ovvietà.

È recente un importante pronunciamento della Corte di Cassazione a sancire in giurisprudenza (perlomeno tributaria poiché si tratta di impugnazione avverso atto dell’amministrazione finanziaria) questo principio: pronuncia n. 981/2023 del 16/01/2023.

Vi si afferma che “essendo l'originale dell'atto suscettibile di ripetute riproduzioni, senza perdere le sue caratteristiche di essere un atto originale”, pertanto non è necessaria l’attestazione di conformità. Tutti i casi di attestazione previsti dal Dlgs 82/2005 (codice dell’amministrazione digitale), DL 179/2012 e L. 53/1994 riguardano le copie da originale cartaceo, verso copia cartacea e da copia estratta da fascicolo telematico.

Nel caso specifico viene esclusa la necessità dell’attestazione anche nel momento del deposito telematico dell’atto notificato.

Se la sottoscrizione di un atto è elemento sostanziale per la sua esistenza, allora l’atto nasce come originale nel momento in cui viene firmato digitalmente e allegato al messaggio PEC di notifica. Non è copia dell’atto predisposto in videoscrittura, poiché l’atto si origina con la sottoscrizione.

Al momento del deposito telematico delle ricevute di notifica a mezzo PEC, ciò che viene allegato nei file EML è lo stesso file inviato con la notifica, è l’originale inviato e tornato.

In concreto i casi comuni sono quelli della notifica a mezzo PEC di atto ci citazione, quindi anche opposizione a D.I. e appello, e l’atto di Precetto.

In questi casi si allega il file in formato PDF (oltre naturalmente al file della relata) e lo si sottoscrive digitalmente prima dell’invio.

Una copia esecutiva telematica non si nega a nessuno

In data 11 febbraio 2021 è stata emessa dal tribunale di Milano una circolare contenente le linee guida per il rilascio di formule esecutive per via telematica come disciplinato dal D.L. 137/2020.

L’efficacia decorre dal 15 febbraio c.a.. Non sono ammesse modalità di richiesta diverse da quelle telematiche ad eccezione delle parti o delle pubbliche amministrazioni per cui non vige l'obbligo di PCT.

Il testo è disponibile alla pagina: https://www.ordineavvocatimilano.it/it/news/tribunale-di-milano-linee-guida-per-il-rilascio-delle-formule-esecutive/p100-n929

Riassumo qui i punti essenziali per il deposito dell’istanza di richiesta delle copie.

-Nel fascicolo telematico in cui è presente il provvedimento in forma telematica di cui si chiede copia esecutiva, si effettua un deposito telematico di tipo “Istanza generica”,

-Nello spazio previsto per le comunicazioni alla cancelleria si deve perentoriamente scrivere “RICHIESTA FORMULA/COPIE ESECUTIVE”,

-L’atto principale consiste nell’istanza di richiesta copia in forma nativa digitale PDF. Nel caso di D.I. non esecutivo di cui si richiede anche l’emissione di formula esecutiva, si allega la scansione del decreto notificato con relata e prove di notifica con attestazione di conformità in un unico PDF; per le procedure di rilascio si allega in unico PDF l’atto introduttivo con relata, prove di notifica, provvedimento di convalida con attestazione di conformità. Eventualmente anche la procura alle liti.

-Durante il periodo emergenziale sanitario non sono dovuti i diritti di copia per copie telematiche (Circolare Ministero della Giustizia del 4 febbraio 2021),

-È opportuno segnalare l’avvenuta richiesta di copia esecutiva di sentenza all’ufficio sentenze anche via email all’indirizzo: sentenzeciv.tribunale.milano@giustizia.it

A seguito dell’istanza il cancelliere deposita nello stesso fascicolo telematico la copia munita di formula esecutiva in formato PDF sottoscritto digitalmente munito di formula ex art. 475 c.p.c. ed indicazione della parte a favore della quale è avvenuta l’emissione.

La copia così emessa costituisce l’originale unico.

Il difensore ne estrae copia analogica (cartacea) apponendo l’attestazione di conformità, ottenendo così il titolo ex art. 476 c.1 c.p.c.

La formula indicata in circolare è la seguente, per la prima copia/originale unico:

Il sottoscritto Avv. ……… ……… nella sua qualità di difensore di …………. ……….. C.F./P.I. …… con sede/residente in ………. ai sensi e per gli effetti dell’art 16bis, co. 9bis D.L. 179/2012, come modificato dal 90/2014 convertito in Legge 114/2014, attesta che la presente copia del provvedimento RGN ……. del giudice dott. ……. emesso in data ……. e spedito in forma esecutiva in data ……. è conforme all’originale informatico contenuto nel fascicolo informatico relativo al procedimento RG ……. dal quale è stata estratta. Dichiara altresì, sotto la propria responsabilità, che la presente è la sola copia spedita in forma esecutiva che intende azionare ex art. 476, comma 1, c.p.c.

Per ulteriori copie:

Il sottoscritto Avv. ……… ……… nella sua qualità di difensore di …………. ……….. C.F./P.I. …… con sede/residente in ………. ai sensi e per gli effetti dell’art 16bis, co. 9bis D.L. 179/2012, come modificato dal 90/2014 convertito in Legge 114/2014, attesta che la presente copia del provvedimento RGN ……. del giudice dott. ……. emesso in data ……. e spedito in forma esecutiva in data ……. è conforme all’originale informatico contenuto nel fascicolo informatico relativo al procedimento RG ……. dal quale è stata estratta.  

Usa il mio generatore di attestazioni di conformità: intuitivo e completo: https://www.analizzatore-pct.it/attestazioni.php

Richiesta di seconda emissione di copia esecutiva

Il difensore può attestare personalmente la conformità di ulteriori copie conformi alla copia esecutiva senza pagamento di diritti, ma rimane il divieto di azionare più di una copia esecutiva.

In caso di necessità di una seconda copia esecutiva, deve essere effettuata una nuova richiesta di emissione di formula telematica con istanza rivolta al presidente del Tribunale, unitamente all’eventuale denuncia di smarrimento o altra documentazione oppure, in caso di errore nel primo provvedimento istanza di correzione corredata di copia del provvedimento errato e versione corretta.

In questo deposito deve essere indicata nelle note per il cancelliere la dizione “RICHIESTA SECONDA COPIA ESECUTIVA”.

Nell’attestazione di conformità predisposta dal difensore deve essere indicato che trattasi di seconda copia esecutiva.

Attenti al PAT

Nel deposito telematico amministrativo presso il TAR ed il Consiglio di Stato è molto

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Amministrativo Telematico

importante prestare attenzione alle formalità relative alle attestazioni di conformità e firma digitale degli atti.

Nel caso specifico di iscrizione a ruolo di ricorso amministrativo, occorre attestare la conformità dei documenti scansionati ed apporre firma digitale PaDES su:

-procura alle liti, se in originale cartaceo firmata di pugno dal cliente,

-scansione della notifica dell’atto, se questa è stata effettuata a mezzo U.G. (si scansiona in un unico file PDF l’atto, la relata e le eventuali cartoline o verbale),

Alcuni documenti sono invece nativi digitali, ed occorre solo apporre la firma digitale PaDES ai PDF:

-originale nativo digitale dell’atto di ricorso,

-istanza di fissazione udienza,

-foliario

-modulo di deposito

Note:

1. Nel processo amministrativo è espressamente richiesta la firma digitale di tipo PaDES. Si veda il mio articolo sull’argomento,

2. la firma deve essere apposta attraverso il sistema integrato in Adobe Reader versione DC,

3. le attestazioni di conformità possono essere inserite in forma nativa digitale all’interno del PDF ottenuto dalla scansione, utilizzando gli strumenti di “commento” o “compila e firma”. È possibile anche attestare la conformità su file separato, ma quest’ultima opzione risulta più complessa nella pratica,

4. nella procedura amministrativa si richiede l’autentica del mandato in quanto non si considera applicabile il comma 3 dell’Art. 83 cpc,

Oltre agli oneri descritti ci sono anche buone notizie:

rispetto alle prassi di deposito presso i Tribunali Ordinari Civili, il TAR e CDS offrono un vantaggio: anche in caso di omissioni nei depositi telematici il deposito non viene respinto, ma viene comunque attribuito l’RG e richiesta l’integrazione degli atti mancanti.

Utilizzare i timbri nei documenti PDF

In questo articolo spiego come realizzare timbri digitali da applicare a documenti PDF.

Un esempio molto utile è quello di timbri per inserire in un documento informatico scansionato la formula di autenticazione di conformità all'originale cartaceo.

Naturalmente l'ambito di applicazione è molto ampio. Si può pensare ad un timbro di Studio da applicare a documenti, timbri per numerazione di allegati, ecc.

Per attuare tutto ciò occorre il software Adobe Reader DC.

Fase 1: creazione del PDF contenente il timbro

Per prima cosa occorre creare il timbro che si desidera. L’operazione viene realizzata con il proprio programma di videoscrittura (MS Word, OpenOffice ecc) e poi convertito in PDF (esattamente come si procede con un qualsiasi atto da depositare telematicamente). La dimensione del timbro si adatterà automaticamente alla dimensione del paragrafo di testo redatto.

Nell’esempio seguente ho proposto una formula di attestazione di conformità. Si tenga presente che il testo dovrà essere generico, in quanto applicabile in serie esattamente come sarebbe per un timbro reale classico. Ho anche riquadrato il testo per migliorarne la componente estetica e evidenziarne la natura di timbro sul documento a cui sarà apposto. È possibile personalizzare al massimo l’aspetto ed esempio aggiungendo grafica personalizzata, quale il logo dello Studio.

 Fase 2: aggiunta del nuovo timbro alla collezione di Adobe Reader

Si apra un qualsiasi documento PDF, quindi si acceda alla pagina “Strumenti” cliccando l’apposita voce nella barra superiore, quindi si clicchi lo strumento “Timbri”.

Nella schermata successiva appare una barra superiore specifica denominata “Timbro”. Qui cliccare la voce “Personalizza timbri” quindi”Gestisci ...”.

Nella finestra pop-up cliccare “Crea”, quindi “Sfoglia” per cercare ed aprire il file PDF contenete il timbro. Attribuire una categoria al nuovo timbro, ad esempio “attestazioni di conformità” ed un nome specifico, ad esempio “Attestazione generica da scansione”. Potranno essere inseriti timbri di altra natura organizzati per categorie.

Confermare e chiudere la finestra, quindi chiudere il file PDF.

Da questo momento sarà possibile utilizzare il timbro sui propri documenti PDF.

Utilizzo del timbro

1. Aprire il documento informatico scansionato.

2. Accedere alla funzione Timbri cliccando “Strumenti”, “Timbro”.

3. Cliccare “Timbro” nella barra superiore dello strumento “Timbro”

4. Spostarsi sulla categoria precedentemente creata e contenente il timbro di interesse

5. Cliccare sul timbro desiderato

6. Posizionare il timbro dove si preferisce all’interno del PDF

7. Salvare il file PDF così modificato.

L’operazione è completata. Naturalmente si dovrà successivamente sottoscrivere digitalmente il file PDF per avvalorare l’attestazione.
Buon divertimento.

Alice attraverso lo specchio, ovvero la conformità delle copie

Una domanda che mi viene posta molto frequentemente è quale formula utilizzare per autenticare la conformità di copie analogiche da digitale e viceversa.

Occorre sottolineare che la giurisprudenza si è orientata nella direzione di richiedere sempre la dichiarazione di conformità laddove un atto viene tradotto dalla forma analogica (Leggasi cartacea) a digitale e viceversa.

Come Alice nell’attraversare lo specchio passa da un mondo ad un altro rimanendo se stessa, la dichiarazione di conformità fa si che l’atto mantenga la sua efficacia probatoria passando dalla realtà fisica a quella digitale.

La mia risposta alla domanda iniziale è quella di attenersi alla via minimalista, tralasciando i riferimenti normativi e orpelli vari.

Ad ogni modo, i riferimenti normativi sono:

-D.L.G.S. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale)

Art. 22 – Copie informatiche di documenti analogici

Art. 23 – Copie analogiche di documenti informatici

-D.P.C.M. 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici ...)

-D.L. 18 ottobre 2012 n. 179 conv. L. 221 / 12

Art. 16 bis c. 9bis – Potere di autentica di copie analogiche estratte da fascicolo telematico

Art. 16 decies – Potere di certificazione di conformità delle copie degli atti e dei provvedimenti

Art. 16 undecies – Modalità dell'attestazione di conformità

-L. 21 gennaio 1994 n. 53

Art. 3 bis: Notifiche in proprio a mezzo PEC
Art. 9 c. 1bis  - Copia cartacea di atto notificato

Stampa di atto estratto dal fascicolo telematico

Casistica: notifica cartacea (U.G., Posta) di atto emesso telematicamente (pronunciamento, D.I.)

Dopo avere stampato l’atto dal Portale Servizi Telematici o dalla Consolle Avvocato, apporre in calce, o in mancanza di spazio su foglio aggiuntivo, una formula del seguente tenore, che verrà sottoscritta di pugno:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia analogica è conforme all’originale documento informatico contenuto nel fascicolo telematico R.G.N. …. / 2017 presso il Tribunale di Milano da cui è estratta.

Il documento è costituto da # pagine inclusa la presente.

Milano, …….

Se il documento consta di più pagine queste verranno rilegate e verranno apposti timbri di congiunzione.

Scansione di atto originariamente cartaceo per deposito telematico

Casistica: deposito di notificazione a mezzo U.G. o servizio postale; iscrizione di procedura esecutiva (deposito titoli ed atti); deposito di fascicolo cartaceo (GdP, 1° grado)

Dopo avere scansionato l’atto, ottenendo un file PDF, lo si apre con Adobe Reader e si aggiunge in forma digitale la formula dichiarativa sulla seguente impronta:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia informatica è conforme all’originale documento analogico a mie mani da cui è stato tratto mediante scansione.

Milano, …….

Sottolineo l’importanza di apporre la formula sul file PDF dopo la scansione. L’usanza di scrivere la formula sull’originale prima della scansione (o su una sua fotocopia) è ideologicamente errata.

Dichiarazione di conformità su file separato

Quale modalità alternativa all’apposizione della formula all’interno del documento PDF, la legge ammette (regole tecniche D.P.C.M. 13 novembre 2014 Art.4 c.3) che la stessa si possa disporre in un file separato rispetto ai documenti da autenticare. Occorre soddisfare i seguenti punti:

-che sia citato, per ogni file autenticato, il suo nome ed una sintetica descrizione del suo contenuto,

-che il file di autentica sia sottoscritto digitalmente,

-che file di autentica e file autenticati siano inclusi “in un sistema di gestione informatica dei

documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione” (registro telematico del tribunale, nello specifico).

Un esempio applicativo si ha nell’iscrizione a ruolo di procedimenti esecutivi, dove si ha la comodità di redarre una sola formula invece di tre, ed il vantaggio di non alterare i documenti originali.

Un verosimile esempio di formula:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che i documenti informatici:

“decreto ingiuntivo.pdf” contenente il Decreto Ingiuntivo esecutivo n. 1234/15 emesso dal tribunale di Milano,

“atti di precetto.pdf” contenente atto di precetto notificato in data …..,

“verbale di pignoramento.pdf” contenente verbale di pignoramento diretto avvenuto in data ….,

sono conformi agli originali analogici da cui sono tratti mediante scansione ed in mio possesso.

Milano, …….

Scansione di atto cartaceo per notifica a mezzo Posta Elettronica Certificata

Casistica: notifica a mezzo PEC di atto cartaceo (pronunciamento di GdP, D.I. esecutivo)

La L.53/94 all’Art. 3bis afferma che la formula di attestazione di conformità per documento originariamente in forma non digitale deve essere contenuta nella relazione di notifica, e che questa sia allegata come file separato, sottoscritto digitalmente, alla PEC.

La Consolle Avvocato, ad esempio, offre una formula standard di relata di notificazione adatta allo scopo.

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Catena di conformità

Nulla impedisce che si possa ripetere indefinitamente la copia in conformità di un documento, purché ad ogni passaggio vengano rispettati i requisiti formali richiesti dalla legge.
Qui un esempio concreto:
1) il magistrato elabora un provvedimento in forma cartacea (al di fuori dei provvedimenti speciali sommari egli ne ha facoltà),
2) il cancelliere scansiona l’atto e lo inserisce in copia per immagine nel fascicolo telematico; in questo caso non è presente né formula di autentica né firma digitale (ex art. 16bis c.9bit D.L: 179/12),
3) l’avvocato stampa la copia dell’atto e ne attesta la conformità al documento informatico presente nel fascicolo telematico allo scopo di effettuarne notifica a mezzo U.G.,
4) l’avvocato deposita telematicamente copia dell’atto notificato completo di cartolina attestandone la conformità all’originale analogico.

Dubbio amletico: Scaricare la copia informatica oppure il duplicato?

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Le opzioni di scaricamento di atto nel processo telematico sono essenzialmente la copia ed il duplicato. Vediamone la differenza.
Premessa: nel fascicolo telematico digitale sono contenuti gli atti di parte e del giudice esattamente come sono stati depositati dal soggetto. Ad esempio una sentenza in formato PDF sottoscritta digitalmente. Non sono però presenti sul documenti i dati aggiunti dalla cancelleria, come gli estremi di pubblicazione o la firma digitale del cancelliere. Pertanto:

-Download del duplicato informatico: permette di scaricare il file originale dell'atto, copia bit a bit di quello presente nel fascicolo.
Contiene la firma digitale del giudice se l'atto è nativo digitale (in formato PAdES), ma potrebbe non contenere alcuna firma digitale se l’atto è scansione di originale cartaceo.
Se invece l’atto è di parte conterrà la firma digitale nel formato apposto dalla parte, che solitamente è CAdES, quindi file p7m.
Il duplicato informatico può essere notificato a mezzo PEC senza necessità di attestazione di conformità, in quanto è ritenuto originale a tutti gli effetti. Si raccomanda però, nel caso di notifica di atto del giudice, di riportare gli estremi di pubblicazione, non presenti nell’atto, nella relazione di notifica.
Il riferimento è l'Art. 23-bis del CAD (DL 179/12) comma 1: "I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle Linee guida"

-Copia informatica: permette di scaricare una copia per estratto dell'atto digitale, cioè un documento PDF che non è esattamente identico a quello presente nel fascicolo telematico, in quanto sono stati aggiunti gli estremi di pubblicazione e l’immagine grafica della “coccarda” a lato per rammentare la presenza in origine della firma digitale.
Nel caso di atti del giudice si avrà l’avviso di invalidità della firma digitale in quanto il documento risulta modificato dopo l’apposizione della firma.
Nel caso di atto di parte la firma digitale è del tutto rimossa se in origine è stata apposta in modalità CAdES.
L’utilizzo della copia informatica è consigliabile ai fini della stampa e notifica cartacea, in quanto riporta gli estremi di pubblicazione, mentre l’assenza o alterazione della firma digitale non ha alcuna evidenza sulla copia stampata, anzi, la “coccarda” ne testimonia la presenza in origine.
È importante attestare la conformità della copia all'originale telematico ex artt. 16-bis comma 9-bis e 16-undecies comma 3 del DL 179/12.

La copia informatica può anche essere notificata a mezzo PEC. Anche in questo caso è necessario attestarne la conformità all’originale presente nel fascicolo telematico ex art 3-bis L. 53/94 comma 2.

Si sono verificati casi di eccezioni poste su notifiche di duplicati informatici per l'assenza di atetstazione di conformità. Tale eccezione è infondata, ma per evitare il rischio è meglio ricorrere all'utilizzo della copia. 

Usa il mio generatore di attestazioni di conformità: intuitivo e completo: https://www.analizzatore-pct.it/attestazioni.php

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Aggiornamenti e considerazioni relativi al Processo Amministrativo Telematico.

Modelli aggiornati

Dal 26 febbraio sono disponibili sul sito giustizia-amministrativa.it nuove versioni dei modelli di deposito.

È buona prassi, in occasione di ogni deposito, ri-scaricare dal sito il modello necessario, poiché versioni obsolete, magari scaricate in precedenza sul proprio computer, non sono ammesse ed invaliderebbero il deposito.

Notifica amministrativa con firma CAdES: inesistente

Sentenza n. 160/17 del 14 febbraio 2017 del TAR Basilicata.

Viene accolta l’eccezione di inesistenza di una notifica PEC in cui la relata è stata firmata impiegando lo standard di firma digitale CAdES (quello, per intenderci, che genera file p7m, ampiamente utilizzato in ambito civile e normato dal CAD).

Le norme speciali sul Processo Amministrativo ammettono, per il deposito telematico, la sola modalità di firma PAdES (dpcm n. 40/2016 art. 6).

Il formato PAdES non altera l’estensione del file, che rimane PDF; tale file può essere aperto con i normali visualizzatori PDF senza necessità di installare software di firma digitale.

Attestazione di conformità

Per esperienza raccolta segnalo che le cancellerie amministrative pongono particolare attenzione all’attestazione di conformità apposta sulla scansione di atti depositati.

Scansioni di notifiche cartacee, di procure, di eventuali scansioni di sentenze impugnate ecc. devono sempre essere dichiarate conformi mediante apposizione di formula e sottoscrizione digitale (ovviamente PAdES).

Firma del modulo di deposito estesa ai documenti contenuti

I depositi PAT avvengono mediate l’invio di un unico file PDF contenente al suo interno tutti gli atti ed i documenti da depositare.

Nonostante il dpcm 40/2016 art. 6 c. 5 estenda la validità della firma digitale apposta al modulo di deposito a tutti i file in esso contenuti, ho constatato che è prudenziale firmare individualmente anche i singoli file PDF prima di incorporarli nel modulo, per evitare successive richieste di integrazione da parte delle cancellerie. Mi riferisco naturalmente ai file che per loro natura richiedono di essere sottoscritti e/o resi conformi.