Alice attraverso lo specchio, ovvero la conformità delle copie

Una domanda che mi viene posta molto frequentemente è quale formula utilizzare per autenticare la conformità di copie analogiche da digitale e viceversa.

Occorre sottolineare che la giurisprudenza si è orientata nella direzione di richiedere sempre la dichiarazione di conformità laddove un atto viene tradotto dalla forma analogica (Leggasi cartacea) a digitale e viceversa.

Come Alice nell’attraversare lo specchio passa da un mondo ad un altro rimanendo se stessa, la dichiarazione di conformità fa si che l’atto mantenga la sua efficacia probatoria passando dalla realtà fisica a quella digitale.

La mia risposta alla domanda iniziale è quella di attenersi alla via minimalista, tralasciando i riferimenti normativi e orpelli vari.

Ad ogni modo, i riferimenti normativi sono:

-D.L.G.S. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale)

Art. 22 – Copie informatiche di documenti analogici

Art. 23 – Copie analogiche di documenti informatici

-D.P.C.M. 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici ...)

-D.L. 18 ottobre 2012 n. 179 conv. L. 221 / 12

Art. 16 bis c. 9bis – Potere di autentica di copie analogiche estratte da fascicolo telematico

Art. 16 decies – Potere di certificazione di conformità delle copie degli atti e dei provvedimenti

Art. 16 undecies – Modalità dell'attestazione di conformità

-L. 21 gennaio 1994 n. 53

Art. 3 bis: Notifiche in proprio a mezzo PEC
Art. 9 c. 1bis  - Copia cartacea di atto notificato

Stampa di atto estratto dal fascicolo telematico

Casistica: notifica cartacea (U.G., Posta) di atto emesso telematicamente (pronunciamento, D.I.)

Dopo avere stampato l’atto dal Portale Servizi Telematici o dalla Consolle Avvocato, apporre in calce, o in mancanza di spazio su foglio aggiuntivo, una formula del seguente tenore, che verrà sottoscritta di pugno:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia analogica è conforme all’originale documento informatico contenuto nel fascicolo telematico R.G.N. …. / 2017 presso il Tribunale di Milano da cui è estratta.

Il documento è costituto da # pagine inclusa la presente.

Milano, …….

Se il documento consta di più pagine queste verranno rilegate e verranno apposti timbri di congiunzione.

Scansione di atto originariamente cartaceo per deposito telematico

Casistica: deposito di notificazione a mezzo U.G. o servizio postale; iscrizione di procedura esecutiva (deposito titoli ed atti); deposito di fascicolo cartaceo (GdP, 1° grado)

Dopo avere scansionato l’atto, ottenendo un file PDF, lo si apre con Adobe Reader e si aggiunge in forma digitale la formula dichiarativa sulla seguente impronta:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia informatica è conforme all’originale documento analogico a mie mani da cui è stato tratto mediante scansione.

Milano, …….

Sottolineo l’importanza di apporre la formula sul file PDF dopo la scansione. L’usanza di scrivere la formula sull’originale prima della scansione (o su una sua fotocopia) è ideologicamente errata.

Dichiarazione di conformità su file separato

Quale modalità alternativa all’apposizione della formula all’interno del documento PDF, la legge ammette (regole tecniche D.P.C.M. 13 novembre 2014 Art.4 c.3) che la stessa si possa disporre in un file separato rispetto ai documenti da autenticare. Occorre soddisfare i seguenti punti:

-che sia citato, per ogni file autenticato, il suo nome ed una sintetica descrizione del suo contenuto,

-che il file di autentica sia sottoscritto digitalmente,

-che file di autentica e file autenticati siano inclusi “in un sistema di gestione informatica dei

documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione” (registro telematico del tribunale, nello specifico).

Un esempio applicativo si ha nell’iscrizione a ruolo di procedimenti esecutivi, dove si ha la comodità di redarre una sola formula invece di tre, ed il vantaggio di non alterare i documenti originali.

Un verosimile esempio di formula:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che i documenti informatici:

“decreto ingiuntivo.pdf” contenente il Decreto Ingiuntivo esecutivo n. 1234/15 emesso dal tribunale di Milano,

“atti di precetto.pdf” contenente atto di precetto notificato in data …..,

“verbale di pignoramento.pdf” contenente verbale di pignoramento diretto avvenuto in data ….,

sono conformi agli originali analogici da cui sono tratti mediante scansione ed in mio possesso.

Milano, …….

Scansione di atto cartaceo per notifica a mezzo Posta Elettronica Certificata

Casistica: notifica a mezzo PEC di atto cartaceo (pronunciamento di GdP, D.I. esecutivo)

La L.53/94 all’Art. 3bis afferma che la formula di attestazione di conformità per documento originariamente in forma non digitale deve essere contenuta nella relazione di notifica, e che questa sia allegata come file separato, sottoscritto digitalmente, alla PEC.

La Consolle Avvocato, ad esempio, offre una formula standard di relata di notificazione adatta allo scopo.

Usa il mio generatore di attestazioni di conformità: intuitivo e completo: https://www.analizzatore-pct.it/attestazioni.php

 

Catena di conformità

Nulla impedisce che si possa ripetere indefinitamente la copia in conformità di un documento, purché ad ogni passaggio vengano rispettati i requisiti formali richiesti dalla legge.
Qui un esempio concreto:
1) il magistrato elabora un provvedimento in forma cartacea (al di fuori dei provvedimenti speciali sommari egli ne ha facoltà),
2) il cancelliere scansiona l’atto e lo inserisce in copia per immagine nel fascicolo telematico; in questo caso non è presente né formula di autentica né firma digitale (ex art. 16bis c.9bit D.L: 179/12),
3) l’avvocato stampa la copia dell’atto e ne attesta la conformità al documento informatico presente nel fascicolo telematico allo scopo di effettuarne notifica a mezzo U.G.,
4) l’avvocato deposita telematicamente copia dell’atto notificato completo di cartolina attestandone la conformità all’originale analogico.