La
Posta Elettronica Certificata (PEC) è disciplinata dal Decreto del
Presidente della Repubblica del 11 febbraio 2005 n. 68 “Regolamento
recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica
certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003
n.3” e successive regole tecniche (art. 17): Decreto
Ministeriale del 2 novembre 2005 e successive note integrative,
“Regole
Tecniche
del servizio di trasmissione dei documenti informatici tramite Posta
Elettronica
Certificata”.
Per
quanto riguarda l’applicazione specifica al Processo Telematico,
dal decreto 21 febbraio 2011, n. 44 “Regolamento concernente le
regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo
penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in
attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell'articolo 4,
commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito
nella legge 22 febbraio 2010 n. 24” e successive regole
tecniche (artt. 21 e 34).
Tra
queste regole tecniche, il provvedimento del responsabile per i
servizi automatizzati del Ministero del 16 aprile 2014 reca all’art.
21 le seguenti parole “La casella di posta elettronica
certificata di un soggetto abilitato esterno deve disporre di uno
spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte”.
Megabyte e Gigabyte
Come
è noto a chi opera con il PCT, esiste il fatidico limite di 30
Megabyte per l’invio della busta telematica. Ma prima un po’ di
matematica.
Un
Gigabyte equivale a 1024 Megabyte, si ricordi mille per praticità,
pertanto, con un semplice calcolo si deduce che una casella PEC da 1
Gigabyte verrà riempita completamente con poco più di 30 ricevute
di depositi corposi (ricordo che la ricevuta di consegna completa
contiene anche tutti gli allegati presenti nella PEC inviata).
Ovviamente senza considerare tutte le altre comunicazioni ricevute ed
inviate.
Per
conoscere il livello di riempimento della casella PEC è sufficiente
entrare nella pagina Webmail del gestore, dove è presente un
indicatore della percentuale di spazio occupato.
Il
gestore invia un messaggio di avviso all’utente qualora lo spazio
occupato superi determinate soglie percentuali.
Conseguenze della saturazione della casella
Mancata ricezione dei biglietti di cancelleria
D.L.
179/2012 art. 16 comma 4: “nei procedimenti civili le
comunicazioni e le notificazioni
a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via
telematica all'indirizzo di posta elettronica
certificata risultante da pubblici elenchi
o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la
normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la
trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”;
Comma
6: “le notificazioni
e comunicazioni ai soggetti per i quali
la legge prevede l'obbligo di munirsi di un indirizzo di posta
elettronica certificata, che non hanno provveduto
ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono
eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse
modalità si adottano nelle ipotesi di mancata
consegna del messaggio di posta elettronica certificata
per cause imputabili al destinatario”;
Comma
8 “quando non è possibile procedere ai sensi del comma 4 per
causa non imputabile al destinatario, nei procedimenti civili si
applicano l'articolo 136, terzo comma, e gli articoli 137 e seguenti
del codice di procedura civile”.
Questo
problema è almeno parzialmente mitigato dalla possibilità di
consultare i fascicoli telematici attraverso i Punti di Accesso o la
Consolle Avvocato.
E
non dimentichiamo le comunicazioni dalle cancellerie Penali,
amministrative ed i curatori fallimentari.
Mancata ricezione delle ricevute di deposito telematico
La
trasmissione telematica della busta di deposito avverrà comunque in
presenza di casella piena, e verrà normalmente elaborata dal
Tribunale, ma le quattro PEC di conferma potrebbero essere respinte e
non
si avrà prova
dell’avvenuto deposito.
Per
questo motivo è presente in Consolle Avvocato una procedura di
controllo dello spazio disponibile che interviene prima di ogni invio
di busta telematica.
Mancata ricezione delle prove di notifiche in proprio Ex 53/94
Una
volta satura, la casella PEC potrebbe non essere in grado di ricevere
le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna del notifiche in
proprio PEC Ex L. 53/1994, non potendo quindi provare l’avvenuta
notifica.
Ovviamente
non si potranno nemmeno ricevere le notifiche 53/94, ma in questo
caso non vengono generate le ricevute di consegna per il mittente,
sostituite da un messaggio di errore
La
Legge lascia spazio a dubbi in questi casi: “La
notifica si perfeziona,
per il soggetto
notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di
accettazione e, per
il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta
di avvenuta
consegna” (Art. 3bis c.3, L. 53/1994).
Mancata ricezione delle notifiche dal Fisco
A
partire da luglio 2017 il Fisco è tenuto a trasmettere le notifiche
esclusivamente a mezzo PEC nel caso in cui il destinatario è
obbligato ad averne una. Ed è espressamente prevista la
domiciliazione digitale con avviso tramite mezzo di raccomandata.
(Decreto Legge n. 193/2016 Art. 7 c.6.)
Gestire la casella per prevenire il problema
Vediamo
ora come agire per prevenire l’eccessivo riempimento della casella
ed i conseguenti effetti ora descritti.
Scarico manuale e cancellazione
Questo
paragrafo si rivolge a coloro che consultano la casella PEC
attraverso la “Webmail”, ovvero la pagina Web predisposta dal
fornitore della PEC (in gergo tecnico “provider”) per leggere ed
inviare posta. Solitamente il suo indirizzo è nella forma
http:\\webmail.provider.it.
L’azione
più intuitiva per liberare spazio è quella di cancellare messaggi
dalla casella. Ciò è
fattibile,
ma non prima di avere salvato una copia dei messaggi che devono
essere conservati; per fare questo è disponibile all’interno della
pagina Webmail un comando denominato “scarica eml” o “salva”
che permette di scaricare e salvare come file sul proprio computer il
messaggio selezionato. Il file ottenuto avrà estensione (la parte
terminale del nome del file) .eml, o in alcuni casi .msg. Non si deve
inoltre dimenticare che anche i messaggi presenti nella cartella
della posta inviata occupano spazio.
Se
si decide di procedere alla cancellazione dei messaggi dopo lo
scaricamento della copia è a maggior ragione fortemente
consigliabile effettuare backup dei dati per evitare perdite gravi in
caso di guasto, virus o errore umano.
Personalmente
ritengo sia buona prassi salvare una copia dei messaggi relativi ad
un fascicolo, sia comunicazioni di cancelleria che ricevute di
deposito telematico, nella cartella della pratica corrispondente nel
proprio computer, a prescindere dalla successiva cancellazione del
messaggio dalla Webmail.
Acquistare spazio aggiuntivo
I
provider PEC nella fornitura di base convenzionata con gli Ordini si
attengono alla dimensione di 1 Gigabyte, ma offrono la possibilità
di espandere (a fronte di un canone annuo modesto) la capacità
disponibile.
Scarico con i protocolli POP ed IMAP
Molti
utenti di PEC, così come per la posta elettronica tradizionale,
utilizzano un “Client” per la gestione dei messaggi. Un “Client”
è un programma che consente di gestire la casella direttamente sul
proprio computer o smartphone, senza dover effettuare ogni volta un
accesso alla Webmail.
Tra
i programmi Client email più noti vi sono: Mozilla Thunderbird,
Outlook, Windows Mail, Apple Mail, oltre alle applicazioni per
Android ed iPhone.
Ogni
Client può gestire la casella secondo due distinte ed alternative
modalità: il protocollo POP ed il protocollo IMAP. Analizziamo le
differenze:
POP:
Il sistema POP (acronimo di Post Office Protocol) è quello
storicamente più vecchio. I messaggi di posta vengono scaricati sul
computer e cancellati (subito o dopo un tempo prefissato) dal server
del provider (in pratica la Webmail).
Il
principale vantaggio del sistema POP è quello di prevenire il
riempimento della casella, poiché i messaggi vengono rimossi dopo lo
scaricamento. L’aspetto negativo che ne deriva è che l’unica
copia dei messaggi disponibile dopo lo scaricamento si trova nel
computer, pertanto è necessario effettuarne un valido backup.
IMAP:
Nel sistema IMAP (Internet Message Access Protocol) il Client si
limita a visualizzare ciò che si trova nella Webmail ed a riportare
in essa le azioni compiute dall’utente. Se l’utente segna come
letto un messaggio, ciò risulterà sulla Webmail, se viene
cancellato o spostato in una sottocartella, così accadrà nella
Webmail, etc.
Il
vantaggio è quello di poter configurare differenti computer ed anche
cellulare e tablet in modo da essere perfettamente in sincronia (se
ad esempio cancellando un messaggi Spam dal cellulare questo sparirà
anche dalla Webmail e dal Client sul computer).
Per
contro invece, il sistema IMAP non risolve il problema dello spazio
disponibile, in quanto i messaggi devono necessariamente rimanere sul
server del provider.
In
pratica si può utilizzare un approccio misto basato sul protocollo
IMAP abbinato ad una periodica archiviazione e cancellazione dei
vecchi messaggi.
I “LOG” del provider
L’argomento
di questo paragrafo non è strettamente attinente al problema della
saturazione della casella, ma è comunque una conoscenza utile.
I
fornitori del servizio PEC sono tenuti (D.M. 2 novembre 2005) a
conservare un registro (chiamato in gergo tecnico “Log”) dei
messaggi inviati e ricevuti. Tale registro conterrà un codice
identificativo del messaggio, gli estremi del mittente e dei
destinatari, la data e l’ora, il testo dell’oggetto, la natura
della comunicazione (consegna, ricevuta, errore, ecc), il codice dei
messaggi correlati (es. ricevute), il nome del gestore mittente. Tali
dati vengono forniti all’utente titolare su specifica richiesta.