Domande e risposte sulla fatturazione elettronica

1. Che cos’è la fattura elettronica ?

La fattura elettronica è un documento nativo digitale formato, trasmesso e conservato secondo Legge, contenente i dati fiscali minimi previsti per la fattura ordinaria (L. 633/72) e il riferimento del destinatario per l’inoltro informatizzato.

Il documento consiste in un file in formato XML. Si tratta di un formato pensato per strutturare i dati in una forma interpretabile meccanicamente dai sistemi informatici con accuratezza ed affidabilità, anche sul lungo periodo. Per contro tale formato è poco chiaro per un lettore umano.

Il file deve necessariamente essere trasmesso dall’emittente al cessionario attraverso il “Sistema di Interscambio” (SdI), piattaforma appositamente predisposta dall’Agenzia delle Entrate (AdE), e successivamente conservato in un sistema informatico conforme alle specifiche di Legge.

Documenti emessi, trasmessi o conservati in forme non ammesse, oppure fatture emesse in forma non elettronica sono considerate inesistenti.

Riferimento normativo: Decreto Legislativo n. 127 del 5 agosto 2015

(http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2015/08/18/15G00143/sg)

2. Chi è tenuto ad emetterla ?

A partire dal 1 gennaio 2019 tutti i soggetti titolari di partita Iva residenti, stabiliti o identificati in Italia sono tenuti all’emissione della fattura in forma elettronica, verso qualunque soggetto, titolare o meno di partita Iva.

Sono esonerati i soggetti in regime di vantaggio o in regime forfettario, che possono aderire volontariamente.

3. Quali requisiti tecnici occorrono ?

Per poter emettere fatture elettroniche occorre sottoscrivere un servizio telematico apposito. Il principale è quello direttamente offerto dall’Agenzia delle Entrate: (https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/aree+tematiche/fatturazione+elettronica)

In alternativa si possono utilizzare servizi offerti da privati tra cui Aruba, Opendotcom, Inforcert, e molti altri.

Per realtà più grandi, quindi con emissione importante di documenti, viene solitamente integrata la funzionalità nei sistemi gestionali aziendali.

4. Quali dati occorre richiedere oltre a quelli tradizionali ?

Per identificarsi come soggetto abilitato alla fatturazione elettronica le aziende, accreditandosi presso l’AdE, possono dotarsi di un “Codice destinatario” alfanumerico (sia lettere che numeri) di sette cifre (ID o SID).

In alternativa, per PMI e professionisti è più semplice utilizzare, al posto del codice identificativo, l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata.
È  possibile utilizzare un codice SID condiviso, ad esempio un commercialista può fornire a tutti i suoi clienti un codice unico a cui far inviare le fatture. Il sistema informatico dello studio provvederà poi a smistarle in base al codice fiscale.

Uno di questi due dati, ID o PEC, deve essere comunicato dal soggetto destinatario al soggetto emittente la fattura, in aggiunta ai dati fiscali tradizionali.

Nel caso il destinatario sia una Pubblica amministrazione, si dovrà reperire un codice identificativo speciale di sei cifre. La procedura di emissione in questo caso ha alcune differenze rispetto alla fatturazione tra privati.

5. Come si forma ?

Per formare il file XML costituente la fattura si può procedere con differenti modalità:

A) Utilizzando un’applicazione web ovvero un servizio online in cui compilare i campi predisposti. Il file generato può essere scaricato sul computer o, se prevista la funzione, inviato direttamente al SdI.

Esistono vari servizi online, oltre a quello dell’AdE: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Segnalo in particolare quella sul sito Andreani: https://www.avvocatoandreani.it/servizi/fattura-elettronica-avvocati.php

B) Utilizzando un programma specifico per redazione fattura installato sul proprio computer o una app per smartphone. Dal sito AdE è scaricabile un programma: https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettivi/software+compilazione+fattura+elettronica

C) Esportando il file dal software gestionale

6. Come si invia ?

Una volta che il file XML è stato generato, questo deve essere inviato al SdI il quale a sua volta lo recapita al destinatario finale.

Le modalità di invio possibili sono:

A) Invio diretto dall’interno dell’applicazione web di compilazione, ove previsto.

B) Caricamento del file attraverso la piattaforma informatica dell’AdE o altre private.

C) Invio del file XML allegato ad una PEC all’indirizzo del SdI.

D) Trasmissione attraverso canali informatici dedicati per utenti accreditati presso l’AdE. Questi sistemi richiedono infrastrutture informatiche specifiche e sono vantaggiose per grossi soggetti emittenti.

Una volta ricevuto il file, il SdI ne effettua un controllo per verificare la presenza dei dati fiscali minimi, l’esistenza della partita Iva o C.F. del destinatario, che sia indicato il codice identificativo del destinatario oppure la PEC, che i calcoli siano corretti, quindi restituisce al mittente una ricevuta di accettazione oppure di scarto.

Successivamente, in caso di esito positivo, il file viene trasmesso al destinatario all’indirizzo PEC da questi preventivamente segnalato al SdI o, in mancanza di questo, all’indirizzo PEC inserito nella fattura da parte del mittente.

Se la fattura non può essere consegnata, il sistema invia al mittente un avviso di mancata consegna. È importante in questo caso segnalare al destinatario che un duplicato della fattura è comunque messo a sua disposizione nella sua area riservata del sito dell’AdE.

7. Come si riceve ?

Se il destinatario ha preventivamente comunicato il proprio indirizzo PEC al SdI, la fattura viene spedita automaticamente a quell’indirizzo. È per questo opportuno registrare l’indirizzo PEC a cui si desidera ricevere la fattura sul portale del SdI.

In alternativa la fattura arriverà all’indirizzo PEC comunicato all’emittente della fattura o corrispondente all'ID del canale accreditato, per chi lo ha attivato.

In subordine, se non si è comunicato alcun indirizzo PEC (es. soggetti privi di Partita Iva) la fattura sarà disponibile per lo scaricamento sul sito dell’AdE, all’interno dell’area privata del destinatario della fattura, identificato dal codice fiscale esposto sulla stessa.

8. Dove si conserva ?

Come detto inizialmente, il documento elettronico in formato XML deve essere conservato secondo precise modalità tecniche, sia da parte dell’inviante che da parte del ricevente. Non è sufficiente mantenere una copia del file sul proprio computer.

Nella pratica, per le realtà medio piccole, conviene utilizzare un servizio di conservazione sostitutivo offerto da terzi, ad esempio dal proprio commercialista. I tempi di conservazione sono definiti contrattualmente: occorre valutare se il fornitore garantisce un periodo di 10 anni.

Anche l’AdE offre un servizio di conservazione, peraltro gratuito e della durata di 15 anni.

Il servizio di conservazione deve essere attivato previa sottoscrizione digitale di un accordo di servizio. È importante attivarsi al più presto per poter conservare regolarmente tutti i documenti inviati e ricevuti.

9. Come consultare l’archivio delle fatture emesse e ricevute ?

Il servizio di conservazione mette a disposizione strumenti per visionare, scaricare, leggere in formato chiaro le fatture presenti. È anche possibile scaricare copia dei file XML e visualizzarli sul proprio computer.

10. È possibile stampare su carta la fattura ?

La risposta rigorosa è: no. La fattura elettronica è un file immateriale che non può essere reso su carta. Eventuali controlli fiscali richiederanno l’accesso ai file XML presenti sul sistema di conservazione che si è scelto.

È possibile solo trasporre le informazioni contenute nella fattura in un formato leggibile e stampabile (es. PDF), anche se il risultato non ha alcuna validità legale ma è solo una nota per uso interno. All’interno del SdI è disponibile una funzione per trasformare il file XML in un formato PDF scaricabile e stampabile, ma esistono anche strumenti online di altri sviluppatori che realizzano questa funzione.

11. Va emessa anche verso consumatori finali non titolari di partita Iva ?

Si, l’obbligo di emissione in forma elettronica vale anche verso le persone fisiche non titolari di Partita Iva.

Il privato non titolare IVA non è tenuto ad avere un indirizzo PEC, pertanto non è possibile indicare al SdI un recapito telematico, e non è possibile inoltrare direttamente la fattura al destinatario.

Questa rimane a disposizione per lo scaricamento nell’area riservata al destinatario del sito dell’AdE. È opportuno che il soggetto emittente avvisi il destinatario dell’incombenza fornendo le istruzioni necessarie.

12. In caso di errore di emissione ?

Se la fattura viene respinta dal SdI con ricevuta di scarto, è necessario riemettere il documento corretto utilizzando lo stesso numero e data fattura ma differente nome file e progressivo di invio.

Dal momento invece che la fattura è accettata dal SdI, essa non è revocabile. Per sanare eventuali errori quali destinatario, importi, indicazioni beni ecc. è necessario emettere nota di credito elettronica ed eventuale nuova fattura corretta.

13. Quali vantaggi sono previsti per l’azienda o per il professionista ?

Oltre ai vantaggi per il Fisco sul fronte antievasione, sono previste agevolazioni anche per il contribuente. Gli operatori in contabilità semplificata sono esonerati dalla tenuta dei registri Iva, per tutti, a determinate condizioni, sono ridotti i termini di accertamento fiscale a due anni. Viene abolito lo spesometro.

Ci sono anche vantaggi pratici: non è più necessario portare fisicamente le fatture attive e passive al commercialista, il quale potrà scaricarle direttamente dal cassetto fiscale del contribuente delegante.

Le fatture passive ricevute hanno formato standardizzato e diventa più semplice caricarle nel sistema gestionale, anche in modo semiautomatico.

14. In quali nazioni esiste ?

La fatturazione elettronica è prevista su basi normative di livello europeo.

Diversi Paesi europei hanno introdotto o stanno introducendo progressivamente la fatturazione elettronica, tra cui: Austria, Belgio, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Lituania, Paesi Bassi, Repubblica ceca, Slovenia, Spagna, Svezia.

Anche in alcuni Paesi extraeuropei, soprattutto in sud America, è in fase di introduzione.

https://www.agendadigitale.eu/documenti/la-fatturazione-elettronica-in-europa-e-nel-mondo-il-confronto/

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eInvoicing+in+each+member+state

15. Quale servizio scegliere ?

Prima di scegliere il servizio da utilizzare è opportuno fare una valutazione e decidere come approcciarsi alla fatturazione elettronica. Ci sono infatti varie possibilità:

A. Utilizzo di software gestionale con funzionalità integrate di fatturazione elettronica. È la soluzione ovvia per chi già utilizza sistemi gestionali, tipicamente aziende e studi medio-grandi. Comporta importanti costi fissi di impianto e formazione.

B. Affidamento a terzi, quali il proprio commercialista oppure servizi commerciali reperibili anche online. È una soluzione molto comoda in quanto è sufficiente fornire i dati del cliente e il prospetto di calcolo per delegare completamente l’emissione, trasmissione e conservazione della fattura. Comporta costi significativi per singola fattura ma soprattutto limita il controllo diretto sul quadro generale di fatturazione.

C. Utilizzo di sistemi di emissione fattura online. Richiede l’apprendimento all’uso da parte dell’utente e tempo da dedicare all’immissione dei dati, controllo e gestione del flusso di ogni singolo documento. Per contro riduce al minimo le spese, azzerandole nel caso di utilizzo del sistema proposto dall’AdE. Particolarmente consigliabile per chi emette un numero limitato di fatture e vuole avere sotto controllo la gestione.

16. Quali servizi offro al proposito?

Grazie alla mia esperienza nel settore informatico verso la Pubblica Amministrazione, sono in grado di offrire servizi di formazione e consulenza tecnica anche sulla fatturazione elettronica tra privati e verso pubbliche amministrazioni.

In particolare mi propongo di supportare gli utenti che desiderano utilizzare la terza opzione -Utilizzo di sistemi di emissione fattura online-, perché hanno un volume di fatturazione modesto e preferiscono gestirlo internamente allo studio, limitando i costi. Offro formazione e consulenza tecnica informatica sull’utilizzo dei sistemi informatico dell’AdE e diversi servizi commerciali disponibili.