Molti
utenti hanno notato la comparsa di una nuova icona in Consolle
Avvocato intitolata “Conservazione PEC” e mi è stato chiesto più volte di che cosa si tratta.
Ora,
dopo avere approfondito l'argomento posso iniziare a rispondere alla domanda.
Definizioni e normativa
Per
prima cosa occorre precisare che cosa si intende per “conservare”.
La maggior parte degli utenti mantiene archiviati messaggi e le
ricevute PEC nel proprio account email o nel client di posta, oppure
salvandole su disco. Ma queste operazioni non sono “Conservazione”
ma semplicemente “Archiviazione”.
Per
“Conservazione” si intende la conservazione dei documenti
informatici (archivi, scritture contabili, corrispondenza, dato o
documento) a norma degli artt. 43 e 44 del Codice
dell’Amministrazione Digitale (CAD, Decreto Legislativo 7 marzo
2005, n. 82) e regole tecniche richiamate dall’art. 71.
Lo
scopo principale di queste norme è quello di garantire
l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e
reperibilità dei documenti informatici (art.44).
In
particolare, l’art. 43 comma 1 dispone:
“Gli
obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono
soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti
informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da
garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle
linee guida dettate ai sensi dell’articolo 71.”
Può
approfondire l’argomento generale sul sito dell’Agenzia per
l’Italia digitale:
e
Wikipedia:
Di
rilievo per l’Avvocato,
si rileva
un obbligo di conservazione
delle ricevute PEC
dei depositi telematici:
Art.
20, comma 2, D.M. 44/2011 (allegato tecnico al C.A.D.) “il
soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo
idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al
dominio giustizia”
Art.
2, comma 6 del C.A.D.: “Le disposizioni del C.A.D.
si applicano altresì al processo civile, penale, amministrativo,
contabile e tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia
diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo
telematico”
Nella pratica pratica informatica
Quando
si desidera conservare un documento informatico
per un lungo periodo
ci si scontra con una serie di problemi:
-Obsolescenza
di supporto: supporti fisici
di memorizzazione usati oggi potranno essere ormai dimenticati in
futuro. Chi si ricorda dei Floppy Disk? Inoltre
gli oggetti possono anche danneggiarsi e deteriorarsi fisicamente.
-Obsolescenza
di formato: Il formato di file potrebbe diventare obsoleto in futuro
e non essere più disponibile in
futuro alcun
programma per aprire i file. Esempi di
formati ormai dimenticati sono il formato
testo Wordstar ed
il foglio
elettronico Lotus123;
-Certezza
della data di
formazione e dell’autore del documento :
garantire
la data certa (ed opponibile a terzi) di formazione del documenti e
che la firma digitale è valida al momento dell’apposizione;
-Integrità
del contenuto informativo: i file informatici posso alterarsi
accidentalmente ed
in modo tale che è difficile capire successivamente se,
come e quando
l’alterazione è avvenuta.
Per
garantire il superamento dei sopracitati punti occorre un insieme di
adempimenti tecnici che comprendono il calcolo dell’Hash di ogni
documento, l’apposizione di una marca temporale, la tenuta di un
registro di conservazione, a sua volta marcato temporalmente e
mantenuto per tempi compatibili con i termini di prescrizione,
l’aggiornamento del formato file secondo gli standard tecnici
aggiornati.
Si
tratta di operazioni complesse ed onerose che difficilmente sono alla
portata del singolo utente.
Nella pratica forense
La
differenza tra una archiviazione e conservazione consiste
nell’efficacia probatoria qualora la comunicazione debba essere
prodotta in giudizio in futuro. Le comunicazione PEC vengono firmate
digitalmente dai gestori di invio e ricezione e ne viene conservato
un registro (log) che garantisce la data certa ed opponibile di
trasmissione del messaggio.
Il
problema è che la firma digitale ha una durata limitata nel tempo,
solitamente tre anni, e che il registro delle
comunicazioni PEC deve
essere conservato Ex lege per soli 30 mesi.
Se
una ricevuta PEC dovrà essere prodotta tra
anni (si penso ad
esempio ad un eventuale giudizio in Cassazione, una interruzione di termini di prescrizione ecc), a quella data la firma digitale apposta alla ricevuta di
consegna potrebbe
essere scaduta, ed
al momento della visualizzazione comparirà un avviso di “firma
digitale non valida”. Il giudice dovrà fare proprie
valutazioni in merito alla validità della firma, alla
certezza del firmatario, alla data di formazione, ecc.
Quindi:
Archiviazione:
consiste nella conservazione “tradizionale” basata sul
mantenimento dei messaggi PEC nella webmail, nel client di posta
oppure come file .eml su disco.
Una eventuale produzione in
giudizio sarà liberamente valutata dal giudice in merito
all’affidabilità ed integrità del documento prodotto.
Conservazione:
se la comunicazione
PEC, in particolare la ricevuta di consegna, sarà stata conservata a
norma, ne verrà certificata dall’ente conservatore la data di
deposito, l’integrità del contenuto come
in origine, l’accessibilità
secondo l’evoluzione informatica raggiunta, anche
a distanza di molti anni.
Per il giudice, il margine di
discrezionalità riguardo la certezza della prova sarà
notevolmente ridotto.
L’offerta commerciale
Differenti
società offrono il servizio di conservazione garantendo la
soddisfazione degli adempimenti di Legge. Tra le tante, la società
OpenDotCom, proprietaria di Consolle Avvocato, fornisce questo
servizio. Altre
sono: Infocert, Namirial,
Aruba, Lextel ecc.
Un
importante vantaggio di utilizzare OpenDotCom
è l’integrazione con Consolle Avvocato e con il sistema
PEC si
Sicurezzapostale
forniti in convenzione con l’Ordine degli Avvocati di Milano.
Ciascuno dovrà fare le proprie valutazione commerciali e decidere a
quale operatore affidarsi.
Tutte
le offerte di servizi di conservazione sono decisamente più
onerose rispetto
alla semplice archiviazione, pertanto l’Avvocato si trova a dovere
anzitutto valutare l’offerta economica più adatta alle proprie
esigenze, e successivamente a decidere quali comunicazioni PEC
sottoporre a semplice “archiviazione” e quali a “conservazione”.
Conclusioni
Una
volta attivato il servizio, nella quotidianità il suo utilizzo è
piuttosto semplice. Si devono però definire precise politiche di
conservazione delle PEC. Quali messaggi inviati, quali ricevute
(accettazione e/o consegna), quali comunicazioni ricevute.
Una
oculata conservazione delle PEC consente di precostituirsi prove
efficaci per affrontare ogni possibile gradi di giudizio, pur
mantenendo l'investimento entro limiti accettabili.
