Generatori di fattura elettronica MS Excel e Libreoffice per contribuenti forfettari

Come noto, dal 2022 viene introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per i contribuenti in regime fiscale forfettario.
La fattura elettronica consiste in un file XML da inviare al Sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Questo file può essere generato anche con un foglio di calcolo da me sviluppato e distribuito gratuitamente, già apprezzato nei commenti di questo blog.

Il generatore di fatture esiste in due versioni: una pensata per i professionisti in quanto include la cassa previdenziale e la ritenuta d’acconto, la seconda è adatta per ditte commerciali e artigiane.

Suggerisco di preparare un modello precompilato con l'anagrafica ed il regime fiscale.

Generatore per professionisti

Scaricare il file adatto al software office utilizzato qui a lato:

Nell’anagrafica del cedente indicare il proprio regime fiscale selezionando il codice RF19 regime forfettario.
Le prestazioni vanno necessariamente inserite nella tabella delle voci non soggette ad IVA, la seconda. La tabella delle voci con IVA può essere nascosta (non eliminata) per comodità.
La natura di esenzione per il forfettario è N2.2, salvo per voci particolari quali rimborsi spese. La norma di esenzione da indicare è la Legge 190/2014.
Indicare il codice della cassa professionale nella cella A50 o A54 a seconda del foglio. Apparirà la descrizione nella cella a lato. Indicare anche per la cassa la natura di esclusione N2.2 e la norma come sopra.
Il contribuente forfettario è esentato dalla ritenuta d’acconto, per cui non assoggettarvi le prestazioni.

Generatore per ditte

Scaricare il file adatto al software office utilizzato qui a lato:

Nell’anagrafica del cedente indicare il proprio regime fiscale selezionando il codice RF19 regime forfettario.

Nella tabella beni/prestazioni indicare come natura di esclusione IVA il codice N2.2 per i forfettari e come norma la Legge 190/2014.

Per approfondire il funzionamento della fatturazione elettronica e per avere indicazioni su come emetterla in economia e indipendenza è disponibile su Amazon il mio libro "La fattura elettronica con strumenti autonomi e gratuiti".

Con l'acquisto contribuisci allo sviluppo di questi strumenti. Grazie

 

Libro: La fattura elettronica con strumenti autonomi e gratuiti

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15x22cm, 147 pagine

In questo manuale è raccolto ciò che occorre sapere dal punto di vista tecnico/informatico per gestire la fatturazione elettronica utilizzando i mezzi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e le utility reperibili online. È pensato per l’utente con un volume di documenti emessi limitato, che preferisce l’indipendenza da sistemi commerciali e vuole gestire la fatturazione in modo simile al metodo tradizionale, utilizzando ad esempio il foglio di calcolo e file singoli per ogni documento fiscale. È una guida ideata in modo particolare per i contribuenti in regime forfettario.

Un primo capitolo spiega il funzionamento del sistema di interscambio e il file XML, mentre il secondo è dedicato agli aspetti più pratici e guida alla scelta degli strumenti da utilizzare. I capitoli successivi trattano come gestire i casi particolari e come risolvere i problemi. Infine sono indicati gli adempimenti preliminari necessari, quali il servizio di conservazione a norma, e quelli successivi, come il pagamento dell’imposta di bollo.

Fattura elettronica, truffa elettronica

Come ogni nuovo strumento informatico, anche la fatturazione elettronica viene sfruttata per perpetrare truffe e reati informatici vari.

Sarà capitato di ricevere per email o Posta Elettronica Certificata messaggi apparentemente provenienti dal Sistema di Intercambio dell’Agenzia delle Entrate. Si tratta di messaggi ben confezionati, che imitano gli originali autentici.

È corretto ricevere fatture via PEC?

Devo premettere che il fatto di ricevere fatture elettroniche via PEC non è una prassi standard. Infatti non è ammesso l’invio diretto dal cessionario al cedente di documenti fiscali elettronici, ma occorre passare sempre attraverso il sistema di interscambio.

Il sistema di interscambio NON invia PEC al destinatario, a meno che questi non abbia espressamente attivato questa opzione nell’apposita sezione. Se non si è attivata questa opzione non ci si deve attendere alcuna PEC di consegna fattura dal SdI.

Messaggi con allegato infetto

In alcuni casi al messaggio è allegato un file che presumibilmente dovrebbe essere il documento fiscale. Ma osservando bene si noterà che la sua estensione non è la dovuta .XML ma potrebbe essere un .XLS (ingannevolmente somigliante) oppure .ZIP , .VBS o anche .DOC.

In questo tipo di truffe lo scopo è semplicemente quello di installare un Virus nel computer, probabilmente un ramsonware, ovvero un sistema in grado di “sequestrare” i dati dell’utente al fine di chiedere un riscatto. (https://it.wikipedia.org/wiki/Ransomware)

Prevenzione:

-Diffidare di messaggi di questo tipo anche se provenienti da corrispondenti conosciuti, anche se si hanno avuti scambi epistolari recenti, anche se ricevuti attraverso la Posta Certificata,

-Diffidare a maggior ragione se gli allegati presenti sono diversi da due file entrambi con estensione .XML,

-Evitare di aprire l’allegato e/o cliccare sui link eventualmente presenti,

-Verificare sul Sistema di Interscambio o sul proprio sistema di fatturazione elettronica se effettivamente è arrivata una fattura e scaricarla solo da li.

Comunicato stampa dell’AdE del 13 settembre 2019:

https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/-/comunicato-stampa-del-13-settembre-2019-phishing

Messaggi di phishing senza allegato infetto

Altri messaggi invece non hanno alcun allegato attivo come sopra descritto. Possono essere presenti allegati .XML di aspetto conforme.

Nel testo sono presenti istruzioni che invitano ad utilizzare per i successivi invii di fatture in formato .XML un nuovo indirizzo PEC.

Ecco un esempio:

Invio file IT6107048106_abcde.XML.p7m, con identificativo 5243567809. In allegato il file contenente la fattura ed il file contenente i metadati.
La mail e' inviata dal Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica (L. 244/2007).
Se il file allegato presenta estensione .xml.p7m vuol dire che e' stato firmato digitalmente con firma Cades; per aprirlo e' necessario installare sul proprio computer un apposito software.
Tali software sono facilmente reperibili sul web sia a pagamento che gratuitamente (licenza open source). Il file xml ottenuto dopo aver 'decifrato' la firma puo' essere agevolmente visualizzato
in formato PDF utilizzando la funzionalita` 'Visualizza PDF Fattura' dell'area 'Fatturazione elettronica' del sito Fatture e Corrispettivi.
Per qualsiasi necessita' di chiarimenti non rispondere a questa mail, ma utilizzare i tradizionali canali di assistenza presenti sul sito www.fatturapa.gov.it.
Il nuovo indirizzo da utilizzare per inviare le prossime fatture al Sistema di Interscambio,  fino ad un eventuale nuovo avviso, e' xxxxxx.xxxxxx@pec.it. L'utilizzo di un indirizzo diverso non garantisce il buon esito del recapito al destinatario.

Quale è lo scopo di questa minaccia? Come può installare Virus?

Semplicemente non lo fa. In base a quanto ho potuto osservare ritengo che il meccanismo di azione è il seguente:

1. Si induce il soggetto che lecitamente emette una fattura ad un suo cliente ad inviare la stessa ad un indirizzo controllato dal truffatore invece di quello del Sistema di Interscambio (si tratta probabilmente di un indirizzo PEC violato mediante furto di credenziali),

2. Il truffatore riceve la fattura e la modifica, sostituendo l’IBAN del creditore con uno di appoggio,

3. La fattura viene recapitata al legittimo destinatario attraverso il regolare sistema di interscambio (Ciò è fattibile perché è possibile inviare un documento con contenuto del tutto arbitrario, purché coerente con le specifiche tecniche, anche nelle sezioni “cedente” e “cessionario”),

4. Il debitore riceve una fattura, perfettamente regolare ed attesa, attraverso il canale ufficiale, per cui effettua il bonifico sul conto truffaldino di appoggio.

Prevenzione:

In aggiunta alle precauzioni precedentemente indicate:

-Non inviare mai un documento fiscale ad un indirizzo PEC che non sia nella forma prevista dall’Agenzia delle Entrate, solitamente sdi..@pec.fatturapa.it, oppure utilizzare altri canali di invio quali generatore online dell’AdE, l’upload oppure i sistemi di fatturazione elettronica di terze parti.

Il rischio esiste anche se non si è il bersaglio diretto del phishing!

Dalla dinamica appena esposta si può capire che anche un ignaro destinatario di fattura elettronica può rimanere truffato: può accadere se a diventare bersaglio del phishing è un suo fornitore.

Come prevenire:

Il comportamento più efficace contro questo particolare meccanismo di truffa è quello di verificare sempre il codice IBAN prima del pagamento, contattando direttamente il soggetto emittente (non prestare fede nemmeno ai contatti presenti nella fattura stessa).

Comunicato stampa dell’AdE del 14 ottobre 2019:

https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/documents/20143/2081909/077_Com.+st.+Phishing+Pec+14.10.2019/c6e490f2-046c-b7f1-2d77-e70e1f1da358

Aderire al servizio di consultazione delle fatture elettroniche

Nel 2018 il sistema di interscambio delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate (SdI) è stato oggetto di una osservazione da parte del garante per la privacy (https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9069057).
In seguito al recepimento delle indicazioni fornite, l’Agenzia delle Entrate offre all’utente la possibilità di decidere se rendere visibili le proprie fatture elettroniche nel portale Fatture e corrispettivi (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/).

Se non si aderisce a questa condizione (che è esplicita, per cui non attivandosi non verrà attivata) non sarà più possibile rivedere e controllare le fatture emesse ed anche quelle ricevute all’interno del portale. Il termine di adesione è il 31 ottobre 2019.
Rimarrà possibile naturalmente consultare le stesse inoltrate su altri portali provati o ricevute via PEC.

Il mantenimento delle fatture nel Portale dello SdI è a mio avviso molto utile, anche come backup, senza che vi siano controindicazioni. Inoltre non è un sostituto del sistema di Conservazione, che ha altro scopo e funzionalità.

Come attivare l’opzione

Per aderire occorre entrare nel portale utilizzando le credenziali AdE, La Carta Nazionale Servizi oppure lo SPID. Quindi si deve andare nella sezione “Fatture elettroniche ed altri dati Iva” dove nella parte superiore della pagina è presente un banner azzurro intitolato: “Adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici”.

É teoricamente possibile richiedere l’adesione anche per tramite del proprio commercialista.

Bollo virtuale, pagamento reale

Per chi ha scelto di utilizzare la fatturazione elettronica pur essendo in regime forfettario, si presenta la prima nuova scadenza fiscale. È infatti il momento di pagare l’imposta di bollo sulle fatture emesse nel primo trimestre, entro il 20 aprile (rinviato al 23 per festività).

Ricordo innanzitutto che è necessario indicare nel documento XML, mediante apposito tag, l’applicazione del bollo virtuale, dopodiché la tassa deve essere versata in un’unica soluzione con modalità specifiche, F24 o online:

https://www1.agenziaentrate.gov.it/strumenti/scadenzario/main.php?op=4&chi=2018&cosa=6351&come=378&entroil=23-04-2019&vista=0

Codici tributo ed istruzioni per la compilazione dell’F24:

https://www.fiscooggi.it/rubrica/normativa-e-prassi/articolo/fatture-elettroniche-codici-tributo-chi-paga-bollo-f24

L’importo da pagare è calcolato per singolo contribuente da uno strumento presente nel sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it

sezione Consultazione “Fatture elettroniche e altri dati IVA”, “Pagamento imposta di bollo”.

È possibile stampare un F24 precompilato.

Per agevolare e confrontare il numero di bolli virtuali applicati, segnalo il mio strumento di Analisi massiva dei documenti XML. È in grado di aprire numerosi file XML, analizzarne gli importi ed indicare i totali dei diversi imponibili ed imposte.

http://gualmini-pct.blogspot.com/2019/01/strumenti-per-la-fatturazione.html

La privacy dell' AdE

Accedendo al portale del Sistema di interscambio (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it) fino al 3 maggio 2019 viene mostrata una informativa sulla privacy.

In sintesi, entro tale data gli utenti dovranno decidere se aderire oppure no al servizio di archiviazione del contenuto delle fatture elettroniche da parte dell’Agenzia delle Entrate.

-Se si aderisce al servizio l’AdE conserverà il contenuto integrale delle fatture e le renderà disponibili per lo scaricamento. Ciò anche se una sola parte coinvolta nella fattura (emittente o cessionario) aderisce, ma solo chi ha aderito può successivamente visionare i documenti.

-Se non si aderisce, i documenti elettronici verranno cancellati alla data del 2 luglio 2019 e l’agenzia conserverà solamente i dati “per le previste attività istituzionali di assistenza e di controllo automatizzati”.

Verrà messa a disposizione per tempo l’opzione di adesione.

È disponibile il testo completo dell’informativa qui:

https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/documents/20182/23705/Informativa+privacy/bd9f77ef-ff89-f301-6dc6-b8575593abcb

Strumenti per la fatturazione elettronica

Ho sviluppato alcune applicazioni per generare, visualizzare e in vario modo elaborare i file XML compatibili con il formato di fatturazione elettronica.

 Si tratta di interfacce basate su applicazioni off-line quali MS Excel e Libreoffice, pensate in particolare per chi vuole avere una gestione dei documenti in "vecchio stile", senza usare servizi online. I file possono essere elaborati e salvati come normali fogli elettronici.

Sono particolarmente soddisfatto del risultato raggiunto con l'Analizzatore.

Con questa applicazione è possibile caricare un numero arbitrario di fatture (o note) elettroniche ed ottenere un estratto tabellare, utile per controllare il fatturato, le imposte, i bolli ed altre analisi a piacere con il foglio di calcolo. Permette anche la conversione massiva in PDF e l'estrazione degli allegati.

Ogni suggerimento per miglioramenti, nuove funzioni o segnalazione di malfunzionamenti è gradito! 

Tutte le applicazioni sono concepite a fini di studio e nessuna responsabilità è imputabile all'autore per errori diretti e/o indiretti causati dall'uso del presente software.

Sono liberamente e gratuitamente scaricabili da questa pagina ed anche dal mio sito:

http://www.marcogualmini.it/strumenti_fattura_elettronica.htm

 

24 gennaio 2022 - generatori 

-Ottimizzato supporto per contribuenti forfettari: controllo applicazione bollo, verifica presenza IVA e natura

-Ditte: aggiunto inserimento altri dati gestionali

27 gennaio 2022 - visualizzatori

-Sono ora in grado di aprire i file delle ricevute e dei metadati

9 maggio 2023 - generatori professionisti - Aggiunta poassibilità di inserire una seconda cassa previdenziale

15 maggio 2023 - analizzatore - Migliorato supporto per fatture da San Marino

	Versione Excel	Versione Libreoffice
Generatore di XML fattura generico per ditte Permette di creare i file XML a partire dal foglio di calcolo, compilando i dati necessari in modo controllato. È possibile inserire riferimenti a DDT, dati di trasporto per fattura immediata, dati pagamento.
Generatore di XML fattura/parcella per professionisti Permette di creare i file XML a partire dal foglio di calcolo, compilando i dati necessari in modo controllato. Ottimizzato per professionisti, prevede cassa previdenziale e ritenuta d'acconto.
Visualizzatore convertitore XML/PDF Apre e visualizza i documenti elettronici in una forma classica e ne permette il salvataggio in formato PDF. È possibile estrarre eventuali allegati presenti nel XML.
Analizzatore massivo Importa più file XML, ne estrae i documenti presenti e riporta i dati in forma tabellare per successive analisi. Verifica e segnala alcuni eventuali errori (codici fiscali errati, incoerenza nelle somme ecc). Mostra l'anteprima del documento e consente di convertire automaticamente tutti i documenti in formato PDF. Compara i documenti con le ricevute di consegna/mancata consegna/scarto.

Manuale dell’analizzatore di fattura elettronica  

Avviso: alcuni antivirus possono segnalare la presenza di virus all'interno dei file.
Si tratta in generale di falsi allarmi, dovuti alla presenza di procedure che effettivamente accedono al filesystem del computer e possono apparire comportamenti illeciti all'analisi euristica. Occorre inserire i file nelle liste di esclusione dell'antivirus. (https://ilmigliorantivirus.com/come-sapere-se-un-virus-in-realt-un-falso-positivo/)

Tributarista, prova ora l'analizzatore gratuito degli allegati. Previeni le eccezioni: https://gualmini-pct.blogspot.com/2021/06/e-arrivato-lanalizzatore.html

 

A ciascuno la sua fattura (elettronica)

Nella tabella che segue ho cercato di comparare le differenti classi di servizio utilizzabili per la gestione della fatturazione elettronica. Sono disposti lungo uno spettro che va da una maggiore autonomia ed indipendenza da specifici fornitori, quindi adatti a utenti che preferiscono gestire in proprio e con totale controllo la procedura, a un estremo caratterizzato dalla totale delega all’emissione del documento, per chi non ne vuole sapere proprio di fattura elettronica.

	Applicazione  dell’Agenzia delle Entrate	Applicazione  web di terzi (Opendotcom, Aruba, ecc)	Applicazione proposta dal commercialista	Delega a terzi dell’emissione (agenzie o commercialista)
👍 Vantaggi	➧Totale gratuità ➧Conservazione a norma automatica per 15 anni ➧Accesso con credenziali Fiscoonline, SPID o Carta Nazionale dei Servizi	➧Indipendenza dal commercialista ➧Interfaccia semplice e efficace ➧Assistenza efficace	➧Integrazione con il sistema contabile, anagrafiche clienti ➧Documenti direttamente disponibili al commercialista ➧Assistenza	➧Si delega totalmente la gestione delle fatture (si invia una semplice nota pro-forma all’intermediario)
👎 Limiti	➧Scarsa assistenza ➧Interfaccia minimale e senza calcoli automatici ➧Difficoltà reperimento documenti in conservazione ➧Necessità di inoltro dei documenti al commercialista o delega all’accesso	➧Necessità di inoltro dei documenti al commercialista o delega all’accesso	➧Vincolo al professionista ➧Strumento informatico imposto ➧Costo	➧Costo più elevato ➧Pochi professionisti offrono questo servizio
€ Costi	Gratuito	Da 25 €/anno senza limiti di numero fatture, a pacchetti da 2-4€ per singola fattura per anno	Da 100 a 500 €/anno	20-30€ per singola fattura emessa, oltre ad un canone annuo per la conservazione a norma
ID  Per ricezione fatture*	Nessuno. Si comunica ai fornitori il proprio indirizzo PEC	ID generale del fornitore del servizio	ID generale del commercialista	ID generale del fornitore del servizio o commercialista

*L’identificativo telematico (ID) è un codice facoltativo attribuito ad un contribuente o intermediario attrezzato con una infrastruttura informatica specifica. Non è necessario per un professionista averne uno proprio, ma è possibile utilizzare quello fornito dal commercialista o sistema di fatturazione scelto, che è comune a tutta l’utenza di quel servizio.

Domande e risposte sulla fatturazione elettronica

1. Che cos’è la fattura elettronica ?

La fattura elettronica è un documento nativo digitale formato, trasmesso e conservato secondo Legge, contenente i dati fiscali minimi previsti per la fattura ordinaria (L. 633/72) e il riferimento del destinatario per l’inoltro informatizzato.

Il documento consiste in un file in formato XML. Si tratta di un formato pensato per strutturare i dati in una forma interpretabile meccanicamente dai sistemi informatici con accuratezza ed affidabilità, anche sul lungo periodo. Per contro tale formato è poco chiaro per un lettore umano.

Il file deve necessariamente essere trasmesso dall’emittente al cessionario attraverso il “Sistema di Interscambio” (SdI), piattaforma appositamente predisposta dall’Agenzia delle Entrate (AdE), e successivamente conservato in un sistema informatico conforme alle specifiche di Legge.

Documenti emessi, trasmessi o conservati in forme non ammesse, oppure fatture emesse in forma non elettronica sono considerate inesistenti.

Riferimento normativo: Decreto Legislativo n. 127 del 5 agosto 2015

(http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2015/08/18/15G00143/sg)

2. Chi è tenuto ad emetterla ?

A partire dal 1 gennaio 2019 tutti i soggetti titolari di partita Iva residenti, stabiliti o identificati in Italia sono tenuti all’emissione della fattura in forma elettronica, verso qualunque soggetto, titolare o meno di partita Iva.

Sono esonerati i soggetti in regime di vantaggio o in regime forfettario, che possono aderire volontariamente.

3. Quali requisiti tecnici occorrono ?

Per poter emettere fatture elettroniche occorre sottoscrivere un servizio telematico apposito. Il principale è quello direttamente offerto dall’Agenzia delle Entrate: (https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/aree+tematiche/fatturazione+elettronica)

In alternativa si possono utilizzare servizi offerti da privati tra cui Aruba, Opendotcom, Inforcert, e molti altri.

Per realtà più grandi, quindi con emissione importante di documenti, viene solitamente integrata la funzionalità nei sistemi gestionali aziendali.

4. Quali dati occorre richiedere oltre a quelli tradizionali ?

Per identificarsi come soggetto abilitato alla fatturazione elettronica le aziende, accreditandosi presso l’AdE, possono dotarsi di un “Codice destinatario” alfanumerico (sia lettere che numeri) di sette cifre (ID o SID).

In alternativa, per PMI e professionisti è più semplice utilizzare, al posto del codice identificativo, l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata.
È  possibile utilizzare un codice SID condiviso, ad esempio un commercialista può fornire a tutti i suoi clienti un codice unico a cui far inviare le fatture. Il sistema informatico dello studio provvederà poi a smistarle in base al codice fiscale.

Uno di questi due dati, ID o PEC, deve essere comunicato dal soggetto destinatario al soggetto emittente la fattura, in aggiunta ai dati fiscali tradizionali.

Nel caso il destinatario sia una Pubblica amministrazione, si dovrà reperire un codice identificativo speciale di sei cifre. La procedura di emissione in questo caso ha alcune differenze rispetto alla fatturazione tra privati.

5. Come si forma ?

Per formare il file XML costituente la fattura si può procedere con differenti modalità:

A) Utilizzando un’applicazione web ovvero un servizio online in cui compilare i campi predisposti. Il file generato può essere scaricato sul computer o, se prevista la funzione, inviato direttamente al SdI.

Esistono vari servizi online, oltre a quello dell’AdE: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Segnalo in particolare quella sul sito Andreani: https://www.avvocatoandreani.it/servizi/fattura-elettronica-avvocati.php

B) Utilizzando un programma specifico per redazione fattura installato sul proprio computer o una app per smartphone. Dal sito AdE è scaricabile un programma: https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettivi/software+compilazione+fattura+elettronica

C) Esportando il file dal software gestionale

6. Come si invia ?

Una volta che il file XML è stato generato, questo deve essere inviato al SdI il quale a sua volta lo recapita al destinatario finale.

Le modalità di invio possibili sono:

A) Invio diretto dall’interno dell’applicazione web di compilazione, ove previsto.

B) Caricamento del file attraverso la piattaforma informatica dell’AdE o altre private.

C) Invio del file XML allegato ad una PEC all’indirizzo del SdI.

D) Trasmissione attraverso canali informatici dedicati per utenti accreditati presso l’AdE. Questi sistemi richiedono infrastrutture informatiche specifiche e sono vantaggiose per grossi soggetti emittenti.

Una volta ricevuto il file, il SdI ne effettua un controllo per verificare la presenza dei dati fiscali minimi, l’esistenza della partita Iva o C.F. del destinatario, che sia indicato il codice identificativo del destinatario oppure la PEC, che i calcoli siano corretti, quindi restituisce al mittente una ricevuta di accettazione oppure di scarto.

Successivamente, in caso di esito positivo, il file viene trasmesso al destinatario all’indirizzo PEC da questi preventivamente segnalato al SdI o, in mancanza di questo, all’indirizzo PEC inserito nella fattura da parte del mittente.

Se la fattura non può essere consegnata, il sistema invia al mittente un avviso di mancata consegna. È importante in questo caso segnalare al destinatario che un duplicato della fattura è comunque messo a sua disposizione nella sua area riservata del sito dell’AdE.

7. Come si riceve ?

Se il destinatario ha preventivamente comunicato il proprio indirizzo PEC al SdI, la fattura viene spedita automaticamente a quell’indirizzo. È per questo opportuno registrare l’indirizzo PEC a cui si desidera ricevere la fattura sul portale del SdI.

In alternativa la fattura arriverà all’indirizzo PEC comunicato all’emittente della fattura o corrispondente all'ID del canale accreditato, per chi lo ha attivato.

In subordine, se non si è comunicato alcun indirizzo PEC (es. soggetti privi di Partita Iva) la fattura sarà disponibile per lo scaricamento sul sito dell’AdE, all’interno dell’area privata del destinatario della fattura, identificato dal codice fiscale esposto sulla stessa.

8. Dove si conserva ?

Come detto inizialmente, il documento elettronico in formato XML deve essere conservato secondo precise modalità tecniche, sia da parte dell’inviante che da parte del ricevente. Non è sufficiente mantenere una copia del file sul proprio computer.

Nella pratica, per le realtà medio piccole, conviene utilizzare un servizio di conservazione sostitutivo offerto da terzi, ad esempio dal proprio commercialista. I tempi di conservazione sono definiti contrattualmente: occorre valutare se il fornitore garantisce un periodo di 10 anni.

Anche l’AdE offre un servizio di conservazione, peraltro gratuito e della durata di 15 anni.

Il servizio di conservazione deve essere attivato previa sottoscrizione digitale di un accordo di servizio. È importante attivarsi al più presto per poter conservare regolarmente tutti i documenti inviati e ricevuti.

9. Come consultare l’archivio delle fatture emesse e ricevute ?

Il servizio di conservazione mette a disposizione strumenti per visionare, scaricare, leggere in formato chiaro le fatture presenti. È anche possibile scaricare copia dei file XML e visualizzarli sul proprio computer.

10. È possibile stampare su carta la fattura ?

La risposta rigorosa è: no. La fattura elettronica è un file immateriale che non può essere reso su carta. Eventuali controlli fiscali richiederanno l’accesso ai file XML presenti sul sistema di conservazione che si è scelto.

È possibile solo trasporre le informazioni contenute nella fattura in un formato leggibile e stampabile (es. PDF), anche se il risultato non ha alcuna validità legale ma è solo una nota per uso interno. All’interno del SdI è disponibile una funzione per trasformare il file XML in un formato PDF scaricabile e stampabile, ma esistono anche strumenti online di altri sviluppatori che realizzano questa funzione.

11. Va emessa anche verso consumatori finali non titolari di partita Iva ?

Si, l’obbligo di emissione in forma elettronica vale anche verso le persone fisiche non titolari di Partita Iva.

Il privato non titolare IVA non è tenuto ad avere un indirizzo PEC, pertanto non è possibile indicare al SdI un recapito telematico, e non è possibile inoltrare direttamente la fattura al destinatario.

Questa rimane a disposizione per lo scaricamento nell’area riservata al destinatario del sito dell’AdE. È opportuno che il soggetto emittente avvisi il destinatario dell’incombenza fornendo le istruzioni necessarie.

12. In caso di errore di emissione ?

Se la fattura viene respinta dal SdI con ricevuta di scarto, è necessario riemettere il documento corretto utilizzando lo stesso numero e data fattura ma differente nome file e progressivo di invio.

Dal momento invece che la fattura è accettata dal SdI, essa non è revocabile. Per sanare eventuali errori quali destinatario, importi, indicazioni beni ecc. è necessario emettere nota di credito elettronica ed eventuale nuova fattura corretta.

13. Quali vantaggi sono previsti per l’azienda o per il professionista ?

Oltre ai vantaggi per il Fisco sul fronte antievasione, sono previste agevolazioni anche per il contribuente. Gli operatori in contabilità semplificata sono esonerati dalla tenuta dei registri Iva, per tutti, a determinate condizioni, sono ridotti i termini di accertamento fiscale a due anni. Viene abolito lo spesometro.

Ci sono anche vantaggi pratici: non è più necessario portare fisicamente le fatture attive e passive al commercialista, il quale potrà scaricarle direttamente dal cassetto fiscale del contribuente delegante.

Le fatture passive ricevute hanno formato standardizzato e diventa più semplice caricarle nel sistema gestionale, anche in modo semiautomatico.

14. In quali nazioni esiste ?

La fatturazione elettronica è prevista su basi normative di livello europeo.

Diversi Paesi europei hanno introdotto o stanno introducendo progressivamente la fatturazione elettronica, tra cui: Austria, Belgio, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Lituania, Paesi Bassi, Repubblica ceca, Slovenia, Spagna, Svezia.

Anche in alcuni Paesi extraeuropei, soprattutto in sud America, è in fase di introduzione.

https://www.agendadigitale.eu/documenti/la-fatturazione-elettronica-in-europa-e-nel-mondo-il-confronto/

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eInvoicing+in+each+member+state

15. Quale servizio scegliere ?

Prima di scegliere il servizio da utilizzare è opportuno fare una valutazione e decidere come approcciarsi alla fatturazione elettronica. Ci sono infatti varie possibilità:

A. Utilizzo di software gestionale con funzionalità integrate di fatturazione elettronica. È la soluzione ovvia per chi già utilizza sistemi gestionali, tipicamente aziende e studi medio-grandi. Comporta importanti costi fissi di impianto e formazione.

B. Affidamento a terzi, quali il proprio commercialista oppure servizi commerciali reperibili anche online. È una soluzione molto comoda in quanto è sufficiente fornire i dati del cliente e il prospetto di calcolo per delegare completamente l’emissione, trasmissione e conservazione della fattura. Comporta costi significativi per singola fattura ma soprattutto limita il controllo diretto sul quadro generale di fatturazione.

C. Utilizzo di sistemi di emissione fattura online. Richiede l’apprendimento all’uso da parte dell’utente e tempo da dedicare all’immissione dei dati, controllo e gestione del flusso di ogni singolo documento. Per contro riduce al minimo le spese, azzerandole nel caso di utilizzo del sistema proposto dall’AdE. Particolarmente consigliabile per chi emette un numero limitato di fatture e vuole avere sotto controllo la gestione.

16. Quali servizi offro al proposito?

Grazie alla mia esperienza nel settore informatico verso la Pubblica Amministrazione, sono in grado di offrire servizi di formazione e consulenza tecnica anche sulla fatturazione elettronica tra privati e verso pubbliche amministrazioni.

In particolare mi propongo di supportare gli utenti che desiderano utilizzare la terza opzione -Utilizzo di sistemi di emissione fattura online-, perché hanno un volume di fatturazione modesto e preferiscono gestirlo internamente allo studio, limitando i costi. Offro formazione e consulenza tecnica informatica sull’utilizzo dei sistemi informatico dell’AdE e diversi servizi commerciali disponibili.