Revoca certificati di firma al 31 dicembre 2025

Diversi utenti hanno già ricevuto via email avviso del tipo:

“Scadenza certificazione 31/12/2025 e revoca certificato di sottoscrizione”

“Revoca certificati di firma digitale per scadenza certificazione su Cosmo V9”

e simili

Si tratta di comunicazioni veritiere e, purtroppo da interpretare letteralmente, ovvero diversi dispositivi di firma digitale smetteranno di funzionare a fine anno 2025 e l’unico rimedio è quello di acquistare un nuovo supporto con nuovi certificati digitali. Non è necessario sostituire l’intera chiavetta di firma digitale ma solamente la simcard in essa contenuta, anche se in pratica risulta più semplice, anche se maggiormente onerosa, la sostituzione integrale.

Questo intervento si rende necessario per effetto dell’applicazione della norma europea 910/2014 eIDAS e riguarda solamente i chip di tipo “IDEMIA COSMO V9” che risultano inidonei. Si tratta però di chip largamente diffusi e utilizzati da diversi emittenti di certificati di sottoscrizione, tra cui Infocamere.

Per conoscere il modello del proprio dispositivi di firma si può utilizzare il software di firma in dotazione. Per esempio, in Dike GoSign andare nelle impostazioni, le tue firme, Firma dispositivo, Informazioni dispositivo.

Strumento di verifica di Namirial

Dopo tale scadenza, il dispositivo non sarà utilizzabile per firmare ma potrà continuare ad essere utilizzato per l’autenticazione all'accesso dei servizi online quali il Portale dei servizi telematici, l’agenzia delle entrate, l'anagrafe nazionale ecc, e anche per la Consolle, per la sola consultazione dei fascicoli.

La notizia riportata dal Corriere della Sera

L'area web per il perfezionamento delle notifiche telematiche

Introdotta dalla riforma Cartabia del 2022, l’area web per il deposito delle notifiche è diventata operativa  il 26 novembre 2024 in seguito alla pubblicazione delle specifiche tecniche del c.d. correttivo Cartabia.

Il suo utilizzo è disciplinato dall’art. 3-ter, co. 2 della Legge 53/1994 che prevede:

“Se la notificazione di cui al comma 1 non può essere eseguita o non ha esito positivo per causa imputabile al destinatario, l'avvocato la esegue mediante inserimento dell'atto da notificare nel portale dei servizi telematici gestito dal Ministero della giustizia, unitamente ad una dichiarazione sulla sussistenza dei presupposti per l'inserimento, all'interno di un'area riservata collegata al codice fiscale del destinatario e generata dal portale. La notificazione si ha per eseguita, per il destinatario, nel decimo giorno successivo a quello in cui è compiuto l'inserimento ovvero, se anteriore, nella data in cui egli accede all'area riservata.”

I casi previsti dal comma 1, per cui l’avvocato è obbligato ad eseguire la notifica in proprio a mezzo PEC, sono:

a) Soggetti obbligati per legge a dotarsi di un indirizzo PEC iscritto in un pubblico elenco,

b) Soggetti che hanno volontariamente iscritto un indirizzo PEC nel pubblico elenco dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all'iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese, quindi gli iscritti all’INAD.

Le cause di esito negativo per cause imputabili al destinatario sono:

a) Casella PEC piena e quindi non in grado di ricevere alcun ulteriore messaggio,

b) Casella PEC inesistente perché non rinnovata dopo la scadenza o mai attivata,

c) Indirizzo iscritto in pubblici registri di tipo email ordinaria e non PEC, quindi non in grado di ricevere messaggi certificati e/o generare la ricevuta di consegna,

d) Indirizzo PEC non inserito in alcun registro pubblico per soggetto tenuto a farlo.

Nei primi tre casi, in seguito all'invio della notifica, si ottiene in risposta un messaggio di avviso di mancata consegna.

L’area web in pratica porta alla PEC il principio della giacenza della posta raccomandata, infatti trascorsi dieci giorni la pubblicazione in area web della notifica, anche in mancanza di visualizzazione da parte del destinatario, la stessa si perfeziona, ed il sistema informatico genera una certificazione scaricabile dal mittente.

Vediamo ora come procedere all'inserimento della notificazione nell'area web evidenziando quelle che ad oggi sono le criticità del sistema.

L’accesso all’area è possibile attraverso il Portale dei Servizi Telematici all'indirizzo: https://pst.giustizia.it, sezione Servizi, quindi Area Riservata (Accedi), ed autenticandosi con i mezzi previsti: SPID, Carta d’Identità Elettronica oppure CNS (la chiavetta di firma digitale comunemente utilizzata per il PCT).

Tra i servizi in area riservata, accedere a Area Notifiche Web – portale perfezionamento notifiche, al momento in fondo alla lista. 

La schermata dell’area si divide in tre sezioni, accessibili dalla barra superiore: 

-Notifiche non perfezionate, consente di cercare e visualizzare le notifiche ricevute in qualità di soggetto notificato (è raccomandabile fare un controllo periodico, soprattutto dopo un malaugurato evento di PEC satura o non funzionante),

-Predisponi notifica, area per depositare le notifiche da parte dell’avvocato,

-Notifiche predisposte e certificazioni, elenca le notifiche depositate e consente di prelevare le certificazioni di perfezionamento o compiuta giacenza.

Attraverso la sezione Predisponi notifica si avvia il procedimento guidato di inserimento di una nuova notifica. Nella prima scheda si deve inserire:

1. il codice fiscale del destinatario,

2. un oggetto descrittivo, per esempio “Precetto Tizio”, “decreto ingiuntivo ACME Srl” ecc,

Nella seconda scheda si deve caricare un file contenente l’atto che si è tentato di notificare a mezzo PEC. È ammesso un unico file in formato PDF oppure EML con dimensione non superiore a 10 Megabyte. Non è ammesso il formato P7M, per cui non è possibile inserire atti sottoscritti in formato Cades, ma solamente Pades.

Si pone inoltre il dubbio di come allegare più file nel caso per esempio di Ricorso e Decreto ingiuntivo.

A mio avviso, poiché è accettato il formato EML, in questo campo si dovrebbe caricare il messaggio PEC inviato per la tentata notifica, il quale contiene tutti gli atti da notificare. Tale file può essere scaricato dalla sezione Posta inviata della webmail PEC, oppure dall'apposita funzione scarica messaggio inviato della Consolle Avvocato. Il destinatario potrà visualizzare il messaggio EML per mezzo del client di posta elettronica installato nel suo computer esattamente come se lo avesse ricevuto attraverso la casella PEC.

Si deve inoltre spuntare la casella di dichiarazione di sussistenza dei presupposti ex art. 3-ter 2 co. Legge 53/94.

Nella terza scheda si devono obbligatoriamente caricare la relata di notifica, presumibilmente la stessa predisposta per la notifica via PEC. Anche in questo caso non è ammesso il formato P7M per cui si deve firmare il file PDF in formato Pades. Eventualmente lo si può estrarre dal messaggio inviato, estrarre dal formato P7M e rifirmare in Pades.

Il secondo file richiesto è il messaggio PEC di avviso di mancata consegna in formato EML, che può essere scaricato dalla casella di posta certificata.

Facoltativamente possono essere allegati fino a tre file. Uno di questi potrebbe essere la stampa PDF del pubblico registro che dimostra la correttezza dell’indirizzo PEC verso cui la notifica è stata tentata.

L’ultima scheda presenta un riepilogo di quanto compilato fino ad ora dopodiché è sufficiente cliccare il bottone Crea notifica. Immediatamente viene restituito un numero di protocollo.

Da questo momento la notifica è depositata, ed il destinatario può visualizzarla accedendo con le stesse modalità descritte all'inizio alla sua area nel Portale dei Servizi Telematici, ed in questo caso la notifica si considera perfezionata il giorno dell’accesso. Diversamente, trascorsi dieci giorni si da la compita giacenza.

Per verificare l’esito, l’avvocato notificante può accedere all’area web e dalla scheda “Notifiche predisposte e certificazioni” può scaricare il documento di certificazione di avvenuta notifica, dove è specificato anche il tipo di perfezionamento, per accesso del destinatario o per compiuta giacenza. È anche possibile scaricare copia degli atti notificati.

Rimane al momento una criticità: il caso di indirizzo PEC non iscritto in un pubblico registro. In questa eventualità, indubbiamente imputabile al destinatario, l’area web non risulta utilizzabile poiché non è possibile fornire l’allegato EML obbligatorio di avviso di mancata consegna. 

VEDI ANCHE: promemoria per inviare notifiche mezzo PEC con Consolle Avvocati

È possibile apporre le attestazioni di conformità in calce dal 30 settembre 2024 ?

Stanno circolando in questo periodo voci secondo le quali con l’entrata in vigore delle nuove regole tecniche del PCT sarebbe possibile attestare la conformità degli atti solamente su file separato in formato PDF e nel caso delle notifiche telematiche, occorrerebbe allegare al messaggio PEC un ulteriore file dedicato alle attestazioni oltre alla relata.

La mia interpretazione, basata sulla lettura del regolamento e delle norme, che peraltro non hanno subito alcuna novellazione, è che nulla è cambiato rispetto al 29 settembre 2024, se non ché viene espressamente previsto il formato PDF.

Procediamo ad una analisi dettagliata:

L’articolo dibattuto è il 27 (Modalità dell'attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato):

“C. 1. Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF....”

L’articolo è stato corretto da una rettifica datata 16 settembre, quando l’estensore si è ricordato dell’abrogazione della norma citata in applicazione della riforma Cartabia:

“al comma 1 dell’articolo 27, dove è scritto: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212», leggasi: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile»”.

Il suddetto terzo comma dell’art. 196 undecies delle disposizioni attuative del c.p.c. dice:

“Nel caso previsto dal secondo comma, l'attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del direttore generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.”

Quindi a mio avviso la necessità di porre le attestazioni in un PDF, cosa già di prassi in precedenza, vale solo se si decide liberamente di apporla su file separato (...Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica ... ai sensi del terzo comma...) ma nulla proibisce di scegliere di attestare ai sensi del comma 2 che ammette l'attestazione in calce: 

"L'attestazione di conformità di una copia informatica è apposta nel medesimo documento informatico".

Inoltre l'art. 3.bis della L. 53/1994 rimane perfettamente in vigore e al comma 5. lettera g prevede che: “la relazione debba contenere.... l'attestazione di conformità di cui al comma 2”.

Il concetto è ribadito anche dal già citato art. 196 undecies c.p.c. disp. att. c. 3: “Se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione”.

Certificati anagrafici dall'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente

Da novembre 2023 non è più possibile estrarre certificati anagrafici attraverso le piattaforme precedentemente utilizzabili, tra cui le consolle.
Attualmente è possibile per gli Avvocati ottenere tali atti solamente attraverso il portale dell’ Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente – ANPR: www.anagrafenazionale.interno.it
La novità è stata determinata dalla nnecessità di prevenire abusi ed è regolata dal decreto del Ministero dell'Interno del 6 ottobre 2023 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 23 novembre 2023. Gli utilizzatori sono soggetti a precise limitazioni e controlli:

• l’accesso alla piattaforma, previa identificazione informatica con credenziali, è subordinato alla verifica automatica della permanenza nell’albo professionale presso il CNF,
  
• si possono emettere massimo 30 certificati al giorno,
  
• i certificati richiesti dall'avvocato sono rilasciati previa conferma da parte dell'avvocato dell'utilizzo per finalità connesse all'esecuzione del mandato professionale
  
• ogni sei mesi, tramite procedura automatizzata, l'ANPR estrae un campione di avvocati individuati prevalentemente tra quelli che hanno richiesto oltre cento certificati nel semestre …. per le verifiche in ordine alla sussistenza dei presupposti fissati,
  
• gli avvocati trattano i dati personali contenuti nei certificati ad essi rilasciati da ANPR, in qualità di autonomi titolari del trattamento, per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, nel rispetto delle regole deontologiche adottate dal Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento n. 512 del 19 dicembre 2018
  
• ANPR conserva fino ad un massimo di trentasei mesi le informazioni relative alle richieste effettuate dall'avvocato.
  

Per accedere alla piattaforma si può utilizzare lo SPID di livello 2 oppure la carta di identità elettronica (CIE) oppure la carta nazionale dei servizi (CNS). Quest’ultima funzione è inclusa nelle comuni chiavette di firma digitale utilizzate per il PCT.

Per richiedere il certificato è necessario indicare la data di conferimento del mandato relativo al procedimento nell'ambito del quale verrà utilizzato.

Il link per l’accesso ai servizi è il seguente:

https://www.anagrafenazionale.interno.it/accesso-avvocati/

 

Il documento strutturato XML del D.M. 110/23

Forti sono i dubbi in merito all’applicazione del D.M. 110/2023 sulla forma degli atti. Per quanto riguarda alcuni aspetti di videoscrittura previsti dall’art. 6 quali l’interlinea, il carattere e i bordi possiamo comprendere. Per il problema delle “parole chiave” si rimanda al precedente articolo su questo blog. Rimane aperta la questione relativa a file XML che dovrebbero essere formati e abbinati al deposito dell’atto.

Tale disposizione è introdotto dall’art.8 “Schemi informatici” che sostanzialmente rimanda in toto al decreto ministeriale 21 febbraio 2011, n. 44 art. 11. Questo articolo, al comma 1 ci dice che “L'atto del processo in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all'articolo 34; le informazioni strutturate sono in formato XML, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34, pubblicate sul portale dei servizi telematici.”

A sua volta quindi rimanda all’art. 34 dello stesso D.M. che recita “Le specifiche tecniche sono stabilite  dal  responsabile  per  i sistemi informativi  automatizzati  del  Ministero  della  giustizia, sentito DigitPA e, limitatamente ai profili inerenti alla  protezione dei dati personali, sentito il Garante per  la  protezione  dei  dati personali.” Quali sono queste specifiche? Ci viene incontro il comma 3 che “Fino all'emanazione delle specifiche tecniche di cui al comma 1, continuano ad applicarsi,  in  quanto  compatibili,  le  disposizioni anteriormente vigenti.”
In pratica, fino a che il responsabile dei servizi informativi non emetterà le specifiche tecniche non ci saranno adempimenti aggiuntivi oltre a quelli relativi alla forma dell’atto.
Poiché all’art.11 c. 2 si dice che le informazioni della nota di iscrizione a ruolo sono contenute nel documento strutturato ritengo che le nuove informazioni, per esempio le parole chiave, si aggiungeranno al file XML di accompagnamento al deposito. Presumo che le specifiche, una volta determinate, verranno introdotte nei software adottati per i depositi telematico, ad esempio Consolle Avvocato, PCT Enterprise, slPCT ecc.

Cessazione di Microsoft Teams Gratuito (ma c'è l'alternativa gratuita)

Come già da tempo annunciato da Microsoft, successivamente al 12 aprile 2023 non è più disponibile gratuitamente MS Teams nella versione aziendale (classico). Il suo utilizzo è possibile solo dietro pagamento di un canone per MS Teams Essential di euro 3,40 / mese per utente oppure disporre di un abbonamento a MS 365 Basic o superiore.

In alternativa si può utilizzare una nuova versione denominata Microsoft Teams (gratuito) sia per MS Windows che per OsX. Notare la sottile differenza nei nomi: “Microsoft Teams gratuito” e “Microsoft Teams (gratuito)”.

Viene precisato che nel passaggio alla nuova versione gratuita si perdono le impostazioni preesistenti quali le chat salvate, i canali e i contatti.

Ciò potrebbe essere per la verità un'occasione per liberarsi dall’organizzazione a cui molti si ritrovano involontariamente “agganciati”, tipicamente lo studio con cui si è stabilito il primo collegamento agli inizi dell’uso di Teams.

Per l’utilizzo al fine della partecipazione alle udienze, tipicamente in modalità Guest, non sono necessarie le funzionalità di MS Teams Essential aziendali come lo spazio di archiviazione cloud e riunioni di centinaia di partecipanti e non è nemmeno necessario avere effettuato l'accesso ad un account.

Per passare alla nuova versione gratuita per Windows 10, MacOS e App per dispositivi mobili, occorre scaricare l'aggiornamento e successivamente agire nelle impostazioni dell’account. Secondo le istruzioni fornite da Microsoft occorre “toccare l'immagine del profilo nell'angolo in alto a destra per visualizzare il nuovo tenant personale sotto il nome dell'account. Se passi a questo tenant, passerai alla nuova esperienza microsoft teams (gratuita)”. Il "tenant" sembrerebbe essere     quello contraddistinto da una piccola casa.

In Windows 11 è già preinstallata la versione gratuita e non occorre fare alcunché.

La pagina informativa per passare alla nuova versione gratuita è:

https://support.microsoft.com/it-it/office/passare-da-microsoft-teams-gratuito-classico-a-microsoft-teams-versione-gratuita-4601d413-4419-40a8-8ca3-fe899ccdaa68?culture=it-it&country=IT

La pagina da cui scaricare l'applicazione è:

https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-teams/download-app?rtc=1

Attestazione di conformità per titolo esecutivo “post Cartabia”: in calce o in relata?

In seguito all’entrata in vigore del D.Lgs. 149 del 10 ottobre 2022 si pone il problema di come ottenere il titolo esecutivo e come notificarlo.

La formulazione post Cartabia dell’art 475 c.p.c è la seguente:

Le sentenze, i provvedimenti e gli altri atti dell'autorità giudiziaria, nonché gli atti ricevuti da notaio o da altro pubblico ufficiale, per valere come titolo per l'esecuzione forzata, ai sensi dell'articolo 474, per la parte a favore della quale fu pronunciato il provvedimento o stipulata l'obbligazione, o per i suoi successori, devono essere rilasciati in copia attestata conforme all'originale, salvo che la legge disponga altrimenti.

Rimane quindi libera la forma dell’attestazione che secondo il CAD può essere apposta in calce oppure su file separato, sottoscritto e congiunto al file di cui si attesta la conformità con mezzi telematico.

Vediamo ora l’art 3bis della L. 53 /1994 sulle notifiche in proprio a mezzo PEC. Al comma 5:

5. L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:

a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;

b) [soppresso]

c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;

e) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;

f) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;

g) l'attestazione di conformità di cui al comma 2.

Il comma due recita:

2. Quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall'articolo 196-undecies delle disposizioni per l'attuazione del codice di procedura civile e disposizioni transitorie. La notifica si esegue mediante allegazione dell'atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.

Per cui sembrerebbe escluso dalla previsione il caso del documento informatico, ma occorre considerare il nuovo articolo 196-undecies c.p.c. che sostanzialmente riporta il testo dell’abrogato art. 16-undecies del D.L. 179/2012 precedentemente citato nelle attestazioni di conformità:

1) L’attestazione di conformità della copia analogica, prevista dalle disposizioni del presente capo, dal codice e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, congiunto materialmente alla medesima.

2) L’attestazione di conformità di una copia informatica è apposta nel medesimo documento informatico.

3). Nel caso previsto dal secondo comma, l’attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del direttore generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.

4) I soggetti che compiono le attestazioni di conformità previste dagli articoli 196-octies, 196-novies e 196-decies, dal codice e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, sono considerati pubblici ufficiali ad ogni effetto.

In conclusione non vi è dubbio che l'attestazione di conformità deve essere inclusa nella relata di notifica.

Ma se si volesse comunque apporre l’attestazione anche in calce al provvedimento?

Peraltro impiegando questo approccio si ottiene un titolo esecutivo autoconsistente, non legato a un file esterno o ad uno specifico messaggio PEC.

La copia informatica (di documento informatico) è definita come “il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari” (CAD Art. 1 - i-quater ), pertanto nel caso specifici non avremmo più un contenuto identico ma un contenuto più una aggiunta, l’attestazione e di una firma digitale dell'attestante.

Viene da chiedersi: quale eccezione potrebbe essere sollevata?

Verifica chiavette di firma da terminale

AGGIORNAMENTO 23/12/2022: Il funzionamento dei dispositivi oggetto di revoca è stato prorogato (notizia Ordine Avvocati Milano).

 

In merito al problema della revoca di taluni dispositivi di firma al 1 gennaio 2023, segnalo in questo breve articolo come verificare se il proprio dispositivo rientra tra qulli soggetti al problema con il terminale del sistema operativo.

MS Windows

Per aprire il terminale di Windows cliccare il tasto Win (quello con la bandierina) insieme al tasto R. Digitare cmd e cliccare Ok.
Il comando da dare, rispettando le maiuscole è: 

certutil -SCInfo

Apple Mac OsX

Il terminale può essere avviato da Finder nella cartella delle Utility che si trova nella cartella delle Applicazioni.
Il comando da dare è:

pcsctest

Al prompt Enter the reader number digitare 1 e invio.

GNU/Linux

All’utente Linux non dovrebbe essere necessario indicare come avviare il terminale.
Il comando da dare, avendo il pacchetto pcsc-tools installato, è:

pcsc_scan

 

In tutti i casi si ottiene un parametro denominato ATR.
La chiavetta sarà revocata a gennaio se l’ATR rientra tra uno dei seguenti:

3BFF1800008131FE45006B11050700012101434E531031804A
3BDF18008131FE7D006B040C0184011101434E53103180FC
3BDF18008131FE7D006B050C0184010001434E53103180EC

Ciò è secondo la fonte DCS: https://dcssrl.it/node/40

Dal primo gennaio 2023 alcuni dispositivi di firma digitale non saranno più utilizzabili

Lo comunica l’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale.

Ciò dipenderà dal fatto che stanno per essere revocati due sistemi di creazione di certificati di firma digitale da parte dell’agenzia francese ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). Tale società opera nell’ambito del regolamento eIDAS per la certificazione dei dispositivi per la firma elettronica e questa decisione si ripercuoterà su tutti i dispositivi i cui certificati sono stati creati con tali dispositivi e che includono i certificati in revoca nella catena di certificazione.

https://www.agid.gov.it/it/agenzia/stampa-e-comunicazione/notizie/2022/05/24/firma-elettronica-qualificata-dispositivi-revocati

Immagine a solo scopo illustrativo. Non ci si riferisce a questo modello in particolare

 

Per la precisione i dispositivi potrebbero continuare a funzionare ma le firme digitali da essi apposte dopo il 31 dicembre 2022 risulteranno non valide.

Si stima che in Italia esistano circa un milione di dispositivi di firma a rischio, circa un quarto del totale.

Nello specifico i sistemi interessati sono:

• Smart card di tipo Applet ID One Classic v1.01.1 en configuration CNS, Classic ou CIE chargée sur Cosmo v7.0-n Large, Standard et Basic (modes dual ou contact) sur composants NXP T,

• Smart card TS-CNS con chip NXP ASEPCOS-CNS v1.84 in SSCD configuration with patch PL07 on NXP P60D080PVG dual interface microcontroller T.

 

Cosa occorre fare

• Per prima cosa non sottovalutare eventuali comunicazioni ricevute via email dal proprio fornitore del dispositivo di firma (facendo nel contempo attenzione a potenziali tentativi di phishing che dovessero venire ideati da malintenzionati)
• Contattare direttamente il proprio fornitore del dispositivo di firma digitale per chiedere informazioni a riguardo
  
• Verificare che se i propri certificati di firma digitale includono i certificati revocati nella trust list. Allo scopo si può utilizzare un software di firma digitale, vedi paragrafo seguente
  
• Se possibile evitare di trovarsi nella necessità di depositare atti, notificare o firmare digitalmente ad inizio gennaio, eventualmente anticipando le attività
  
• Dal 1 gennaio 2023 firmare un documento e sottoporlo alla verifica di software aggiornati (Aruba Sign, Dike Gosign, Postacert, Firma4NG ecc) oppure sul sito di verifica del Notariato: https://vol.ca.notariato.it/it
• In generale, per prevenire problemi di diversa natura, consiglio di dotarsi di due dispositivi di firma digitale di fornitori diversi e con scadenze sfalsate. Si veda https://gualmini-pct.blogspot.com/2017/04/la-tempesta-quando-scade-la-chiavetta.html

Software per la verifica

I seguenti produttori di software di firma hanno fornito strumenti di verifica. la lista potrebbe essere non esaustiva.

• Infocert Spa, software Dike GoSign. Cliccare "Le tue firme", cliccare il + a destra di "Firma dispositivo", nella schermata seguente cliccare "Informazioni dispositivo". Può essere scaricato nelle versioni per MS Windows e Apple OsX da: https://faq.visura.it/gosign-desktop/
• Aruba Spa con il software Aruba Sign. Cliccare "gestione carta", "Info carta", verificare se il codice ATR risulta tra quelli elencati QUI. È scaricabile da https://www.pec.it/download-software-driver.aspx
  
• Namirial Spa, software Namirial Sign. È sufficiente cliccare "verifica Firma". Può essere scaricato nelle versioni per MS Windows e Apple OsX da: https://www.verificafirma.it/download-namirial-sign/

 

Se il proprio dispositivo rientra nel caso qui descritto è necessario provvedere alla sostituzione, o comunque contattare il fornitore per avere indicazioni.

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È disponibile su Amazon in forma di ebook e cartaceo il mio libro:

Guida pratica alla FIRMA DIGITALE

Guida passo-passo alla sottoscrizione di atti e documenti. Verifica dell’autenticità di firme e certificati. Giurisprudenza.

https://www.amazon.it/dp/B08PQPNFKW

200+ domande sul Processo Telematico

e altrettante risposte e soluzioni ai problemi informatici quotidiani dell’Avvocato...

Disponibile ora su Amazon

Come firmare digitalmente in ambito stragiudiziale e per i depositi penali?

Come ottenere le ricevute di notificazione nel formato EML richiesto dalle norme tecniche del PCT?

Cosa scegliere tra copia e duplicato quando si estrae un atto dal fascicolo telematico?

In Consolle Avvocato cosa significa l’avviso ‘link mancanti’ in fase di creazione della busta?

Come allegare il fascicolo di grado precedente ad un deposito di impugnazione?

Come è possibile depositare registrazioni audio o video?

Sono arrivate le prime tre PEC (accettazione, consegna ed esito controlli automatici) ma non la quarta, cosa fare?

Come si devono esibire documenti durante la sessione remota?

Queste sono un piccolo esempio di domande presenti nel libro, a meno di 5 centesimi a domanda (ebook) e 8 centesimi per la versione cartacea!

In questo manuale ho raccolto le domande di natura informatica che frequentemente mi vengono poste sul processo telematico e le corrispondenti riposte che ne conseguono. Si tratta di indicazioni di carattere generale ricavate dalla normativa, la giurisprudenza ma soprattutto sulle prassi e l’esperienza quotidiana di oltre un decennio di esperienza. Riguardano principalmente il processo civile e in parte il penale, ma possono essere utili anche per l'amministrativista ed il tributarista.

L’opera è divisa in sezioni per categorie: una parte generale, quindi la firma digitale, la posta elettronica certificata, le notificazioni in proprio a mezzo PEC e quindi il processo telematico vero e proprio, una sezione per le consultazioni fascicoli ed una per i depositi telematici. Una sezione è dedicata alle udienze e mediazioni online.

È da considerarsi un manuale di riferimento da tenere a portata di mano a fianco della postazione informatica.

https://www.amazon.it/200-domande-sul-Processo-Telematico/dp/B09M2XQ7MP

Una copia esecutiva telematica non si nega a nessuno

In data 11 febbraio 2021 è stata emessa dal tribunale di Milano una circolare contenente le linee guida per il rilascio di formule esecutive per via telematica come disciplinato dal D.L. 137/2020.

L’efficacia decorre dal 15 febbraio c.a.. Non sono ammesse modalità di richiesta diverse da quelle telematiche ad eccezione delle parti o delle pubbliche amministrazioni per cui non vige l'obbligo di PCT.

Il testo è disponibile alla pagina: https://www.ordineavvocatimilano.it/it/news/tribunale-di-milano-linee-guida-per-il-rilascio-delle-formule-esecutive/p100-n929

Riassumo qui i punti essenziali per il deposito dell’istanza di richiesta delle copie.

-Nel fascicolo telematico in cui è presente il provvedimento in forma telematica di cui si chiede copia esecutiva, si effettua un deposito telematico di tipo “Istanza generica”,

-Nello spazio previsto per le comunicazioni alla cancelleria si deve perentoriamente scrivere “RICHIESTA FORMULA/COPIE ESECUTIVE”,

-L’atto principale consiste nell’istanza di richiesta copia in forma nativa digitale PDF. Nel caso di D.I. non esecutivo di cui si richiede anche l’emissione di formula esecutiva, si allega la scansione del decreto notificato con relata e prove di notifica con attestazione di conformità in un unico PDF; per le procedure di rilascio si allega in unico PDF l’atto introduttivo con relata, prove di notifica, provvedimento di convalida con attestazione di conformità. Eventualmente anche la procura alle liti.

-Durante il periodo emergenziale sanitario non sono dovuti i diritti di copia per copie telematiche (Circolare Ministero della Giustizia del 4 febbraio 2021),

-È opportuno segnalare l’avvenuta richiesta di copia esecutiva di sentenza all’ufficio sentenze anche via email all’indirizzo: sentenzeciv.tribunale.milano@giustizia.it

A seguito dell’istanza il cancelliere deposita nello stesso fascicolo telematico la copia munita di formula esecutiva in formato PDF sottoscritto digitalmente munito di formula ex art. 475 c.p.c. ed indicazione della parte a favore della quale è avvenuta l’emissione.

La copia così emessa costituisce l’originale unico.

Il difensore ne estrae copia analogica (cartacea) apponendo l’attestazione di conformità, ottenendo così il titolo ex art. 476 c.1 c.p.c.

La formula indicata in circolare è la seguente, per la prima copia/originale unico:

Il sottoscritto Avv. ……… ……… nella sua qualità di difensore di …………. ……….. C.F./P.I. …… con sede/residente in ………. ai sensi e per gli effetti dell’art 16bis, co. 9bis D.L. 179/2012, come modificato dal 90/2014 convertito in Legge 114/2014, attesta che la presente copia del provvedimento RGN ……. del giudice dott. ……. emesso in data ……. e spedito in forma esecutiva in data ……. è conforme all’originale informatico contenuto nel fascicolo informatico relativo al procedimento RG ……. dal quale è stata estratta. Dichiara altresì, sotto la propria responsabilità, che la presente è la sola copia spedita in forma esecutiva che intende azionare ex art. 476, comma 1, c.p.c.

Per ulteriori copie:

Il sottoscritto Avv. ……… ……… nella sua qualità di difensore di …………. ……….. C.F./P.I. …… con sede/residente in ………. ai sensi e per gli effetti dell’art 16bis, co. 9bis D.L. 179/2012, come modificato dal 90/2014 convertito in Legge 114/2014, attesta che la presente copia del provvedimento RGN ……. del giudice dott. ……. emesso in data ……. e spedito in forma esecutiva in data ……. è conforme all’originale informatico contenuto nel fascicolo informatico relativo al procedimento RG ……. dal quale è stata estratta.  

Usa il mio generatore di attestazioni di conformità: intuitivo e completo: https://www.analizzatore-pct.it/attestazioni.php

Richiesta di seconda emissione di copia esecutiva

Il difensore può attestare personalmente la conformità di ulteriori copie conformi alla copia esecutiva senza pagamento di diritti, ma rimane il divieto di azionare più di una copia esecutiva.

In caso di necessità di una seconda copia esecutiva, deve essere effettuata una nuova richiesta di emissione di formula telematica con istanza rivolta al presidente del Tribunale, unitamente all’eventuale denuncia di smarrimento o altra documentazione oppure, in caso di errore nel primo provvedimento istanza di correzione corredata di copia del provvedimento errato e versione corretta.

In questo deposito deve essere indicata nelle note per il cancelliere la dizione “RICHIESTA SECONDA COPIA ESECUTIVA”.

Nell’attestazione di conformità predisposta dal difensore deve essere indicato che trattasi di seconda copia esecutiva.

Crash Mozilla Firefox versione 84 con dispositivo di firma digitale

Il browser Mozilla Firefox versione 84, rilasciato a dicembre 2020, presenta un grave malfunzionamento se abbinato al driver per le carte CNS di firma digitale: all'apertura il programma va in crash, si blocca in modo inaspettato e non c'è modo di aprirlo.

Il problema si presenta con tutti i sistemi operativi: MS Windows, Apple OsX e GNU/Linux.

Il difetto è già stato segnalato come bug a Mozilla.

A problema conclamato, le soluzioni possibili, in attesa che venga rilasciata una versione corretta, sono le seguenti:
1. utilizzare, almeno temporaneamente, un browser differente per esempio Google Chrome o Microsoft Edge,
2. avviare Firefox in modalità provvisoria. In Windows può essere fatto tenendo premuto il tasto maiuscolo mentre si clicca sull'icona dell'applicazione; in questa modalità però non è possibile accedere ai siti che richiedono autenticazione mediante smartcard.

Per prevenire l'inconveniente, in Firefox è possibile disabilitare l'installazione automatica degli aggiornamenti. Per farlo andare nelle Opzioni → Generali → Aggiornamenti di Firefox→ Consenti a Firefox di → Controllare la disponibilità di aggiornamenti ma permettere all’utente di scegliere se installarli.

AGGIORNAMENTO del 22/12/2020:

Il problema è stato risolto con il rilascio della versione 84.0.1

Non va più Google !

Oggi, 14 dicembre 2020, diversi clienti mi hanno contattato per chiedermi aiuto in quanto non riuscivano più ad accedere a gmail. Al terzo contatto ho ovviamente compreso che il problema era generalizzato (secondo un vecchio adagio due sono una coincidenza). per cui mi è poi venuto in mente un vecchio fumetto di Zerocalcare, riguardante il problema della comunicazione tra generazioni e in generale tra utenti e tecnici. Già all'epoca della lettura aveva trovato tutta la mia comprensione:

Per una volta ha ragione la madre, effettivamente Google non funziona :)

https://www.corriere.it/tecnologia/20_dicembre_14/google-down-torna-virale-vecchio-fumetto-zerocalcare-89cc00d6-3e20-11eb-9065-1ec87c08befd.shtml

Problemi di accesso al PST

Nel periodo in cui scrivo questo articolo (settembre 2020) si stanno manifestando alcuni problemi di accesso ad alcuni siti web, in particolare all’area autenticata del Portale dei Servizi Telematico del Ministero della Giustizia.

L’accesso al portale viene negato e si ottiene un errore del tipo “Connessione sicura non riuscita” con codice di errore “SSL_ERROR_UNSUPPORTED_VERSION”. Il fatto si manifesta normalmente dopo avere effettuato un aggiornamento di versione del browser utilizzato (Mozilla Firefox, Google Chrome ecc).

Questo è causato dal fatto che nei recenti browser viene invitato l’utente ad utilizzare gli standard di sicurezza più aggiornati, disabilitando il funzionamento di questi siti che ancora non si sono adeguati ai nuovi livelli di sicurezza contro intercettazioni ed accessi abusivi.

Nello specifico del PST, questo sito utilizza un protocollo di autenticazione chiamato TLS 1.1, considerato obsoleto. Il protocollo più recente richiesto è alla versione 1.2.

Fino a quando il sito non procederà all’aggiornamento l’errore persisterà. In via temporanea e nella consapevolezza di correre un maggior rischio di sicurezza, è possibile aggirare il problema.

Soluzione

Se nella stessa pagina dell’errore è presente un tasto “Attiva TLS 1.0 e 1.1” è sufficiente cliccarlo.

In alternativa, in Mozilla Firefox è possibile disattivare il messaggio di errore dalla pagina di configurazione avanzata del programma. Eseguire i passaggi seguenti solo se si accetta il rischio di poter causare malfunzionamenti al programma:

-nella barra dei menu digitare “About:config”

-appare una scritta “Procedere con cautela. La modifica delle impostazioni avanzate di configurazione può compromettere le prestazioni e la sicurezza di Firefox.”

-cliccare “Accetto il rischio e continua”

-nella barra apparsa con scritto “cerca nome preferenza” digitare “TLS”

-individuare la voce “security.tls.enabled-deprecated”

-farci doppio click per cambiare lo stato da false e true

-chiudere la finestra e ora l’accesso ai siti meno sicuri è abilitato, ma ripristinare lo stato di maggior sicurezza prima possibile.

 

Approfondimenti

Pagina di annuncio per Firefox (in inglese): https://hacks.mozilla.org/2020/02/its-the-boot-for-tls-1-0-and-tls-1-1/

Pagina di annuncio per Chrome (in inglese): https://security.googleblog.com/2018/10/modernizing-transport-security.html

Mi si è ristretto il PDF !

Un problema quotidiano che può capitare nella procedura di deposito nel Processo Telematico è quello della necessità di ridurre la dimensione dei file allegati per rientrare nella dimensione di una unica busta da 30MB (Megabyte).

Spesso c'è la tentazione di sottoporre il file PDF ad una compressione ZIP, ma il tentativo spesso dà scarsi risultati (ciò dipende dal fatto che la compressione ZIP è pensata per altri scopi, non è adatta per le immagini, che richiedono algoritmi di compressione specifici).

Ecco alcuni suggerimenti su come agire:

Se il documento da allegare è in originale cartaceo, occorre per prima cosa ottimizzare la scansione dalla carta per ridurre la dimensione del file senza perdere significativamente qualità dell’immagine ottenuta. Spesso in realtà è accettabile anche una sensibile degradazione di qualità, ad esempio se abbiamo a che fare con un contatto scritto a caratteri grandi. Una perdita minore si potrà accettare con una fitta tabella contabile.

Ottimizzare la scansione

Per ottimizzare l’esito di una scansione si può agire su tre parametri, anche contemporaneamente:

1) risoluzione di scansione, espressa in punti per pollice (DPI). Questo valore spesso è impostato per valore predefinito a 200 o più DPI, ma può essere efficacemente ridotto a 150 o 100 senza gravi esiti. Anche un valore di 75 può risultare tollerabile in casi estremi.

2) Colore o scala di grigi. Le informazioni necessarie per descrivere una immagine a colori sono molto maggiori rispetto ad una immagine in bianco e nero. Se non c'è necessità di avere una resa a colori del documento, si può impostare il tipo “Scala di grigi” tra i parametri di scansione.

Esiste anche il livello “Bianco e nero”, ma questo può risultare in un taglio totale nei mezzi toni, con perdita ad esempio dei timbri o delle annotazioni a penna blu.

3) fatture di compressione PDF. Quando viene salvato il file PDF, il software di scansione applica una compressione informatica. È possibile regolare il rapporto tra qualità e fattore di riduzione a piacere. È opportuno fare delle prove per individuare il fattore ottimale per il proprio sistema informatico.

Evitare la scansione laddove possibile

La cosa migliore è, se possibile, utilizzare file nativamente digitali.

Mi capita spesso di vedere visure camerali, email, siti web, ricevute PEC che vengono prima stampate e poi scansionate per il deposito. Non va bene. Se in origine il dato è digitale, deve essere acquisito già nativamente in PDF.

Le visure camerali ad esempio sono già nativamente PDF, peraltro contenenti la firma digitale dell’ente rilasciante.

Per email web, PEC è opportuno usare software di conversione in PDF, quali:

1) lo strumento di stampa virtuale PDF già incluso in Windows 10;

2) il software PDF Creator (https://www.pdfforge.org/pdfcreator) o altri simili gratuitamente scaricabili.

PDF già esistenti

Spesso il documento è disponibile già nel formato digitale PDF, perché arriva dal cliente o è stato scaricato online.

In questi casi è ancora possibile tentare una compressione se il file è voluminoso.

La possibilità di comprimere un file dipende dalla quantità di dati che contiene, in particolare dalla sua “complessità”. Un file contenente molto “rumore”, cioè macchie tipiche della fotocopiatura ripetuta più volte, generano file più pesanti a parità di numero di pagine. Un file è indicativamente troppo pesante se richiede oltre qualche centinaio di KiloByte a pagina.

Metodi per ridurre un PDF (gratis):

1) utilizzare un software di stampa virtuale, quale PDF Creator. Tra le opzioni di conversione del programma è possibile definire alcuni parametri, tra cui il “Ricampionamento”, per cui vale lo stesso discorso fatto per la 'risoluzione' al capitolo precedente;

2) utilizzare un servizio online quale l’ottimo www.ilovepdf.com (sezione compress PDF, il sito è in inglese);

3) per gli utenti del sistema operativo GNU/Linux si possono usare vari comandi da terminale, ad esempio la doppia conversione da PDF a PS e viceversa con pdf2ps e ps2pdf.

Se una volta ridotti i PDF il peso totale supera la dimensione accettabile per una busta si potrà procedere con un deposito multiplo. Si tenga presente che per rientrare in una bosta da 30MB il totale de file deve indicativamente non superare di molto i 20MB.

 

Gli utenti Apple Mac possono da Anteprima dare il comando Esporta nel menu File, quindi selezionare il formato PDF e nel menu a tendina Filtro quartz scegliere la voce Riduci dimensioni file.

PDF singolarmente troppo grandi

Se il singolo file è di per se eccessivo (oltre 20 MB) anche dopo la compressione, l’unica possibilità rimanente è quella di suddividere il file in più parti ed effettuare depositi in buste separate:

1) utilizzando il già citato PDF Creator, che in fase di stampa consente di specificare un intervallo di pagine, esattamente come se si stampasse su carta. Si può quindi dividere il file originale a piacere;

2) utilizzando il (anche già citato) sito www.ilovepdf.com che offre molti strumenti per manipolare i file PDF.

Controllare la scadenza della PEC Sicurezzapostale di Namirial SpA

Per verificare la scadenza della Sua Casella di Posta Elettronica Certificata Namirial Sicurezzapostale, ad esempio quella terminante per milano.pecavvocati.it, deve andare sul link web indicato di seguito ed entrare utilizzando le stesse credenziali di posta elettronica certificata. È possibile eventualmente procedere al rinnovo della stessa.

https://adesione.sicurezzapostale.it/PRIVATI/

 

Prova ora l'analizzatore gratuito degli allegati. Previeni le eccezioni: https://gualmini-pct.blogspot.com/2021/06/e-arrivato-lanalizzatore.html

 

 

Guida al PCT con Console

PCT con SLpct gratuito

Guida alla firma digitale

2020: Odissea nelle Consolle

In seguito alla risoluzione della convenzione tra gli Ordini Avvocati Lombardi e la società Open Dot Com (Avviso1, Avviso2) si pone il dilemma: continuare ad usare Consolle Avvocato™ oppure utilizzare il nuovo sistema gratuito “PCT Enterprise” offerto dagli Ordini?

Il nuovo prodotto ha le funzioni minime necessarie e l’interfaccia è semplice ed intuitiva.

Confrontiamo i pro e contro delle due opzioni.

1) Continuare ad usare la Consolle Avvocato™:

+ Continuità di servizio;

+ Mantenimento dell’archivio;

+ Esperienza d’uso consolidata;
+ Funzionamento anche senza connessione ad Internet per la gestione dei fascicoli locali;

- Costo annuale (un canone per ciascun Avvocato, indipendentemente dalle postazioni installate)

2) Usare il nuovo servizio PCT Enterprise ( https://pcte.unionelombardaordiniforensi.it )

+ Gratuito;

+ Supporto ufficiale da parte degli Ordini;

+ È una applicazione basata sul Web, per cui non occorre installare il software principale sul computer e l’archivio fascicoli è lo stesso su tutti i computer da cui si accede;

+ È utilizzabile con qualunque indirizzo di Posta Certificata;

+ Potenzialmente utilizzabile anche su dispositivi mobili;

- Necessaria la formazione sul nuovo sistema;

- Occorre ricostruire l’archivio dei fascicoli locali;

- Mancano utility accessorie quali la richiesta di certificati anagrafici del comune di Milano e la sincronizzazione dell’agenda;

È possibile mantenere contemporaneamente i due sistemi, non ci sono controindicazioni.

Questa è la soluzione che secondo me permette eventualmente una migrazione serena verso il nuovo sistema.

Per coloro che fanno un utilizzo intenso della Consolle ed hanno un archivio importante può essere vantaggioso continuare ad utilizzare la precedente Consolle, mentre per utilizzatori occasionali il nuovo sistema può essere adeguato.

Sono a disposizione per aiutare nell’attivazione del nuovo sistema PCT Enterprise, configurazione del dispositivo di firma digitale e formazione all’uso.

Il mistero dell’aggiornamento alla Consolle Avvocato 3.38.0 e i fascicoli scomparsi

Se dopo avere aggiornato la Consolle Avvocato alla versione 3.38.0 o successive sembra che siano scomparsi quasi tutti i fascicoli telematici locali, niente panico: non è così come sembra!

Da questa versione di Consolle è stata introdotta l’organizzazione per pagine dell’archivio fascicoli.
Immediatamente al di sotto dell’elenco è presente una nuova barra strumenti contenente i comandi “Pagina < 1 > di 1 Numero di elementi: 5”:

Vengono visualizzati solamente 5 fascicoli per pagina ed è necessario scorrere avanti/indietro tra le pagine per vedere l’intero elenco. È anche possibile aumentare il numero di fascicoli mostrati per ogni pagina fino a 500.

Corollario:

Ormai da diverse versioni di Consolle è anche stata introdotta una funzione di “archiviazione” dei fascicoli, che consente di nascondere dall’elenco i procedimenti non più attuali senza cancellarli.
La funzione è attivabile per mezzo del tasto “Archivia” presente nella barra superiore e il Filtro “Archiviato” nell’intestazione delle colonne.

Domande e risposte sulla fatturazione elettronica

1. Che cos’è la fattura elettronica ?

La fattura elettronica è un documento nativo digitale formato, trasmesso e conservato secondo Legge, contenente i dati fiscali minimi previsti per la fattura ordinaria (L. 633/72) e il riferimento del destinatario per l’inoltro informatizzato.

Il documento consiste in un file in formato XML. Si tratta di un formato pensato per strutturare i dati in una forma interpretabile meccanicamente dai sistemi informatici con accuratezza ed affidabilità, anche sul lungo periodo. Per contro tale formato è poco chiaro per un lettore umano.

Il file deve necessariamente essere trasmesso dall’emittente al cessionario attraverso il “Sistema di Interscambio” (SdI), piattaforma appositamente predisposta dall’Agenzia delle Entrate (AdE), e successivamente conservato in un sistema informatico conforme alle specifiche di Legge.

Documenti emessi, trasmessi o conservati in forme non ammesse, oppure fatture emesse in forma non elettronica sono considerate inesistenti.

Riferimento normativo: Decreto Legislativo n. 127 del 5 agosto 2015

(http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2015/08/18/15G00143/sg)

2. Chi è tenuto ad emetterla ?

A partire dal 1 gennaio 2019 tutti i soggetti titolari di partita Iva residenti, stabiliti o identificati in Italia sono tenuti all’emissione della fattura in forma elettronica, verso qualunque soggetto, titolare o meno di partita Iva.

Sono esonerati i soggetti in regime di vantaggio o in regime forfettario, che possono aderire volontariamente.

3. Quali requisiti tecnici occorrono ?

Per poter emettere fatture elettroniche occorre sottoscrivere un servizio telematico apposito. Il principale è quello direttamente offerto dall’Agenzia delle Entrate: (https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/aree+tematiche/fatturazione+elettronica)

In alternativa si possono utilizzare servizi offerti da privati tra cui Aruba, Opendotcom, Inforcert, e molti altri.

Per realtà più grandi, quindi con emissione importante di documenti, viene solitamente integrata la funzionalità nei sistemi gestionali aziendali.

4. Quali dati occorre richiedere oltre a quelli tradizionali ?

Per identificarsi come soggetto abilitato alla fatturazione elettronica le aziende, accreditandosi presso l’AdE, possono dotarsi di un “Codice destinatario” alfanumerico (sia lettere che numeri) di sette cifre (ID o SID).

In alternativa, per PMI e professionisti è più semplice utilizzare, al posto del codice identificativo, l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata.
È  possibile utilizzare un codice SID condiviso, ad esempio un commercialista può fornire a tutti i suoi clienti un codice unico a cui far inviare le fatture. Il sistema informatico dello studio provvederà poi a smistarle in base al codice fiscale.

Uno di questi due dati, ID o PEC, deve essere comunicato dal soggetto destinatario al soggetto emittente la fattura, in aggiunta ai dati fiscali tradizionali.

Nel caso il destinatario sia una Pubblica amministrazione, si dovrà reperire un codice identificativo speciale di sei cifre. La procedura di emissione in questo caso ha alcune differenze rispetto alla fatturazione tra privati.

5. Come si forma ?

Per formare il file XML costituente la fattura si può procedere con differenti modalità:

A) Utilizzando un’applicazione web ovvero un servizio online in cui compilare i campi predisposti. Il file generato può essere scaricato sul computer o, se prevista la funzione, inviato direttamente al SdI.

Esistono vari servizi online, oltre a quello dell’AdE: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Segnalo in particolare quella sul sito Andreani: https://www.avvocatoandreani.it/servizi/fattura-elettronica-avvocati.php

B) Utilizzando un programma specifico per redazione fattura installato sul proprio computer o una app per smartphone. Dal sito AdE è scaricabile un programma: https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettivi/software+compilazione+fattura+elettronica

C) Esportando il file dal software gestionale

6. Come si invia ?

Una volta che il file XML è stato generato, questo deve essere inviato al SdI il quale a sua volta lo recapita al destinatario finale.

Le modalità di invio possibili sono:

A) Invio diretto dall’interno dell’applicazione web di compilazione, ove previsto.

B) Caricamento del file attraverso la piattaforma informatica dell’AdE o altre private.

C) Invio del file XML allegato ad una PEC all’indirizzo del SdI.

D) Trasmissione attraverso canali informatici dedicati per utenti accreditati presso l’AdE. Questi sistemi richiedono infrastrutture informatiche specifiche e sono vantaggiose per grossi soggetti emittenti.

Una volta ricevuto il file, il SdI ne effettua un controllo per verificare la presenza dei dati fiscali minimi, l’esistenza della partita Iva o C.F. del destinatario, che sia indicato il codice identificativo del destinatario oppure la PEC, che i calcoli siano corretti, quindi restituisce al mittente una ricevuta di accettazione oppure di scarto.

Successivamente, in caso di esito positivo, il file viene trasmesso al destinatario all’indirizzo PEC da questi preventivamente segnalato al SdI o, in mancanza di questo, all’indirizzo PEC inserito nella fattura da parte del mittente.

Se la fattura non può essere consegnata, il sistema invia al mittente un avviso di mancata consegna. È importante in questo caso segnalare al destinatario che un duplicato della fattura è comunque messo a sua disposizione nella sua area riservata del sito dell’AdE.

7. Come si riceve ?

Se il destinatario ha preventivamente comunicato il proprio indirizzo PEC al SdI, la fattura viene spedita automaticamente a quell’indirizzo. È per questo opportuno registrare l’indirizzo PEC a cui si desidera ricevere la fattura sul portale del SdI.

In alternativa la fattura arriverà all’indirizzo PEC comunicato all’emittente della fattura o corrispondente all'ID del canale accreditato, per chi lo ha attivato.

In subordine, se non si è comunicato alcun indirizzo PEC (es. soggetti privi di Partita Iva) la fattura sarà disponibile per lo scaricamento sul sito dell’AdE, all’interno dell’area privata del destinatario della fattura, identificato dal codice fiscale esposto sulla stessa.

8. Dove si conserva ?

Come detto inizialmente, il documento elettronico in formato XML deve essere conservato secondo precise modalità tecniche, sia da parte dell’inviante che da parte del ricevente. Non è sufficiente mantenere una copia del file sul proprio computer.

Nella pratica, per le realtà medio piccole, conviene utilizzare un servizio di conservazione sostitutivo offerto da terzi, ad esempio dal proprio commercialista. I tempi di conservazione sono definiti contrattualmente: occorre valutare se il fornitore garantisce un periodo di 10 anni.

Anche l’AdE offre un servizio di conservazione, peraltro gratuito e della durata di 15 anni.

Il servizio di conservazione deve essere attivato previa sottoscrizione digitale di un accordo di servizio. È importante attivarsi al più presto per poter conservare regolarmente tutti i documenti inviati e ricevuti.

9. Come consultare l’archivio delle fatture emesse e ricevute ?

Il servizio di conservazione mette a disposizione strumenti per visionare, scaricare, leggere in formato chiaro le fatture presenti. È anche possibile scaricare copia dei file XML e visualizzarli sul proprio computer.

10. È possibile stampare su carta la fattura ?

La risposta rigorosa è: no. La fattura elettronica è un file immateriale che non può essere reso su carta. Eventuali controlli fiscali richiederanno l’accesso ai file XML presenti sul sistema di conservazione che si è scelto.

È possibile solo trasporre le informazioni contenute nella fattura in un formato leggibile e stampabile (es. PDF), anche se il risultato non ha alcuna validità legale ma è solo una nota per uso interno. All’interno del SdI è disponibile una funzione per trasformare il file XML in un formato PDF scaricabile e stampabile, ma esistono anche strumenti online di altri sviluppatori che realizzano questa funzione.

11. Va emessa anche verso consumatori finali non titolari di partita Iva ?

Si, l’obbligo di emissione in forma elettronica vale anche verso le persone fisiche non titolari di Partita Iva.

Il privato non titolare IVA non è tenuto ad avere un indirizzo PEC, pertanto non è possibile indicare al SdI un recapito telematico, e non è possibile inoltrare direttamente la fattura al destinatario.

Questa rimane a disposizione per lo scaricamento nell’area riservata al destinatario del sito dell’AdE. È opportuno che il soggetto emittente avvisi il destinatario dell’incombenza fornendo le istruzioni necessarie.

12. In caso di errore di emissione ?

Se la fattura viene respinta dal SdI con ricevuta di scarto, è necessario riemettere il documento corretto utilizzando lo stesso numero e data fattura ma differente nome file e progressivo di invio.

Dal momento invece che la fattura è accettata dal SdI, essa non è revocabile. Per sanare eventuali errori quali destinatario, importi, indicazioni beni ecc. è necessario emettere nota di credito elettronica ed eventuale nuova fattura corretta.

13. Quali vantaggi sono previsti per l’azienda o per il professionista ?

Oltre ai vantaggi per il Fisco sul fronte antievasione, sono previste agevolazioni anche per il contribuente. Gli operatori in contabilità semplificata sono esonerati dalla tenuta dei registri Iva, per tutti, a determinate condizioni, sono ridotti i termini di accertamento fiscale a due anni. Viene abolito lo spesometro.

Ci sono anche vantaggi pratici: non è più necessario portare fisicamente le fatture attive e passive al commercialista, il quale potrà scaricarle direttamente dal cassetto fiscale del contribuente delegante.

Le fatture passive ricevute hanno formato standardizzato e diventa più semplice caricarle nel sistema gestionale, anche in modo semiautomatico.

14. In quali nazioni esiste ?

La fatturazione elettronica è prevista su basi normative di livello europeo.

Diversi Paesi europei hanno introdotto o stanno introducendo progressivamente la fatturazione elettronica, tra cui: Austria, Belgio, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Lituania, Paesi Bassi, Repubblica ceca, Slovenia, Spagna, Svezia.

Anche in alcuni Paesi extraeuropei, soprattutto in sud America, è in fase di introduzione.

https://www.agendadigitale.eu/documenti/la-fatturazione-elettronica-in-europa-e-nel-mondo-il-confronto/

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eInvoicing+in+each+member+state

15. Quale servizio scegliere ?

Prima di scegliere il servizio da utilizzare è opportuno fare una valutazione e decidere come approcciarsi alla fatturazione elettronica. Ci sono infatti varie possibilità:

A. Utilizzo di software gestionale con funzionalità integrate di fatturazione elettronica. È la soluzione ovvia per chi già utilizza sistemi gestionali, tipicamente aziende e studi medio-grandi. Comporta importanti costi fissi di impianto e formazione.

B. Affidamento a terzi, quali il proprio commercialista oppure servizi commerciali reperibili anche online. È una soluzione molto comoda in quanto è sufficiente fornire i dati del cliente e il prospetto di calcolo per delegare completamente l’emissione, trasmissione e conservazione della fattura. Comporta costi significativi per singola fattura ma soprattutto limita il controllo diretto sul quadro generale di fatturazione.

C. Utilizzo di sistemi di emissione fattura online. Richiede l’apprendimento all’uso da parte dell’utente e tempo da dedicare all’immissione dei dati, controllo e gestione del flusso di ogni singolo documento. Per contro riduce al minimo le spese, azzerandole nel caso di utilizzo del sistema proposto dall’AdE. Particolarmente consigliabile per chi emette un numero limitato di fatture e vuole avere sotto controllo la gestione.

16. Quali servizi offro al proposito?

Grazie alla mia esperienza nel settore informatico verso la Pubblica Amministrazione, sono in grado di offrire servizi di formazione e consulenza tecnica anche sulla fatturazione elettronica tra privati e verso pubbliche amministrazioni.

In particolare mi propongo di supportare gli utenti che desiderano utilizzare la terza opzione -Utilizzo di sistemi di emissione fattura online-, perché hanno un volume di fatturazione modesto e preferiscono gestirlo internamente allo studio, limitando i costi. Offro formazione e consulenza tecnica informatica sull’utilizzo dei sistemi informatico dell’AdE e diversi servizi commerciali disponibili.