La tempesta: quando scade la chiavetta di firma digitale

La chiavetta di firma digitale ha una scadenza, o meglio, i certificati ivi contenuti hanno una scadenza, che solitamente è di tre anni dall’attivazione. Preciso che la cosiddetta chiavetta, anche detta “token”, contiene al suo interno due certificati digitali: uno di autenticazione, che consente di accedere alla consultazione dei fascicoli, ed uno di firma digitale, che permette di sottoscrivere sia gli atti che la busta di deposito telematico.

La chiavetta di firma è quindi necessaria per accedere alla consultazione dei fascicoli, ed è indispensabile sia nell’ambito civile che amministrativo che tributario.

Dopo la scadenza la chiavetta diventa inservibile, ovvero, di fatto non è più possibile operare in ambito giudiziario.

Preciso che la Posta Elettronica Certificata è del tutto indipendente dalla firma digitale, per cui si continueranno a ricevere le comunicazioni di cancelleria anche a certificati scaduti.

Conoscere la scadenza

In Consolle Avvocato:

Accedere al menu “Configurazione” (ultima icona in basso nella colonna di sinistra), sezione “Certificati e smartcard”. Cliccare il tasto “verifica pin”, digitare il pin (il codice segreto numerico di otto cifre) quando richiesto.

Si aprirà una finestra riportante la data di scadenza dei certificati.

In alternativa si potrà utilizzare il software fornito dal produttore della chiavetta, secondo procedure variabili in base allo stesso.

In prossimità della scadenza dei certificati viene, di prassi, inviata una email di preavviso dall’ente erogatore all’indirizzo email comunicato al momento della sottoscrizione del contratto. Pertanto, nel caso l’indirizzo venga variato, è opportuno comunicare l’aggiornamento al fornitore.

Una volta nota la data di scadenza, consiglio caldamente di annotarla in agenda.

Solitamente è possibile rinnovare online, per un numero limitato di volte, i certificati di autenticazione e firma entro la data di scadenza. La procedura da seguire è fornita dall’ente erogatore. Superata la data di scadenza non è più possibile procedere al rinnovo dei certificati esistenti e si deve acquistare un nuovo supporto.

Come in mare: due di tutto

Chiedete ad un esperto navigatore: occorre il doppio di ogni cosa indispensabile. Anche nel caso della chiavetta di firma digitale è utile avere un secondo dispositivo, meglio se con date di scadenza differite, per avere una alternativa nel caso in cui la prima si guasti, vada persa, scada ecc.

Una seconda chiavetta può essere richiesta indipendentemente dalla prima all’ente convenzionato con il proprio Ordine, alla camera di commercio, ad enti privati autorizzati e a loro agenti.

Un’alternativa diffusa per garantire ridondanza è quella in cui due o più avvocati, ciascuno dotato di una propria chiavetta, sono co-delegati con firma disgiunta.