La
Consolle Avvocato offre un comodo strumento per inviare notificazioni
a mezzo PEC Ex L. 53/1994 art. 3bis, che agevola ed offre un certo
grado di controllo dei dati inseriti. Semplifica inoltre le
successive operazioni di documentazione dell’avvenuta notifica.
Ho
riassunto in questa pagina le procedure da seguire nel caso di tre
differenti categorie di documenti:
A)
Atti introduttivi propri nativi digitali
B)
Atti informatici estratti dal fascicolo telematico
C)
Scansioni di atti originali cartacei
Caso A: Atti
introduttivi nativamente digitali
Esempi
tipici sono l’atto di citazione ed il precetto.
-
Convertire
il file in formato PDF direttamente dal proprio programma di
videoscrittura;
-
se
occorre notificare anche la procura alle liti (cartacea), scansionare
il documento in PDF;
-
in
Consolle Avvocato andare nella sezione “Atti inviati e ricevuti”,
pagina “Notifiche in proprio (invio)”;
-
cliccare
il bottone “Nuova notifica” sulla destra. Si aprirà la finestra
di composizione della notifica;
-
compilare
il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
-
inserire
il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra
la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o
ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del
pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il
destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto
“Reginde” per inserire i dati, Ripetere per eventuali ulteriori
destinatari;
-
nella
sezione “Allegati” in basso a destra, con il tasto “Aggiungi”
allegare i file PDF da notificare (atto ed eventuale procura);
-
con
il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e
completare con tutti i dati necessari, in particolare:
-
avvocato
mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
-
dati
del cliente con codice fiscale,
-
dati
del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
-
descrizione
dell’atto notificato;
-
chiudere
la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
-
verificare
che i file da notificare e la relazione siano correttamente allegati
utilizzando il tasto “Verifica”;
-
spuntare
i file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. Il file PDF
dell’atto, la procura e la relata devono tutti essere firmati;
-
spuntare
la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.
Caso B: Atti
presenti nel fascicolo telematico
Tipicamente
si tratta di sentenze, decreti (non esecutivi), verbali di
fissazione, ecc
-
In
Consolle Avvocato accedere al fascicolo telematico, nella pagina
“Documenti”;
-
spuntare
le caselline in corrispondenza dell’atto o degli atti da
notificare (es. il ricorso ed il decreto);
-
cliccare
il bottone “Invio notifica”: si aprirà dopo un certo tempo la
finestra di composizione della notifica;
-
compilare
il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
-
inserire
il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra
la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o
ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del
pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il
destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto
“Reginde” per inserire i dati. Ripetere per eventuali ulteriori
destinatari;
-
con
il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e
completare con tutti i dati necessari, in particolare:
-
avvocato
mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
-
dati
del cliente con codice fiscale,
-
dati
del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
-
descrizione
dell’atto notificato (numero e data decreto / sentenza e
tribunale emittente)
-
paragrafo
di dichiarazione di pendenza, con ufficio giudiziario, sezione, N.
RG (i dati dovrebbero essere già parzialmente precompilati, tranne
la sezione, che va definita a mano);
-
chiudere
la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
-
verificare
che i file da notificare importati dal fascicolo e la relazione
siano correttamente allegati utilizzando il tasto “Verifica”;
-
spuntare
il file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. È
sufficiente firmare la sola relata, in quanto gli atti importati
automaticamente da Consolle sono in forma di duplicato, e pertanto
già firmati digitalmente in originale;
-
spuntare
la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.
NOTA:
la Consolle Avvocato estrae, ai fini della notifica, i duplicati
informatici degli atti. Se invece
si preferisce notificare
copie informatiche, è necessario preventivamente scaricare queste a
mano ed allegarle successivamente alla notifica. Sarà necessario in questo caso attestarne la conformità all’originale
informatico nella relazione di notifica. (si veda l’articolo:
Scaricare
la copia o il duplicato? )
Caso C:
Originali cartacei (analogici)
Esempio
frequente è il decreto ingiuntivo oppure una sentenza con formula
esecutiva (che è ancora apposta su originale cartaceo dalla
cancelleria). Altro esempio è il provvedimento del Giudice di Pace
emesso in forma cartacea.
-
Scansionare
l’atto o gli atti da notificare e salvare in formato file PDF;
-
in
Consolle Avvocato andare nella sezione “Atti inviati e ricevuti”,
pagina “Notifiche in proprio (invio)”;
-
cliccare
il tasto “Nuova notifica” sulla destra. Si aprirà la finestra
di composizione notifica;
-
compilare
il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
-
inserire
il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra
la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o
ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del
pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il
destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto
“Reginde” per inserire i dati. Ripetere per eventuali ulteriori
destinatari;
-
nella
sezione “Allegati” in basso a destra, con il tasto “Aggiungi”
allegare i file PDF scansionati;
-
con
il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e
completare con tutti i dati necessari, in particolare:
-
avvocato
mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
-
dati
del cliente con codice fiscale,
-
dati
del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
-
descrizione
dell’atto notificato,
-
paragrafo
di dichiarazione di pendenza, con ufficio giudiziario, sezione, N.
RG,
-
paragrafo
di attestazione di conformità all’originale per originale
cartaceo specificando, per ogni singolo file, il nome esatto del
file stesso (es. sentenza_1234_17.pdf) ed una sintetica descrizione
del contenuto (sentenza n. 1234/2017 del tribunale di Milano);
-
chiudere
la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
-
verificare
che i file da notificare e la relazione siano correttamente allegati
utilizzando il tasto “Verifica”;
-
spuntare
i file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. La relata
deve essere firmata, le copie scansionate non necessariamente;
-
spuntare
la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.
Prova della notifica
La prova di
avvenuta notifica consiste nella ricevuta di avvenuta consegna, in
formato file .eml o .msg. Tale file contiene al suo interno anche tutti
gli allegati al messaggio trasmesso, quindi anche la relazione di
notifica e contiene i certificati di firma degli enti gestori delle PEC
di mittente e destinatari, con data certa.
La prova di notifica andrà depositata telematicamente nel fascicolo telematico, tranne "Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell'atto notificato a norma dell'articolo 3-bis, l'avvocato estrae copia su supporto analogico ...." (Art. 9 c. 1bis L.53/94))
In Consolle Avvocato è possibile ottenere una copia PDF (quindi stampabile) della notifica andando nella sezione “Atti inviati e ricevuti”, pagina “Notifiche in proprio (invio)”:
-nella barra
superiore specificare l’intervallo di date tra cui la notifica è stata
fatta (se meno di un mese lasciare i valori predefiniti),
-cliccare “Cerca”,
-selezionare la riga corrispondente alla notifica di interesse,
-cliccare il tasto “Stampa certificazione” presente nella colonna a destra,
-salvare e/o
stampare il PDF, che contiene il messaggio inviato, tutti gli allegati
compresa la relazione, la ricevuta di accettazione e la/le ricevute di
consegna (una per ogni destinatario).
Per depositare invece telematicamente, si dovrà utilizzare
come atto principale l’atto di citazione oppure una nota di deposito e
gli allegati saranno la ricevuta di accettazione (RAC) e le ricevute di
consegna (RDAC, una per ogni destinatario). Allegare anche una “copia di
cortesia” del PDF di certificazione poc'anzi descritto può agevolare il
Giudice meno avvezzo all'informatica.
Quelle sopra
esposte sono indicazioni sommarie, con scopo esemplificativo e di
pro-memoria. La correttezza della specifica notifica deve essere
verificata dell’Avvocato, che deve documentarsi sulle norme e procedure,
ed è responsabile della corretta esecuzione della stessa.
Art. 3-bis L 53-1994
1.
La notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta
elettronica certificata all'indirizzo risultante da pubblici elenchi,
nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la
sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti
informatici. La notificazione può essere eseguita esclusivamente
utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata del
notificante risultante da pubblici elenchi.
2.
Quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento
informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica
dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità
con le modalità previste dall'articolo 16-undecies del decreto-legge
18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge
17 dicembre 2012, n. 221. La notifica si esegue mediante allegazione
dell'atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica
certificata.
3.
La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento
in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista
dall'articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica
11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui
viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista
dall'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica
11 febbraio 2005, n. 68.
4.
Il messaggio deve indicare nell'oggetto la dizione: «notificazione
ai sensi della legge n. 53 del 1994».
5.
L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento
informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al
messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve
contenere:
a)
il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;
b)
gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio
dell'ordine nel cui albo è iscritto;
(Abrogato)
c)
il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice
fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
d)
il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del
destinatario;
e)
l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene
notificato;
f)
l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato
estratto;
g)
l'attestazione di conformità di cui al comma 2.
6.
Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve,
inoltre, essere indicato l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero
e l'anno di ruolo.
CSM: notifiche telematiche eseguite dagli avvocati