L'area web per il perfezionamento delle notifiche telematiche

Introdotta dalla riforma Cartabia del 2022, l’area web per il deposito delle notifiche è diventata operativa  il 26 novembre 2024 in seguito alla pubblicazione delle specifiche tecniche del c.d. correttivo Cartabia.

Il suo utilizzo è disciplinato dall’art. 3-ter, co. 2 della Legge 53/1994 che prevede:

“Se la notificazione di cui al comma 1 non può essere eseguita o non ha esito positivo per causa imputabile al destinatario, l'avvocato la esegue mediante inserimento dell'atto da notificare nel portale dei servizi telematici gestito dal Ministero della giustizia, unitamente ad una dichiarazione sulla sussistenza dei presupposti per l'inserimento, all'interno di un'area riservata collegata al codice fiscale del destinatario e generata dal portale. La notificazione si ha per eseguita, per il destinatario, nel decimo giorno successivo a quello in cui è compiuto l'inserimento ovvero, se anteriore, nella data in cui egli accede all'area riservata.”

I casi previsti dal comma 1, per cui l’avvocato è obbligato ad eseguire la notifica in proprio a mezzo PEC, sono:

a) Soggetti obbligati per legge a dotarsi di un indirizzo PEC iscritto in un pubblico elenco,

b) Soggetti che hanno volontariamente iscritto un indirizzo PEC nel pubblico elenco dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all'iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese, quindi gli iscritti all’INAD.

Le cause di esito negativo per cause imputabili al destinatario sono:

a) Casella PEC piena e quindi non in grado di ricevere alcun ulteriore messaggio,

b) Casella PEC inesistente perché non rinnovata dopo la scadenza o mai attivata,

c) Indirizzo iscritto in pubblici registri di tipo email ordinaria e non PEC, quindi non in grado di ricevere messaggi certificati e/o generare la ricevuta di consegna,

d) Indirizzo PEC non inserito in alcun registro pubblico per soggetto tenuto a farlo.

Nei primi tre casi, in seguito all'invio della notifica, si ottiene in risposta un messaggio di avviso di mancata consegna.

L’area web in pratica porta alla PEC il principio della giacenza della posta raccomandata, infatti trascorsi dieci giorni la pubblicazione in area web della notifica, anche in mancanza di visualizzazione da parte del destinatario, la stessa si perfeziona, ed il sistema informatico genera una certificazione scaricabile dal mittente.

Vediamo ora come procedere all'inserimento della notificazione nell'area web evidenziando quelle che ad oggi sono le criticità del sistema.

L’accesso all’area è possibile attraverso il Portale dei Servizi Telematici all'indirizzo: https://pst.giustizia.it, sezione Servizi, quindi Area Riservata (Accedi), ed autenticandosi con i mezzi previsti: SPID, Carta d’Identità Elettronica oppure CNS (la chiavetta di firma digitale comunemente utilizzata per il PCT).

Tra i servizi in area riservata, accedere a Area Notifiche Web – portale perfezionamento notifiche, al momento in fondo alla lista. 

La schermata dell’area si divide in tre sezioni, accessibili dalla barra superiore: 

-Notifiche non perfezionate, consente di cercare e visualizzare le notifiche precedentemente inserite, anche in qualità di soggetto notificato,

-Predisponi notifica, area per depositare le notifiche da parte dell’avvocato,

-Notifiche predisposte e certificazioni, elenca le notifiche depositate e consente di prelevare le certificazioni di perfezionamento o compiuta giacenza.

Attraverso la sezione Predisponi notifica si avvia il procedimento guidato di inserimento di una nuova notifica. Nella prima scheda si deve inserire:

1. il codice fiscale del destinatario,

2. un oggetto descrittivo, per esempio “Precetto Tizio”, “decreto ingiuntivo ACME Srl” ecc,

Nella seconda scheda si deve caricare un file contenente l’atto che si è tentato di notificare a mezzo PEC. È ammesso un unico file in formato PDF oppure EML con dimensione non superiore a 10 Megabyte. Non è ammesso il formato P7M, per cui non è possibile inserire atti sottoscritti in formato Cades, ma solamente Pades.

Si pone inoltre il dubbio di come allegare più file nel caso per esempio di Ricorso e Decreto ingiuntivo.

A mio avviso, poiché è accettato il formato EML, in questo campo si dovrebbe caricare il messaggio PEC inviato per la tentata notifica, il quale contiene tutti gli atti da notificare. Tale file può essere scaricato dalla sezione Posta inviata della webmail PEC, oppure dall'apposita funzione scarica messaggio inviato della Consolle Avvocato. Il destinatario potrà visualizzare il messaggio EML per mezzo del client di posta elettronica installato nel suo computer esattamente come se lo avesse ricevuto attraverso la casella PEC.

Si deve inoltre spuntare la casella di dichiarazione di sussistenza dei presupposti ex art. 3-ter 2 co. Legge 53/94.

Nella terza scheda si devono obbligatoriamente caricare la relata di notifica, presumibilmente la stessa predisposta per la notifica via PEC. Anche in questo caso non è ammesso il formato P7M per cui si deve firmare il file PDF in formato Pades. Eventualmente lo si può estrarre dal messaggio inviato, estrarre dal formato P7M e rifirmare in Pades.

Il secondo file richiesto è il messaggio PEC di avviso di mancata consegna in formato EML, che può essere scaricato dalla casella di posta certificata.

Facoltativamente possono essere allegati fino a tre file. Uno di questi potrebbe essere la stampa PDF del pubblico registro che dimostra la correttezza dell’indirizzo PEC verso cui la notifica è stata tentata.

L’ultima scheda presenta un riepilogo di quanto compilato fino ad ora dopodiché è sufficiente cliccare il bottone Crea notifica. Immediatamente viene restituito un numero di protocollo.

Da questo momento la notifica è depositata, ed il destinatario può visualizzarla accedendo con le stesse modalità descritte all'inizio alla sua area nel Portale dei Servizi Telematici, ed in questo caso la notifica si considera perfezionata il giorno dell’accesso. Diversamente, trascorsi dieci giorni si da la compita giacenza.

Per verificare l’esito, l’avvocato notificante può accedere all’area web e dalla scheda “Notifiche predisposte e certificazioni” può scaricare il documento di certificazione di avvenuta notifica, dove è specificato anche il tipo di perfezionamento, per accesso del destinatario o per compiuta giacenza. È anche possibile scaricare copia degli atti notificati.

Rimane al momento una criticità: il caso di indirizzo PEC non iscritto in un pubblico registro. In questa eventualità, indubbiamente imputabile al destinatario, l’area web non risulta utilizzabile poiché non è possibile fornire l’allegato EML obbligatorio di avviso di mancata consegna. 

VEDI ANCHE: promemoria per inviare notifiche mezzo PEC con Consolle Avvocati

È possibile apporre le attestazioni di conformità in calce dal 30 settembre 2024 ?

Stanno circolando in questo periodo voci secondo le quali con l’entrata in vigore delle nuove regole tecniche del PCT sarebbe possibile attestare la conformità degli atti solamente su file separato in formato PDF e nel caso delle notifiche telematiche, occorrerebbe allegare al messaggio PEC un ulteriore file dedicato alle attestazioni oltre alla relata.

La mia interpretazione, basata sulla lettura del regolamento e delle norme, che peraltro non hanno subito alcuna novellazione, è che nulla è cambiato rispetto al 29 settembre 2024, se non ché viene espressamente previsto il formato PDF.

Procediamo ad una analisi dettagliata:

L’articolo dibattuto è il 27 (Modalità dell'attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato):

“C. 1. Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF....”

L’articolo è stato corretto da una rettifica datata 16 settembre, quando l’estensore si è ricordato dell’abrogazione della norma citata in applicazione della riforma Cartabia:

“al comma 1 dell’articolo 27, dove è scritto: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212», leggasi: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile»”.

Il suddetto terzo comma dell’art. 196 undecies delle disposizioni attuative del c.p.c. dice:

“Nel caso previsto dal secondo comma, l'attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del direttore generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.”

Quindi a mio avviso la necessità di porre le attestazioni in un PDF, cosa già di prassi in precedenza, vale solo se si decide liberamente di apporla su file separato (...Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica ... ai sensi del terzo comma...) ma nulla proibisce di scegliere di attestare ai sensi del comma 2 che ammette l'attestazione in calce: 

"L'attestazione di conformità di una copia informatica è apposta nel medesimo documento informatico".

Inoltre l'art. 3.bis della L. 53/1994 rimane perfettamente in vigore e al comma 5. lettera g prevede che: “la relazione debba contenere.... l'attestazione di conformità di cui al comma 2”.

Il concetto è ribadito anche dal già citato art. 196 undecies c.p.c. disp. att. c. 3: “Se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione”.

Novità (poche) dal 30 settembre 2024

Con firma 2 agosto 2024 è stato pubblicato l’atteso provvedimento DGSIA con le nuove specifiche tecniche previste dall’art. 34 comma 1 del DM 44/2011 per il processo civile e penale.

L’efficacia del provvedimento decorre dal 30 settembre 2024 (art. 31).

Le novità tecniche che più influenzano (in positivo) l’attività quotidiana di deposito telematico civile sono:

    • Art. 16 c.1 lettera c - Possibilità di allegare file di tipo video nei formati MPEG2, MPEG4 e AVI con estensioni .mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg .avi.

    • Art. 16 c.1 lettera d - Possibilità di allegare alle buste di deposito telematico file di tipo audio, nello specifico nei formati: MP3, FLAC, audio RAW, Waveform Audio File Format, AIFF con estensioni rispettivamente .mp3 .raw .flac .wav .aiff, .aif

    • Art. 16 c.1 lettera b – Possibilità di allegare il formato di immagini diagnostiche mediche DICOM con estensione .dcm.

Sono state implementate alcune semplificazioni che agevolano le incombenze telematiche:

    • Art. 17 c.4 - La dimensione della busta telematica è aumentato a 60 MegaByte (rispetto ai precedenti 30). Ciò agevola l’invio di singoli file di dimensione maggiore.

    • Art. 17 c.9 – Viene limitata la necessità di accettazione manuale dei depositi da parte del cancelliere ai soli casi che presentano errori o anomalie. Alcuni depositi che precedentemente davano esito automatico positivo (c.d. pallino verde, sostanzialmente memorie e istanze) ora vengono automaticamente ed immediatamente inseriti all'interno del fascicolo, senza ulteriori interventi manuali. Solo in caso di esiti incerti (c.d. pallino giallo) è necessario attendere l'intervento di un operatore umano.

     • Art. 17 c.11 – La data di perfezionamento del deposito è anticipata alla data della ricevuta di accettazione, cosa salvifica in caso di problemi nell'invio della ricevuta di avvenuta consegna e in linea con quanto già avviene per le notifiche a mezzo PEC.

    • Art. 23 – È attivata (in via facoltativa) la procedura di richiesta di notifica di pignoramento con modalità telematiche presso gli UNEP.

Alcuni adeguamenti possono richiedere una  maggiore attenzione nelle prassi abituali adottate, in particolare:

    • Art. 22 – Quando le comunicazioni e notificazioni contengono dati personali sensibili, l’allegazione deve essere fatta per estratto, salvo poi permettere al destinatario di “effettuare il prelievo dell’atto integrale accedendo all'indirizzo (URL) contenuto nel suddetto messaggio di PEC di avviso”. Resta da capire con quale modalità

    • Art. 26 – Quando di deve procedere al deposito delle prove di avvenuta notifica telematica a mezzo di posta elettronica certificata, è necessario inserire nella busta sia l’atto notificato che le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna delle PEC, queste ultime in ragione di una per ogni destinatario. Viene espressamente chiesto di inserire gli estremi dei notificati nell'allegato tecnico XML, per cui si raccomanda di effettuare l’invio utilizzando l’apposita funzione prevista nel software di deposito.

    • Art. 27 – Quando si provvede all'attestazione di conformità degli atti su file separato, è richiesto che tale file sia di tipo PDF, che siano indicati i nomi dei file e una sintetica descrizione di ciascun file riferito, che il file PDF sia sottoscritto digitalmente in formato CADES oppure PADES e che sia allegato nella medesima busta di deposito o nella medesima PEC in caso di invio diretto. Nel caso di notifica ex. art. 3-bis L. 53/1994, l’attestazione deve essere inserita nella relata di notifica, come già avveniva in precedenza. Poiché questo articolo si riferisce all'attestazione su file separato prevista ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile*, dovrebbe rimanere possibile l’attestazione sul medesimo file come ammesso dal comma bis.

* = Nella prima stesura il riferimento era al comma ter dell’art. 16-undecies del D.L. 18 ottobre 2012 che in realtà è stato abrogato da tempo dalla “Riforma Cartabia”|, corretto con avviso pubblicato il 16/9/24.

Certificati anagrafici dall'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente

Da novembre 2023 non è più possibile estrarre certificati anagrafici attraverso le piattaforme precedentemente utilizzabili, tra cui le consolle.
Attualmente è possibile per gli Avvocati ottenere tali atti solamente attraverso il portale dell’ Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente – ANPR: www.anagrafenazionale.interno.it
La novità è stata determinata dalla nnecessità di prevenire abusi ed è regolata dal decreto del Ministero dell'Interno del 6 ottobre 2023 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 23 novembre 2023. Gli utilizzatori sono soggetti a precise limitazioni e controlli:

• l’accesso alla piattaforma, previa identificazione informatica con credenziali, è subordinato alla verifica automatica della permanenza nell’albo professionale presso il CNF,
  
• si possono emettere massimo 30 certificati al giorno,
  
• i certificati richiesti dall'avvocato sono rilasciati previa conferma da parte dell'avvocato dell'utilizzo per finalità connesse all'esecuzione del mandato professionale
  
• ogni sei mesi, tramite procedura automatizzata, l'ANPR estrae un campione di avvocati individuati prevalentemente tra quelli che hanno richiesto oltre cento certificati nel semestre …. per le verifiche in ordine alla sussistenza dei presupposti fissati,
  
• gli avvocati trattano i dati personali contenuti nei certificati ad essi rilasciati da ANPR, in qualità di autonomi titolari del trattamento, per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, nel rispetto delle regole deontologiche adottate dal Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento n. 512 del 19 dicembre 2018
  
• ANPR conserva fino ad un massimo di trentasei mesi le informazioni relative alle richieste effettuate dall'avvocato.
  

Per accedere alla piattaforma si può utilizzare lo SPID di livello 2 oppure la carta di identità elettronica (CIE) oppure la carta nazionale dei servizi (CNS). Quest’ultima funzione è inclusa nelle comuni chiavette di firma digitale utilizzate per il PCT.

Per richiedere il certificato è necessario indicare la data di conferimento del mandato relativo al procedimento nell'ambito del quale verrà utilizzato.

Il link per l’accesso ai servizi è il seguente:

https://www.anagrafenazionale.interno.it/accesso-avvocati/

 

Il polso del Processo Telematico del 2023

Come avviene da alcuni anni, ho predisposto il seguente elaborato grafico con le interruzioni del Processo Civile telematico. I dati su cui si basa sono le comunicazioni ufficiali del PST e di Servicematica.

I colori rappresentano il livello di gravità:
-Giallo per rallentamenti o malfunzionamenti temporanei,
-Arancione per interruzioni parziali di distretti o di servizi quali il PST, i pagamenti telematici, il portale vendite telematiche ecc,
-Rosso per interruzioni di ore o intere giornate su tutto il territorio nazionale.

L'anno è stato caratterizzato da poche interruzioni generali ma parecchi malfunzionamenti brevi infrasettimanali.