L'insostenibile leggerezza della PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è disciplinata dal Decreto del Presidente della Repubblica del 11 febbraio 2005 n. 68 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003 n.3” e successive regole tecniche (art. 17): Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005 e successive note integrative, “Regole

Tecniche del servizio di trasmissione dei documenti informatici tramite Posta Elettronica

Certificata”.

Per quanto riguarda l’applicazione specifica al Processo Telematico, dal decreto 21 febbraio 2011, n. 44 “Regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell'articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24” e successive regole tecniche (artt. 21 e 34).

Tra queste regole tecniche, il provvedimento del responsabile per i servizi automatizzati del Ministero del 16 aprile 2014 reca all’art. 21 le seguenti parole “La casella di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno deve disporre di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte”.

Megabyte e Gigabyte

Come è noto a chi opera con il PCT, esiste il fatidico limite di 30 Megabyte per l’invio della busta telematica. Ma prima un po’ di matematica.

Un Gigabyte equivale a 1024 Megabyte, si ricordi mille per praticità, pertanto, con un semplice calcolo si deduce che una casella PEC da 1 Gigabyte verrà riempita completamente con poco più di 30 ricevute di depositi corposi (ricordo che la ricevuta di consegna completa contiene anche tutti gli allegati presenti nella PEC inviata). Ovviamente senza considerare tutte le altre comunicazioni ricevute ed inviate.

Per conoscere il livello di riempimento della casella PEC è sufficiente entrare nella pagina Webmail del gestore, dove è presente un indicatore della percentuale di spazio occupato.

Il gestore invia un messaggio di avviso all’utente qualora lo spazio occupato superi determinate soglie percentuali.

Conseguenze della saturazione della casella

Mancata ricezione dei biglietti di cancelleria

D.L. 179/2012 art. 16 comma 4: “nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”;

Comma 6: “le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l'obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario”;

Comma 8 “quando non è possibile procedere ai sensi del comma 4 per causa non imputabile al destinatario, nei procedimenti civili si applicano l'articolo 136, terzo comma, e gli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile”.

Questo problema è almeno parzialmente mitigato dalla possibilità di consultare i fascicoli telematici attraverso i Punti di Accesso o la Consolle Avvocato.

E non dimentichiamo le comunicazioni dalle cancellerie Penali, amministrative ed i curatori fallimentari.

Mancata ricezione delle ricevute di deposito telematico

La trasmissione telematica della busta di deposito avverrà comunque in presenza di casella piena, e verrà normalmente elaborata dal Tribunale, ma le quattro PEC di conferma potrebbero essere respinte e non si avrà prova dell’avvenuto deposito.

Per questo motivo è presente in Consolle Avvocato una procedura di controllo dello spazio disponibile che interviene prima di ogni invio di busta telematica.

Mancata ricezione delle prove di notifiche in proprio Ex 53/94

Una volta satura, la casella PEC potrebbe non essere in grado di ricevere le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna del notifiche in proprio PEC Ex L. 53/1994, non potendo quindi provare l’avvenuta notifica.

Ovviamente non si potranno nemmeno ricevere le notifiche 53/94, ma in questo caso non vengono generate le ricevute di consegna per il mittente, sostituite da un messaggio di errore

La Legge lascia spazio a dubbi in questi casi: “La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna” (Art. 3bis c.3, L. 53/1994).

Mancata ricezione delle notifiche dal Fisco

A partire da luglio 2017 il Fisco è tenuto a trasmettere le notifiche esclusivamente a mezzo PEC nel caso in cui il destinatario è obbligato ad averne una. Ed è espressamente prevista la domiciliazione digitale con avviso tramite mezzo di raccomandata. (Decreto Legge n. 193/2016 Art. 7 c.6.)

Gestire la casella per prevenire il problema

Vediamo ora come agire per prevenire l’eccessivo riempimento della casella ed i conseguenti effetti ora descritti.

Scarico manuale e cancellazione

Questo paragrafo si rivolge a coloro che consultano la casella PEC attraverso la “Webmail”, ovvero la pagina Web predisposta dal fornitore della PEC (in gergo tecnico “provider”) per leggere ed inviare posta. Solitamente il suo indirizzo è nella forma http:\\webmail.provider.it.

L’azione più intuitiva per liberare spazio è quella di cancellare messaggi dalla casella. Ciò è

fattibile, ma non prima di avere salvato una copia dei messaggi che devono essere conservati; per fare questo è disponibile all’interno della pagina Webmail un comando denominato “scarica eml” o “salva” che permette di scaricare e salvare come file sul proprio computer il messaggio selezionato. Il file ottenuto avrà estensione (la parte terminale del nome del file) .eml, o in alcuni casi .msg. Non si deve inoltre dimenticare che anche i messaggi presenti nella cartella della posta inviata occupano spazio.

Se si decide di procedere alla cancellazione dei messaggi dopo lo scaricamento della copia è a maggior ragione fortemente consigliabile effettuare backup dei dati per evitare perdite gravi in caso di guasto, virus o errore umano.

Personalmente ritengo sia buona prassi salvare una copia dei messaggi relativi ad un fascicolo, sia comunicazioni di cancelleria che ricevute di deposito telematico, nella cartella della pratica corrispondente nel proprio computer, a prescindere dalla successiva cancellazione del messaggio dalla Webmail.

Acquistare spazio aggiuntivo

I provider PEC nella fornitura di base convenzionata con gli Ordini si attengono alla dimensione di 1 Gigabyte, ma offrono la possibilità di espandere (a fronte di un canone annuo modesto) la capacità disponibile.

Scarico con i protocolli POP ed IMAP

Molti utenti di PEC, così come per la posta elettronica tradizionale, utilizzano un “Client” per la gestione dei messaggi. Un “Client” è un programma che consente di gestire la casella direttamente sul proprio computer o smartphone, senza dover effettuare ogni volta un accesso alla Webmail.

Tra i programmi Client email più noti vi sono: Mozilla Thunderbird, Outlook, Windows Mail, Apple Mail, oltre alle applicazioni per Android ed iPhone.

Ogni Client può gestire la casella secondo due distinte ed alternative modalità: il protocollo POP ed il protocollo IMAP. Analizziamo le differenze:

POP: Il sistema POP (acronimo di Post Office Protocol) è quello storicamente più vecchio. I messaggi di posta vengono scaricati sul computer e cancellati (subito o dopo un tempo prefissato) dal server del provider (in pratica la Webmail).

Il principale vantaggio del sistema POP è quello di prevenire il riempimento della casella, poiché i messaggi vengono rimossi dopo lo scaricamento. L’aspetto negativo che ne deriva è che l’unica copia dei messaggi disponibile dopo lo scaricamento si trova nel computer, pertanto è necessario effettuarne un valido backup.

IMAP: Nel sistema IMAP (Internet Message Access Protocol) il Client si limita a visualizzare ciò che si trova nella Webmail ed a riportare in essa le azioni compiute dall’utente. Se l’utente segna come letto un messaggio, ciò risulterà sulla Webmail, se viene cancellato o spostato in una sottocartella, così accadrà nella Webmail, etc.

Il vantaggio è quello di poter configurare differenti computer ed anche cellulare e tablet in modo da essere perfettamente in sincronia (se ad esempio cancellando un messaggi Spam dal cellulare questo sparirà anche dalla Webmail e dal Client sul computer).

Per contro invece, il sistema IMAP non risolve il problema dello spazio disponibile, in quanto i messaggi devono necessariamente rimanere sul server del provider.

In pratica si può utilizzare un approccio misto basato sul protocollo IMAP abbinato ad una periodica archiviazione e cancellazione dei vecchi messaggi.

I “LOG” del provider

L’argomento di questo paragrafo non è strettamente attinente al problema della saturazione della casella, ma è comunque una conoscenza utile.

I fornitori del servizio PEC sono tenuti (D.M. 2 novembre 2005) a conservare un registro (chiamato in gergo tecnico “Log”) dei messaggi inviati e ricevuti. Tale registro conterrà un codice identificativo del messaggio, gli estremi del mittente e dei destinatari, la data e l’ora, il testo dell’oggetto, la natura della comunicazione (consegna, ricevuta, errore, ecc), il codice dei messaggi correlati (es. ricevute), il nome del gestore mittente. Tali dati vengono forniti all’utente titolare su specifica richiesta.