Con firma 2 agosto 2024 è stato pubblicato l’atteso provvedimento DGSIA con le nuove specifiche tecniche previste dall’art. 34 comma 1 del DM 44/2011 per il processo civile e penale.
L’efficacia del provvedimento decorre dal 30 settembre 2024 (art. 31).
Le novità tecniche che più influenzano (in positivo) l’attività quotidiana di deposito telematico civile sono:
• Art. 16 c.1 lettera c - Possibilità di allegare file di tipo video nei formati MPEG2, MPEG4 e AVI con estensioni .mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg .avi.
• Art. 16 c.1 lettera d - Possibilità di allegare alle buste di deposito telematico file di tipo audio, nello specifico nei formati: MP3, FLAC, audio RAW, Waveform Audio File Format, AIFF con estensioni rispettivamente .mp3 .raw .flac .wav .aiff, .aif
• Art. 16 c.1 lettera b – Possibilità di allegare il formato di immagini diagnostiche mediche DICOM con estensione .dcm.
Sono state implementate alcune semplificazioni che agevolano le incombenze telematiche:
• Art. 17 c.4 - La dimensione della busta telematica è aumentato a 60 MegaByte (rispetto ai precedenti 30). Ciò agevola l’invio di singoli file di dimensione maggiore.
• Art. 17 c.9 – Viene limitata la necessità di accettazione manuale dei depositi da parte del cancelliere ai soli casi che presentano errori o anomalie. Alcuni depositi che precedentemente davano esito automatico positivo (c.d. pallino verde, sostanzialmente memorie e istanze) ora vengono automaticamente ed immediatamente inseriti all'interno del fascicolo, senza ulteriori interventi manuali. Solo in caso di esiti incerti (c.d. pallino giallo) è necessario attendere l'intervento di un operatore umano.
• Art. 17 c.11 – La data di perfezionamento del deposito è anticipata alla data della ricevuta di accettazione, cosa salvifica in caso di problemi nell'invio della ricevuta di avvenuta consegna e in linea con quanto già avviene per le notifiche a mezzo PEC.
• Art. 23 – È attivata (in via facoltativa) la procedura di richiesta di notifica di pignoramento con modalità telematiche presso gli UNEP.
Alcuni adeguamenti possono richiedere una maggiore attenzione nelle prassi abituali adottate, in particolare:
• Art. 22 – Quando le comunicazioni e notificazioni contengono dati personali sensibili, l’allegazione deve essere fatta per estratto, salvo poi permettere al destinatario di “effettuare il prelievo dell’atto integrale accedendo all'indirizzo (URL) contenuto nel suddetto messaggio di PEC di avviso”. Resta da capire con quale modalità
• Art. 26 – Quando di deve procedere al deposito delle prove di avvenuta notifica telematica a mezzo di posta elettronica certificata, è necessario inserire nella busta sia l’atto notificato che le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna delle PEC, queste ultime in ragione di una per ogni destinatario. Viene espressamente chiesto di inserire gli estremi dei notificati nell'allegato tecnico XML, per cui si raccomanda di effettuare l’invio utilizzando l’apposita funzione prevista nel software di deposito.
• Art. 27 – Quando si provvede all'attestazione di conformità degli atti su file separato, è richiesto che tale file sia di tipo PDF, che siano indicati i nomi dei file e una sintetica descrizione di ciascun file riferito, che il file PDF sia sottoscritto digitalmente in formato CADES oppure PADES e che sia allegato nella medesima busta di deposito o nella medesima PEC in caso di invio diretto. Nel caso di notifica ex. art. 3-bis L. 53/1994, l’attestazione deve essere inserita nella relata di notifica, come già avveniva in precedenza. Poiché questo articolo si riferisce all'attestazione su file separato prevista ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile*, dovrebbe rimanere possibile l’attestazione sul medesimo file come ammesso dal comma bis.
* = Nella prima stesura il riferimento era al comma ter dell’art. 16-undecies del D.L. 18 ottobre 2012 che in realtà è stato abrogato da tempo dalla “Riforma Cartabia”|, corretto con avviso pubblicato il 16/9/24.
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