Conservazione della PEC

Molti utenti hanno notato la comparsa di una nuova icona in Consolle Avvocato intitolata “Conservazione PEC” e mi è stato chiesto più volte di che cosa si tratta.

Ora, dopo avere approfondito l'argomento posso iniziare a rispondere alla domanda.

Definizioni e normativa

Per prima cosa occorre precisare che cosa si intende per “conservare”. La maggior parte degli utenti mantiene archiviati messaggi e le ricevute PEC nel proprio account email o nel client di posta, oppure salvandole su disco. Ma queste operazioni non sono “Conservazione” ma semplicemente “Archiviazione”.

Per “Conservazione” si intende la conservazione dei documenti informatici (archivi, scritture contabili, corrispondenza, dato o documento) a norma degli artt. 43 e 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e regole tecniche richiamate dall’art. 71.

Lo scopo principale di queste norme è quello di garantire l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici (art.44).

In particolare, l’art. 43 comma 1 dispone:

“Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle linee guida dettate ai sensi dell’articolo 71.”

Può approfondire l’argomento generale sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale:

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione

e Wikipedia:

https://it.wikipedia.org/wiki/Conservazione_sostitutiva

Di rilievo per l’Avvocato, si rileva un obbligo di conservazione delle ricevute PEC dei depositi telematici:

Art. 20, comma 2, D.M. 44/2011 (allegato tecnico al C.A.D.) “il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia”

Art. 2, comma 6 del C.A.D.: “Le disposizioni del C.A.D. si applicano altresì al processo civile, penale, amministrativo, contabile e tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico”

Nella pratica pratica informatica

Quando si desidera conservare un documento informatico per un lungo periodo ci si scontra con una serie di problemi:

-Obsolescenza di supporto: supporti fisici di memorizzazione usati oggi potranno essere ormai dimenticati in futuro. Chi si ricorda dei Floppy Disk? Inoltre gli oggetti possono anche danneggiarsi e deteriorarsi fisicamente.

-Obsolescenza di formato: Il formato di file potrebbe diventare obsoleto in futuro e non essere più disponibile in futuro alcun programma per aprire i file. Esempi di formati ormai dimenticati sono il formato testo Wordstar ed il foglio elettronico Lotus123;

-Certezza della data di formazione e dell’autore del documento : garantire la data certa (ed opponibile a terzi) di formazione del documenti e che la firma digitale è valida al momento dell’apposizione;

-Integrità del contenuto informativo: i file informatici posso alterarsi accidentalmente ed in modo tale che è difficile capire successivamente se, come e quando l’alterazione è avvenuta.

Per garantire il superamento dei sopracitati punti occorre un insieme di adempimenti tecnici che comprendono il calcolo dell’Hash di ogni documento, l’apposizione di una marca temporale, la tenuta di un registro di conservazione, a sua volta marcato temporalmente e mantenuto per tempi compatibili con i termini di prescrizione, l’aggiornamento del formato file secondo gli standard tecnici aggiornati.

Si tratta di operazioni complesse ed onerose che difficilmente sono alla portata del singolo utente.

Nella pratica forense

La differenza tra una archiviazione e conservazione consiste nell’efficacia probatoria qualora la comunicazione debba essere prodotta in giudizio in futuro. Le comunicazione PEC vengono firmate digitalmente dai gestori di invio e ricezione e ne viene conservato un registro (log) che garantisce la data certa ed opponibile di trasmissione del messaggio.

Il problema è che la firma digitale ha una durata limitata nel tempo, solitamente tre anni, e che il registro delle comunicazioni PEC deve essere conservato Ex lege per soli 30 mesi.

Se una ricevuta PEC dovrà essere prodotta tra anni (si penso ad esempio ad un eventuale giudizio in Cassazione, una interruzione di termini di prescrizione ecc), a quella data la firma digitale apposta alla ricevuta di consegna potrebbe essere scaduta, ed al momento della visualizzazione comparirà un avviso di “firma digitale non valida”. Il giudice dovrà fare proprie valutazioni in merito alla validità della firma, alla certezza del firmatario, alla data di formazione, ecc.

Quindi:

Archiviazione: consiste nella conservazione “tradizionale” basata sul mantenimento dei messaggi PEC nella webmail, nel client di posta oppure come file .eml su disco.

Una eventuale produzione in giudizio sarà liberamente valutata dal giudice in merito all’affidabilità ed integrità del documento prodotto.

Conservazione: se la comunicazione PEC, in particolare la ricevuta di consegna, sarà stata conservata a norma, ne verrà certificata dall’ente conservatore la data di deposito, l’integrità del contenuto come in origine, l’accessibilità secondo l’evoluzione informatica raggiunta, anche a distanza di molti anni.

Per il giudice, il margine di discrezionalità riguardo la certezza della prova sarà notevolmente ridotto.

L’offerta commerciale

Differenti società offrono il servizio di conservazione garantendo la soddisfazione degli adempimenti di Legge. Tra le tante, la società OpenDotCom, proprietaria di Consolle Avvocato, fornisce questo servizio. Altre sono: Infocert, Namirial, Aruba, Lextel ecc.

Un importante vantaggio di utilizzare OpenDotCom è l’integrazione con Consolle Avvocato e con il sistema PEC si Sicurezzapostale forniti in convenzione con l’Ordine degli Avvocati di Milano. Ciascuno dovrà fare le proprie valutazione commerciali e decidere a quale operatore affidarsi.

Tutte le offerte di servizi di conservazione sono decisamente più onerose rispetto alla semplice archiviazione, pertanto l’Avvocato si trova a dovere anzitutto valutare l’offerta economica più adatta alle proprie esigenze, e successivamente a decidere quali comunicazioni PEC sottoporre a semplice “archiviazione” e quali a “conservazione”.

Conclusioni

Una volta attivato il servizio, nella quotidianità il suo utilizzo è piuttosto semplice. Si devono però definire precise politiche di conservazione delle PEC. Quali messaggi inviati, quali ricevute (accettazione e/o consegna), quali comunicazioni ricevute.

Una oculata conservazione delle PEC consente di precostituirsi prove efficaci per affrontare ogni possibile gradi di giudizio, pur mantenendo l'investimento entro limiti accettabili.