È possibile apporre le attestazioni di conformità in calce dal 30 settembre 2024 ?

Stanno circolando in questo periodo voci secondo le quali con l’entrata in vigore delle nuove regole tecniche del PCT sarebbe possibile attestare la conformità degli atti solamente su file separato in formato PDF e nel caso delle notifiche telematiche, occorrerebbe allegare al messaggio PEC un ulteriore file dedicato alle attestazioni oltre alla relata.

La mia interpretazione, basata sulla lettura del regolamento e delle norme, che peraltro non hanno subito alcuna novellazione, è che nulla è cambiato rispetto al 29 settembre 2024, se non ché viene espressamente previsto il formato PDF.

Procediamo ad una analisi dettagliata:

L’articolo dibattuto è il 27 (Modalità dell'attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato):

“C. 1. Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF....”

L’articolo è stato corretto da una rettifica datata 16 settembre, quando l’estensore si è ricordato dell’abrogazione della norma citata in applicazione della riforma Cartabia:

“al comma 1 dell’articolo 27, dove è scritto: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212», leggasi: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile»”.

Il suddetto terzo comma dell’art. 196 undecies delle disposizioni attuative del c.p.c. dice:

“Nel caso previsto dal secondo comma, l'attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del direttore generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.”

Quindi a mio avviso la necessità di porre le attestazioni in un PDF, cosa già di prassi in precedenza, vale solo se si decide liberamente di apporla su file separato (...Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica ... ai sensi del terzo comma...) ma nulla proibisce di scegliere di attestare ai sensi del comma 2 che ammette l'attestazione in calce: 

"L'attestazione di conformità di una copia informatica è apposta nel medesimo documento informatico".

Inoltre l'art. 3.bis della L. 53/1994 rimane perfettamente in vigore e al comma 5. lettera g prevede che: “la relazione debba contenere.... l'attestazione di conformità di cui al comma 2”.

Il concetto è ribadito anche dal già citato art. 196 undecies c.p.c. disp. att. c. 3: “Se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione”.

Novità (poche) dal 30 settembre 2024

Con firma 2 agosto 2024 è stato pubblicato l’atteso provvedimento DGSIA con le nuove specifiche tecniche previste dall’art. 34 comma 1 del DM 44/2011 per il processo civile e penale.

L’efficacia del provvedimento decorre dal 30 settembre 2024 (art. 31).

Le novità tecniche che più influenzano (in positivo) l’attività quotidiana di deposito telematico civile sono:

    • Art. 16 c.1 lettera c - Possibilità di allegare file di tipo video nei formati MPEG2, MPEG4 e AVI con estensioni .mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg .avi.

    • Art. 16 c.1 lettera d - Possibilità di allegare alle buste di deposito telematico file di tipo audio, nello specifico nei formati: MP3, FLAC, audio RAW, Waveform Audio File Format, AIFF con estensioni rispettivamente .mp3 .raw .flac .wav .aiff, .aif

    • Art. 16 c.1 lettera b – Possibilità di allegare il formato di immagini diagnostiche mediche DICOM con estensione .dcm.

Sono state implementate alcune semplificazioni che agevolano le incombenze telematiche:

    • Art. 17 c.4 - La dimensione della busta telematica è aumentato a 60 MegaByte (rispetto ai precedenti 30). Ciò agevola l’invio di singoli file di dimensione maggiore.

    • Art. 17 c.9 – Viene limitata la necessità di accettazione manuale dei depositi da parte del cancelliere ai soli casi che presentano errori o anomalie. Alcuni depositi che precedentemente davano esito automatico positivo (c.d. pallino verde, sostanzialmente memorie e istanze) ora vengono automaticamente ed immediatamente inseriti all'interno del fascicolo, senza ulteriori interventi manuali. Solo in caso di esiti incerti (c.d. pallino giallo) è necessario attendere l'intervento di un operatore umano.

     • Art. 17 c.11 – La data di perfezionamento del deposito è anticipata alla data della ricevuta di accettazione, cosa salvifica in caso di problemi nell'invio della ricevuta di avvenuta consegna e in linea con quanto già avviene per le notifiche a mezzo PEC.

    • Art. 23 – È attivata (in via facoltativa) la procedura di richiesta di notifica di pignoramento con modalità telematiche presso gli UNEP.

Alcuni adeguamenti possono richiedere una  maggiore attenzione nelle prassi abituali adottate, in particolare:

    • Art. 22 – Quando le comunicazioni e notificazioni contengono dati personali sensibili, l’allegazione deve essere fatta per estratto, salvo poi permettere al destinatario di “effettuare il prelievo dell’atto integrale accedendo all'indirizzo (URL) contenuto nel suddetto messaggio di PEC di avviso”. Resta da capire con quale modalità

    • Art. 26 – Quando di deve procedere al deposito delle prove di avvenuta notifica telematica a mezzo di posta elettronica certificata, è necessario inserire nella busta sia l’atto notificato che le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna delle PEC, queste ultime in ragione di una per ogni destinatario. Viene espressamente chiesto di inserire gli estremi dei notificati nell'allegato tecnico XML, per cui si raccomanda di effettuare l’invio utilizzando l’apposita funzione prevista nel software di deposito.

    • Art. 27 – Quando si provvede all'attestazione di conformità degli atti su file separato, è richiesto che tale file sia di tipo PDF, che siano indicati i nomi dei file e una sintetica descrizione di ciascun file riferito, che il file PDF sia sottoscritto digitalmente in formato CADES oppure PADES e che sia allegato nella medesima busta di deposito o nella medesima PEC in caso di invio diretto. Nel caso di notifica ex. art. 3-bis L. 53/1994, l’attestazione deve essere inserita nella relata di notifica, come già avveniva in precedenza. Poiché questo articolo si riferisce all'attestazione su file separato prevista ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile*, dovrebbe rimanere possibile l’attestazione sul medesimo file come ammesso dal comma bis.

* = Nella prima stesura il riferimento era al comma ter dell’art. 16-undecies del D.L. 18 ottobre 2012 che in realtà è stato abrogato da tempo dalla “Riforma Cartabia”|, corretto con avviso pubblicato il 16/9/24.

Certificati anagrafici dall'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente

Da novembre 2023 non è più possibile estrarre certificati anagrafici attraverso le piattaforme precedentemente utilizzabili, tra cui le consolle.
Attualmente è possibile per gli Avvocati ottenere tali atti solamente attraverso il portale dell’ Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente – ANPR: www.anagrafenazionale.interno.it
La novità è stata determinata dalla nnecessità di prevenire abusi ed è regolata dal decreto del Ministero dell'Interno del 6 ottobre 2023 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 23 novembre 2023. Gli utilizzatori sono soggetti a precise limitazioni e controlli:

• l’accesso alla piattaforma, previa identificazione informatica con credenziali, è subordinato alla verifica automatica della permanenza nell’albo professionale presso il CNF,
  
• si possono emettere massimo 30 certificati al giorno,
  
• i certificati richiesti dall'avvocato sono rilasciati previa conferma da parte dell'avvocato dell'utilizzo per finalità connesse all'esecuzione del mandato professionale
  
• ogni sei mesi, tramite procedura automatizzata, l'ANPR estrae un campione di avvocati individuati prevalentemente tra quelli che hanno richiesto oltre cento certificati nel semestre …. per le verifiche in ordine alla sussistenza dei presupposti fissati,
  
• gli avvocati trattano i dati personali contenuti nei certificati ad essi rilasciati da ANPR, in qualità di autonomi titolari del trattamento, per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, nel rispetto delle regole deontologiche adottate dal Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento n. 512 del 19 dicembre 2018
  
• ANPR conserva fino ad un massimo di trentasei mesi le informazioni relative alle richieste effettuate dall'avvocato.
  

Per accedere alla piattaforma si può utilizzare lo SPID di livello 2 oppure la carta di identità elettronica (CIE) oppure la carta nazionale dei servizi (CNS). Quest’ultima funzione è inclusa nelle comuni chiavette di firma digitale utilizzate per il PCT.

Per richiedere il certificato è necessario indicare la data di conferimento del mandato relativo al procedimento nell'ambito del quale verrà utilizzato.

Il link per l’accesso ai servizi è il seguente:

https://www.anagrafenazionale.interno.it/accesso-avvocati/

 

Il polso del Processo Telematico del 2023

Come avviene da alcuni anni, ho predisposto il seguente elaborato grafico con le interruzioni del Processo Civile telematico. I dati su cui si basa sono le comunicazioni ufficiali del PST e di Servicematica.

I colori rappresentano il livello di gravità:
-Giallo per rallentamenti o malfunzionamenti temporanei,
-Arancione per interruzioni parziali di distretti o di servizi quali il PST, i pagamenti telematici, il portale vendite telematiche ecc,
-Rosso per interruzioni di ore o intere giornate su tutto il territorio nazionale.

L'anno è stato caratterizzato da poche interruzioni generali ma parecchi malfunzionamenti brevi infrasettimanali.

 

Il documento strutturato XML del D.M. 110/23

Forti sono i dubbi in merito all’applicazione del D.M. 110/2023 sulla forma degli atti. Per quanto riguarda alcuni aspetti di videoscrittura previsti dall’art. 6 quali l’interlinea, il carattere e i bordi possiamo comprendere. Per il problema delle “parole chiave” si rimanda al precedente articolo su questo blog. Rimane aperta la questione relativa a file XML che dovrebbero essere formati e abbinati al deposito dell’atto.

Tale disposizione è introdotto dall’art.8 “Schemi informatici” che sostanzialmente rimanda in toto al decreto ministeriale 21 febbraio 2011, n. 44 art. 11. Questo articolo, al comma 1 ci dice che “L'atto del processo in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all'articolo 34; le informazioni strutturate sono in formato XML, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34, pubblicate sul portale dei servizi telematici.”

A sua volta quindi rimanda all’art. 34 dello stesso D.M. che recita “Le specifiche tecniche sono stabilite  dal  responsabile  per  i sistemi informativi  automatizzati  del  Ministero  della  giustizia, sentito DigitPA e, limitatamente ai profili inerenti alla  protezione dei dati personali, sentito il Garante per  la  protezione  dei  dati personali.” Quali sono queste specifiche? Ci viene incontro il comma 3 che “Fino all'emanazione delle specifiche tecniche di cui al comma 1, continuano ad applicarsi,  in  quanto  compatibili,  le  disposizioni anteriormente vigenti.”
In pratica, fino a che il responsabile dei servizi informativi non emetterà le specifiche tecniche non ci saranno adempimenti aggiuntivi oltre a quelli relativi alla forma dell’atto.
Poiché all’art.11 c. 2 si dice che le informazioni della nota di iscrizione a ruolo sono contenute nel documento strutturato ritengo che le nuove informazioni, per esempio le parole chiave, si aggiungeranno al file XML di accompagnamento al deposito. Presumo che le specifiche, una volta determinate, verranno introdotte nei software adottati per i depositi telematico, ad esempio Consolle Avvocato, PCT Enterprise, slPCT ecc.

Le parole chiave del D.M. 110/2023

Il D.M. n. 110 7 agosto 2023 dal titolo “Regolamento per la definizione dei criteri di redazione, dei limiti e degli schemi informatici degli atti giudiziari…” definisce diverse caratteristiche tecniche che l’atto giudiziario depositato nel PCT deve soddisfare a partire dal 1° settembre 2023.

Alcune di queste caratteristiche tecniche sono di relativa semplice comprensione per tutti, per esempio il numero massimo di caratteri ammessi esclusi gli spazi (Art.3) , a 80.000 caratteri per l’atto di citazione e al ricorso, alla comparsa di risposta e alla memoria difensiva, agli atti di intervento e chiamata di terzi, alle comparse e note conclusionali, nonché agli atti introduttivi dei giudizi di impugnazione; 50.000 caratteri alle memorie, alle repliche e in genere a tutti gli altri atti del giudizio; 10.000 alle note scritte in sostituzione dell'udienza di cui all'articolo 127-ter del codice di procedura civile, quando non e' necessario svolgere attività difensive possibili soltanto all'udienza. Oppure per la tipologia del carattere tipografico (Art. 6), che deve avere dimensione di 12 punti con interlinea di 1,5 e la pagina deve avere margini orizzontali e verticali di 2,5 centimetri.

In base alle richieste pervenutemi, più problematico e l’obbligo di indicare all’interno dell’atto le “parole chiave, nel numero massimo di venti, che individuano l'oggetto del giudizio” (Art. 2 c. 1 l.c). L’idea non è nuova per la verità nel PCT poiché è già presente nel deposito telematico in Cassazione.

Il termine “Parola chiave” o Keyword è definito dal Dizionario enciclopedico di informatica della Zanichelli come “parola usata nella ricerca di informazioni all’interno di una base dati, che descrive l’argomento pertinente alla ricerca in corso.”

Devono quindi essere elencate nell’atto, presumibilmente nella parte introduttiva, un elenco di termini che devono rappresentare il tema trattato nel procedimento. Potrebbe trattarsi di parole come usucapione, accessione, anatocismo, eredità ecc. Viene da chiedersi, da informatico, se la parola chiave deve essere rigorosamente una singola parola oppure è ammessa una sequenza di termini quali “impugnazione di successione testamentaria”.

La parola chiave deve comunque essere significativa ma non banale, deve offrire un valore aggiunto rispetto all'oggetto della causa, altrimenti sarebbe un’inutile orpello informatico.

Per offrire un seppur minimo aiuto nella ricerca delle parole chiave ho predisposto un semplice strumento gratuito che cerca di estrarre parole meno comuni e più significative da un testo fornito: https://www.analizzatore-pct.it/parole_chiave.php

Attenzione imprese: se non comunicate la PEC rischiate di ricevere notifiche legali senza saperlo

Le imprese che non comunicano un domicilio digitale (leggasi indirizzo di posta elettronica certificata) alla camera di commercio sono soggette a sanzione amministrativa a ma soprattutto all'attribuzione di un indirizzo PEC d'ufficio.

Questo indirizzo è costituito dal codice fiscale dell’impresa nella forma: CODICEFISCALEIMPRESA@IMPRESA.ITALIA.IT

ATTENZIONE: a questo indirizzo vengono notificate le sanzioni amministrative, le citazioni, istante di fallimento e qualsiasi altro atto civile, amministrativo e tributario.

La notifica è legalmente valida anche se la ditta e/o il suo legale rappresentante non leggono la PEC e magari non ne conoscono neppure l’esistenza e non hanno le credenziali di accesso.

Pertanto esiste la possibilità per le ditte inadempienti di trovarsi improvvisamente fallite o con pignoramenti a carico e conti correnti bloccati con evidenti gravi difficoltà.

Per verificare la propria PEC si deve consultare il registro INI-PEC (https://inipec.gov.it/) oppure effettuare una visura camerale.