Un
problema quotidiano che può capitare nella procedura di deposito nel
Processo Telematico è quello della necessità di ridurre la
dimensione dei file allegati per rientrare nella dimensione di una
unica busta da 30MB (Megabyte).
Spesso
c'è la tentazione di sottoporre il file PDF ad una compressione ZIP,
ma il tentativo spesso dà scarsi risultati (ciò dipende dal fatto
che la compressione ZIP è pensata per altri scopi, non è adatta per
le immagini, che richiedono algoritmi di compressione specifici).
Ecco
alcuni suggerimenti su come agire:
Se
il documento da allegare è in originale cartaceo, occorre per prima
cosa ottimizzare la scansione dalla carta per ridurre la dimensione
del file senza perdere significativamente qualità dell’immagine
ottenuta. Spesso in realtà è accettabile anche una sensibile
degradazione di qualità, ad esempio se abbiamo a che fare con un
contatto scritto a caratteri grandi. Una perdita minore si potrà accettare con una
fitta tabella contabile.
Ottimizzare
la scansione
Per
ottimizzare l’esito di una scansione si può agire su tre
parametri, anche contemporaneamente:
1)
risoluzione di scansione, espressa in punti per pollice (DPI). Questo
valore spesso è impostato per valore predefinito a 200 o più DPI,
ma può essere efficacemente ridotto a 150 o 100 senza gravi esiti.
Anche un valore di 75 può risultare tollerabile in casi estremi.
2)
Colore o scala di grigi. Le informazioni necessarie per descrivere
una immagine a colori sono molto maggiori rispetto ad una immagine in
bianco e nero. Se non c'è necessità di avere una resa a colori del
documento, si può impostare il tipo “Scala di grigi” tra i
parametri di scansione.
Esiste
anche il livello “Bianco e nero”, ma questo può risultare in un
taglio totale nei mezzi toni, con perdita ad esempio dei timbri o
delle annotazioni a penna blu.
3)
fatture di compressione PDF. Quando viene salvato il file PDF, il
software di scansione applica una compressione informatica. È
possibile regolare il rapporto tra qualità e fattore di riduzione a
piacere. È opportuno fare delle prove per individuare il fattore
ottimale per il proprio sistema informatico.
Evitare
la scansione laddove possibile
La
cosa migliore è, se possibile, utilizzare file nativamente digitali.
Mi
capita spesso di vedere visure camerali, email, siti web, ricevute
PEC che vengono prima stampate e poi scansionate per il deposito. Non
va bene. Se in origine il dato è digitale, deve essere acquisito già
nativamente in PDF.
Le
visure camerali ad esempio sono già nativamente PDF, peraltro
contenenti la firma digitale dell’ente rilasciante.
Per
email web, PEC è opportuno usare software di conversione in PDF,
quali:
1)
lo strumento di stampa virtuale PDF già incluso in Windows 10;
2)
il software PDF Creator (https://www.pdfforge.org/pdfcreator)
o altri simili gratuitamente scaricabili.
PDF
già esistenti
Spesso
il documento è disponibile già nel formato digitale PDF, perché
arriva dal cliente o è stato scaricato online.
In
questi casi è ancora possibile tentare una compressione se il file è
voluminoso.
La
possibilità di comprimere un file dipende dalla quantità di dati
che contiene, in particolare dalla sua “complessità”. Un file
contenente molto “rumore”, cioè macchie tipiche della fotocopiatura ripetuta più volte, generano file più pesanti a parità di numero di
pagine. Un file è indicativamente troppo pesante se richiede oltre qualche centinaio
di KiloByte a pagina.
Metodi per ridurre un PDF (gratis):
1)
utilizzare un software di stampa virtuale, quale PDF Creator. Tra
le opzioni di conversione del programma è possibile definire alcuni
parametri, tra cui il “Ricampionamento”, per cui vale lo stesso
discorso fatto per la 'risoluzione' al capitolo precedente;
2)
utilizzare un servizio online quale l’ottimo
www.ilovepdf.com (sezione
compress PDF, il sito è in inglese);
3)
per gli utenti del sistema operativo GNU/Linux si possono usare vari
comandi da terminale, ad esempio la doppia conversione da PDF a PS e
viceversa con pdf2ps e ps2pdf.
Se
una volta ridotti i PDF il peso totale supera la dimensione
accettabile per una busta si potrà procedere con un deposito
multiplo. Si tenga presente che per rientrare in una bosta da 30MB il totale de file deve indicativamente non superare di molto i 20MB.
Gli utenti Apple Mac possono da Anteprima dare il comando Esporta nel menu File, quindi selezionare il formato PDF e nel menu a tendina Filtro quartz scegliere la voce Riduci dimensioni file.
PDF
singolarmente troppo grandi
Se il singolo file è di per se eccessivo (oltre 20 MB) anche dopo la compressione,
l’unica possibilità rimanente è quella di suddividere il file in
più parti ed effettuare depositi in buste separate:
1)
utilizzando il già citato PDF Creator, che in fase di stampa
consente di specificare un intervallo di pagine, esattamente come se
si stampasse su carta. Si può quindi dividere il file originale a
piacere;
2)
utilizzando il (anche già citato) sito www.ilovepdf.com
che offre molti strumenti per manipolare i file PDF.
