mercoledì 15 aprile 2020

Udienze telematiche con MS Teams - qualche appunto


Riassumo in questo articolo le procedure adottate per lo svolgimento delle udienze civili in modalità remota, semplificando quanto più possibile.

Base normativa

La possibilità di svolgere udienze civili in modalità di telepresenza è stata introdotta dal D.L. n. 18 del 17 marzo 2020, ART. 83 co. 7:
f) la previsione dello svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia. Lo svolgimento dell’udienza deve in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti. Prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento. All’udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identità dei soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale;

La scelta degli strumenti tecnici da utilizzare è stata delegata alla Direzione dei Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) del Ministero della Giustizia con provvedimento del 20 marzo 2020, ART. 2 (Svolgimento delle udienze civili):
Nell’ipotesi prevista dall’art. 83, comma settimo, lett. f), del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, le udienze civili possono svolgersi mediante collegamenti da remoto organizzati dal giudice utilizzando i seguenti programmi attualmente a disposizione dell’Amministrazione e di cui alle note già trasmesse agli Uffici Giudiziari (prot. DGSIA nn. 7359.U del 27 febbraio 2020 e 8661.U del 9 marzo 2020):
Skype for Business;
Teams.
I collegamenti effettuati con i due programmi su dispositivi dell’ufficio o personali utilizzano infrastrutture di quest’amministrazione o aree di data center riservate in via esclusiva al Ministero della Giustizia.

I sistemi autorizzati sono due:
Il primo, Skype for Business di Microsoft è una versione speciale del noto programma di videotelefonia opportunamente ampliato e modificato per consentire videoconferenze multiutente. È però in via di dismissione, prevista per luglio 2021, in favore del secondo in elenco, Microsoft Teams.
MS Teams è un software di videoconferenza con integrati, oltre alle funzioni basilari di comunicazione audio e video, strumenti per scambiare frasi di testo scritte (chattare) e mostrare lo schermo del proprio computer ai partecipanti.
La prima ipotesi è certamente molto utile per la redazione dei verbali in quanto consente di inviare testo che può essere copia-incollato nel software di verbalizzazione in uso al Giudice.
Lo strumento di condivisione schermo offre la possibilità di visionare atti e documenti contemporaneamente per tutti i partecipanti. Tipicamente verrà condiviso il desktop del computer del Giudice.

Come funziona

La postazione in dotazione all’Avvocato ed alle parti è differente da quella utilizzata dal Giudice.
I primi infatti utilizzano una versione del programma molto semplificata e gratuita e si limitano ad accettare l’invito a partecipare all’udienza con un semplice click.
L’ufficio è dotato di una versione del software completa delle funzioni necessarie per organizzare l’evento a calendario, generare ed inviare i collegamenti alla sessione di udienza, regolare gli accessi e moderare la videoconferenza durante lo svolgimento.
Si possono prevedere criticità in funzione inversa alla preparazione tecnica dell'utilizzatore.

Il Giudice deposita telematicamente, con le consuete modalità del PCT, il decreto di fissazione udienza incorporandovi il collegamento web o link alla videoconferenza o “stanza”, come viene chiamata in gergo informatico.
La notifica del verbale comporta quindi anche la notifica del link alla controparte.

Preventivamente è necessario attivare un account gratuito Microsoft e svolgere alcune attività preliminari che descrivo nella sezione seguente; dopodiché, alla data ed ora fissate, anche 15 minuti prima per effettuare opportuni test di funzionamento, si deve cliccare sul link per accedere al sistema, selezionando una delle modalità seguenti:

Modalità Web:
È la modalità più semplice in quanto non richiede l'installazione di programmi aggiuntivi nel computer oltre al già presente browser. Ricordo che il browser è il software utilizzato per navigare sul Web, come Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Egde, Safari per citare quelli consigliati per l’utilizzo qui trattato.
Attenzione: la modalità di videochiamata funziona solo con browser Chrome e Edge. Con gli altri browser si può accedere con le funzioni di lavoro di gruppo e chat testuale ma senza contatto audiovisivo. Chrome è liberamente scaricaricabile per Windows, OsX e Linux da https://www.google.com/chrome/

Cliccando sul link di invito alla stanza virtuale si presenta una scelta tra “scarica l’app” oppure “partecipa da web”: selezionando quest’ultima opzione si accede alla stanza dell’udienza.

La prima volta che si utilizza Teams o Skype su un browser viene chiesta l’autorizzazione ad installare un “Plug-in”. È sufficiente consentire l'operazione.
È poi necessario abilitare l’utilizzo di microfono e telecamera da parte del browser. Compare una barra che chiede l’autorizzazione che deve ovviamente essere accordata.

Un importante limite della web application è che è possibile vedere un solo interlocutore alla volta, mentre con l'applicazione client il numero è di quattro. Il corrispondente visualizzato è quello che sta parlando, con cambio automatico.

Applicazione client per computer:
scaricando ed installando un programma specifico si ha il vantaggio di avere un’interfaccia più ergonomica e veloce nel rispondere rispetto al browser web ed una maggiore funzionalità, come la condivisione dello schermo.

App per smartphone o tablet:
l’installazione di un’applicazione è necessaria per utilizzare il servizio Teams o Skype for Business da un telefono cellulare (anche se il limite dello schermo renderà difficoltosa la lettura della documentazione) o tablet. I software sono disponibili per IoS 10.10 o superiore e per Android 4.4 o superiore.

Requisiti e preparazione

Per l’utilizzo su Personal Computer o Macintosh occorre avere un sistema operativo tra i seguenti:

MS Teams
Skype for Business
MS Windows
8.1, 10 o successivo
7, 8, 10 o successivo
Apple OsX
10.11 o successivo
10.10 o successivo
GNU/Linux
64bit
Non supportato


È necessario svolgere alcune attività preparatorie prima di poter partecipare ad una udienza.

Hardware

Se si utilizza un computer è necessario dotare questo di una telecamera ed un microfono. Se il computer è un notebook oppure un “integrato”, è probabile che tutto il necessario sia già integrato.
Diversamente è necessario acquistare una telecamera con microfono integrato. I prezzi sono molto variabili, da una decina euro a salire. Meglio scegliere un modello di fascia medio-alta anche perché risulta più semplice l’installazione.
Per ascoltare l’audio si possono utilizzare gli altoparlanti del computer oppure quelli integrati nel monitor. Se sussistono dubbi sulla loro presenza (per esempio effettuare un test ascoltando un video su Youtube).
È consigliabile utilizzare cuffie o auricolari al fine di evitare ritorni di audio che possono verificarsi con la presenza di molti partecipanti.

Attivazione di un account Teams

Per accedere ad una sessione Teams è imprescindibile disporre di un account attivo. Ciò costituisce una potenziale criticità, in quanto richiede la gestione di un account con relativa password.

Da qualunque computer, anche diverso da quello che verrà utilizzato per la partecipazione all’udienza occorre accedere al sito:

Scorrere fino al fondo della pagina quindi:
  1. cliccare sul bottone “Iscriviti Gratis” presente all'interno del riquadro azzurro,
  2. nella finestra digitare il proprio indirizzo email che si desidera associare all’account Teams,
  3. selezionare “Come si vuole utilizzare Teams?” a “per il lavoro”,
  4. se l’account è libero, ovvero l’email non è già stata utilizzata per un account Microsoft viene chiesto di confermare la creazione dell’account,
  5. inserire una password, scelta tenendo conto dei requisiti minimi di lettere minuscole, maiuscole e numeri,
  6. digitare la propria nazionalità e la data di nascita,
  7. viene ora automaticamente inviato un messaggio alla mail indicata,
  8. trascrivere nella finestra il codice di attivazione ricevuto con la email,
  9. completare con l’inserimento di nome, cognome e nome azienda, che nel caso specifico può essere il nome dello Studio Legale,

Le credenziali di accesso appena attivate sono necessarie per accedere alle videconferenze, anche da computer differenti o dal tablet.

Installazione del software client

L’installazione dei software per l’utilizzo di Teams o Skype è facoltativa. La pagina da cui scaricare i file per l'installazione è la seguente:

Approfondimenti sul Web


Videotutorial predisposto dall’Ordine degli Avvocati di Milano

Consiglio Nazionale Forense - Proposta di protocollo per udienze civili tramite collegamento da remoto


martedì 7 aprile 2020

Libro: Depositi e Notifiche PEC nel Processo Amministrativo Telematico

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Depositi e Notifiche PEC nel Processo Amministrativo Telematico

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Questo libro è una guida pratica alle procedure informatiche del Processo Amministrativo Telematico.

Sono esposte passo-passo le procedure per effettuare depositi telematici di iscrizione a ruolo al TAR e presso il Consiglio di Stato, i depositi endo-procedimentali e le notifiche telematiche a mezzo Posta Elettronica Certificata.

Le citazioni di normativa e giurisprudenza sono ridotte all’essenziale mentre molto spazio è dedicato allo svolgimento pratico delle operazioni; sono stati inseriti riquadri con suggerimenti pratici ed errori comuni da evitare.

Alcune appendici sono dedicate ad approfondimenti su: configurazione del software, compattazione dei PDF e glossario dei termini tecnici.

lunedì 30 marzo 2020

Libro: Guida al Processo Civile Telematico per CTU

È disponibile su Amazon in forma di ebook e cartaceo il mio libro
https://www.amazon.it/dp/B086J65SH6

Questo volume è dedicato ai Consulenti Tecnici d’Ufficio ed anche ad altri soggetti, curatori, amministratori di sostegno, che devono o preferiscono interfacciarsi telematicamente ai tribunali per depositare atti, relazioni ed istanze nel Processo Civile Telematico.
Sono offerte indicazioni passo-passo alle procedure pratiche per il deposito della relazione tecnica e delle istanza di proroga, liquidazione ed altre, oltre a consigli operativi. Pochi ma essenziali sono i riferimenti alla normativa.

martedì 24 marzo 2020

Libro: Depositi PCT e notifiche PEC con le consolle per gli Avvocati


È disponibile su Amazon in forma di ebook e cartaceo il mio libro
Guida passo-passo ai depositi e informazioni pratiche


Questo libro è una guida pratica al Processo Telematico Civile.
Sono esposte passo-passo le procedure per effettuare depositi telematici di iscrizione a ruolo ed endo-procedimentali, esecuzioni e notifiche telematiche a mezzo Posta Elettronica Certificata.
Le citazioni di normativa e giurisprudenza sono ridotte all’essenziale mentre molto spazio è dedicato allo svolgimento pratico delle operazioni; sono stati inseriti riquadri con suggerimenti pratici ed errori comuni da evitare.
Sei appendici sono dedicate ad approfondimenti su: compattazione dei PDF, formule di conformità delle copie, tipologie di firma digitale, verifica della scadenza dei certificati, errori nel deposito, risoluzione di problemi e glossario dei termini tecnici.

lunedì 10 febbraio 2020

Mi si è ristretto il PDF !


Un problema quotidiano che può capitare nella procedura di deposito nel Processo Telematico è quello della necessità di ridurre la dimensione dei file allegati per rientrare nella dimensione di una unica busta da 30MB (Megabyte).
Spesso c'è la tentazione di sottoporre il file PDF ad una compressione ZIP, ma il tentativo spesso dà scarsi risultati (ciò dipende dal fatto che la compressione ZIP è pensata per altri scopi, non è adatta per le immagini, che richiedono algoritmi di compressione specifici).

Ecco alcuni suggerimenti su come agire:

Se il documento da allegare è in originale cartaceo, occorre per prima cosa ottimizzare la scansione dalla carta per ridurre la dimensione del file senza perdere significativamente qualità dell’immagine ottenuta. Spesso in realtà è accettabile anche una sensibile degradazione di qualità, ad esempio se abbiamo a che fare con un contatto scritto a caratteri grandi. Una perdita minore si potrà accettare con una fitta tabella contabile.

Ottimizzare la scansione
Per ottimizzare l’esito di una scansione si può agire su tre parametri, anche contemporaneamente:
1) risoluzione di scansione, espressa in punti per pollice (DPI). Questo valore spesso è impostato per valore predefinito a 200 o più DPI, ma può essere efficacemente ridotto a 150 o 100 senza gravi esiti. Anche un valore di 75 può risultare tollerabile in casi estremi.
2) Colore o scala di grigi. Le informazioni necessarie per descrivere una immagine a colori sono molto maggiori rispetto ad una immagine in bianco e nero. Se non c'è necessità di avere una resa a colori del documento, si può impostare il tipo “Scala di grigi” tra i parametri di scansione.
Esiste anche il livello “Bianco e nero”, ma questo può risultare in un taglio totale nei mezzi toni, con perdita ad esempio dei timbri o delle annotazioni a penna blu.
3) fatture di compressione PDF. Quando viene salvato il file PDF, il software di scansione applica una compressione informatica. È possibile regolare il rapporto tra qualità e fattore di riduzione a piacere. È opportuno fare delle prove per individuare il fattore ottimale per il proprio sistema informatico.

Evitare la scansione laddove possibile
La cosa migliore è, se possibile, utilizzare file nativamente digitali.
Mi capita spesso di vedere visure camerali, email, siti web, ricevute PEC che vengono prima stampate e poi scansionate per il deposito. Non va bene. Se in origine il dato è digitale, deve essere acquisito già nativamente in PDF.
Le visure camerali ad esempio sono già nativamente PDF, peraltro contenenti la firma digitale dell’ente rilasciante.
Per email web, PEC è opportuno usare software di conversione in PDF, quali:
1) lo strumento di stampa virtuale PDF già incluso in Windows 10;
2) il software PDF Creator (https://www.pdfforge.org/pdfcreator) o altri simili gratuitamente scaricabili.


PDF già esistenti
Spesso il documento è disponibile già nel formato digitale PDF, perché arriva dal cliente o è stato scaricato online.
In questi casi è ancora possibile tentare una compressione se il file è voluminoso.
La possibilità di comprimere un file dipende dalla quantità di dati che contiene, in particolare dalla sua “complessità”. Un file contenente molto “rumore”, cioè macchie tipiche della fotocopiatura ripetuta più volte, generano file più pesanti a parità di numero di pagine. Un file è indicativamente troppo pesante se richiede oltre qualche centinaio di KiloByte a pagina.

Metodi per ridurre un PDF (gratis):
1) utilizzare un software di stampa virtuale, quale PDF Creator. Tra le opzioni di conversione del programma è possibile definire alcuni parametri, tra cui il “Ricampionamento”, per cui vale lo stesso discorso fatto per la 'risoluzione' al capitolo precedente;
2) utilizzare un servizio online quale l’ottimo www.ilovepdf.com (sezione compress PDF, il sito è in inglese);
3) per gli utenti del sistema operativo GNU/Linux si possono usare vari comandi da terminale, ad esempio la doppia conversione da PDF a PS e viceversa con pdf2ps e ps2pdf.

Se una volta ridotti i PDF il peso totale supera la dimensione accettabile per una busta si potrà procedere con un deposito multiplo. Si tenga presente che per rientrare in una bosta da 30MB il totale de file deve indicativamente non superare di molto i 20MB.

PDF singolarmente troppo grandi
Se il singolo file è di per se eccessivo (oltre 20 MB) anche dopo la compressione, l’unica possibilità rimanente è quella di suddividere il file in più parti ed effettuare depositi in buste separate:
1) utilizzando il già citato PDF Creator, che in fase di stampa consente di specificare un intervallo di pagine, esattamente come se si stampasse su carta. Si può quindi dividere il file originale a piacere;
2) utilizzando il (anche già citato) sito www.ilovepdf.com che offre molti strumenti per manipolare i file PDF.

venerdì 20 dicembre 2019

L'anno (telematico) che verrà

Giunti alla fine del 2019, sono trascorsi per me 10 anni dal primo contatto con il Processo Telematico.
Frequentai allora un corso sul decreto ingiuntivo telematico, un ringraziamento speciale a un Amico che mi propose quel corso 🌻.

Vediamo quali saranno le novità, buone e cattive, per l’anno che verrà.

Iniziamo con le cattive notizie:
👎La più significativa è quella relativa alla cessazione della convenzione gratuita per PEC e Consolle Avvocato tra gli Ordini Lombardi e la società Open Dot Com. Ci sarà un impatto sull’attività professionale, dovuto al pagamento del canone per l’utilizzo del servizio abituale, oppure alla necessità di utilizzare un software differente.
Per una maggior comprensione vedasi il mio articolo su questo blog.

👎Lo Spam sulle caselle di Posta certificata ha rappresentato nel 2019 una novità imprevista. Per come è concepita, la PEC dovrebbe essere immune dall’invio di messaggi illeciti, in quanto il mittente è certificato e non è possibile usare false identità. Inaffondabile come il Titanic!
Il principio teorico è stato aggirato banalmente usando identità legittime, estraendo le credenziali di accesso dai computer per mezzo di virus informatici.
A questo proposito si consulti una guida pubblicata dall’Agid:

Vediamo le incognite:
-Abolizione dell’atto di citazione
-Obbligo di notifica telematica

Le notizie positive in ambito di Processo Telematico sono:
👍 È prossima la possibilità di effettuare depositi telematici presso la Corte di Cassazione.
Al momento sono in corso i test di funzionamento.

👍 Sarà possibile consultare fascicoli (in parte lo è già) e depositare telematicamente presso i Giudici di Pace:

👍 e consultare i fascicoli presso il Tribunale per i Minorenni:

👍 È previsto l’avvio del Processo Penale Telematico (PPT) per la consultazione dei fascicoli ed il deposito di atti, nonché l’utilizzo della videoconferenza per i dibattimenti.

👍 Si parla di un possibile aumento della dimensione della busta depositabile, probabilmente per mezzo di un canale di upload via web, in alternativa alla PEC.

Auguro a tutti un buon anno 2020,

proficuo e sereno.

venerdì 6 dicembre 2019

Controllare la scadenza della PEC Sicurezzapostale di Namirial SpA



Per verificare la scadenza della Sua Casella di Posta Elettronica Certificata Namirial Sicurezzapostale, ad esempio quella terminante per milano.pecavvocati.it, deve andare sul link web indicato di seguito ed entrare utilizzando le stesse credenziali di posta elettronica certificata. È possibile eventualmente procedere al rinnovo della stessa.