200+ domande sul Processo Telematico

e altrettante risposte e soluzioni ai problemi informatici quotidiani dell’Avvocato...

Come firmare digitalmente in ambito stragiudiziale e per i depositi penali?

Come ottenere le ricevute di notificazione nel formato EML richiesto dalle norme tecniche del PCT?

Cosa scegliere tra copia e duplicato quando si estrae un atto dal fascicolo telematico?

In Consolle Avvocato cosa significa l’avviso ‘link mancanti’ in fase di creazione della busta?

Come allegare il fascicolo di grado precedente ad un deposito di impugnazione?

Come è possibile depositare registrazioni audio o video?

Sono arrivate le prime tre PEC (accettazione, consegna ed esito controlli automatici) ma non la quarta, cosa fare?

Come si devono esibire documenti durante la sessione remota?

Queste sono un piccolo esempio di domande presenti nel libro, a meno di 5 centesimi a domanda (ebook) e 8 centesimi per la versione cartacea!

In questo manuale ho raccolto le domande di natura informatica che frequentemente mi vengono poste sul processo telematico e le corrispondenti riposte che ne conseguono. Si tratta di indicazioni di carattere generale ricavate dalla normativa, la giurisprudenza ma soprattutto sulle prassi e l’esperienza quotidiana di oltre un decennio di esperienza. Riguardano principalmente il processo civile e in parte il penale, ma possono essere utili anche per l'amministrativista ed il tributarista.

L’opera è divisa in sezioni per categorie: una parte generale, quindi la firma digitale, la posta elettronica certificata, le notificazioni in proprio a mezzo PEC e quindi il processo telematico vero e proprio, una sezione per le consultazioni fascicoli ed una per i depositi telematici. Una sezione è dedicata alle udienze e mediazioni online.

È da considerarsi un manuale di riferimento da tenere a portata di mano a fianco della postazione informatica.

https://www.amazon.it/200-domande-sul-Processo-Telematico/dp/B09M2XQ7MP

Fare ordine in consolle: archiviare i fascicoli

Dopo anni di depositi telematici la lista dei fascicoli può diventare molto lunga ed è difficile reperire quello in cui deve essere trasmesso un nuovo deposito.

Non sarebbe una buona cosa archiviare i fascicoli estinti/revocati/cessati ecc ?

La consolle per gli avvocati prevede una specifica funzione utile a questo scopo. I fascicoli vengono spostati in un’area di archivio da cui possono essere recuperati in caso di necessità con pochi click del mouse.

 

Come archiviare

1. Dopo essere andati in Gestione fascicoli, selezionare la riga corrispondente al fascicolo che si intende archiviare,

2. Cliccare il bottone Archivia presente nella barra superiore della finestra

Il fascicolo dovrebbe scomparire dall’elenco.

 

Come recuperare i fascicoli archiviati

1. in Gestione fascicoli, cliccare il bottone Visualizza Archiviati presente alla destra della barra superiore, appaiono in elenco i soli fascicoli archiviati,

2. selezionare il fascicolo da recuperare e cliccare Ripristina nella barra superiore.

3. cliccare Ripristina filtri e ordinamento per mostrare nuovamente i fascicoli attivi, compreso quello recuperato.

 

Note

Se non sono visibili i bottoni Visualizza Archiviati e Ripristina filtri e ordinamento probabilmente la finestra della consolle è troppo stretta. Allargare il più possibile la stessa oppure cliccare sul bottone con tre punti impilati (alla estrema destra della barra) e si apre un menu contenente le predette icone.

La colonna Archiviato della tabella Fascicoli contiene caselle di spunta che indicano lo stato di archiviato/non archiviato di ciascun fascicolo. Cliccando sul piccolo imbuto presente nel titolo della colonna (a destra della scritta Archivia), Non archiviato e Archiviato.

Libro: La fattura elettronica con strumenti autonomi e gratuiti

Acquista su Amazon il mio ultimo libro dedicato a chi preferisce gestire in autonomia il ciclo di fatturazione attivo e quello passivo con strumenti online o con fogli di calcolo

https://www.amazon.it/dp/B09FC6DY1T

15x22cm, 147 pagine

In questo manuale è raccolto ciò che occorre sapere dal punto di vista tecnico/informatico per gestire la fatturazione elettronica utilizzando i mezzi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e le utility reperibili online. È pensato per l’utente con un volume di documenti emessi limitato, che preferisce l’indipendenza da sistemi commerciali e vuole gestire la fatturazione in modo simile al metodo tradizionale, utilizzando ad esempio il foglio di calcolo e file singoli per ogni documento fiscale. È una guida ideata in modo particolare per i contribuenti in regime forfettario.

Un primo capitolo spiega il funzionamento del sistema di interscambio e il file XML, mentre il secondo è dedicato agli aspetti più pratici e guida alla scelta degli strumenti da utilizzare. I capitoli successivi trattano come gestire i casi particolari e come risolvere i problemi. Infine sono indicati gli adempimenti preliminari necessari, quali il servizio di conservazione a norma, e quelli successivi, come il pagamento dell’imposta di bollo.

È arrivato l'analizzatore

Ho sviluppato uno strumento che ritengo possa essere molto utile per affrontare le problematiche dei depositi nel PCT e di estrema semplicità d'uso.

Esso analizza gli allegati documentali da produrre con un deposito telematico nel Processo Civile Telematico, ma anche nel PAT, nel PTT e per le notifiche telematiche a mezzo PEC. 

Viene verificata la dimensione totale ed individuale dei file in relazione alla capacità della busta di deposito e viene stimato il numero di invii necessari.
Vengono anche controllati i nomi dei file per conformità alle norme, protocolli e prassi comuni. Spesso i problemi di leggibilità di atti e documenti depositati o notificati sono causati da caratteri speciali nel nome oppure errori nell'estensione del file.

Successivamente è possibile scaricare un elenco dei nomi dei file dei documenti in formato MS Word.

Può utilizzarlo (e testarlo con depositi già effettuati) al seguente indirizzo:
https://www.analizzatore-pct.it/ 

 

Può vedere un breve video illustrativo su Youtube. Se vorrà segnalarlo a colleghi Le sarò grato.

 

Un esempio di risultato di analisi

Notifica PEC perfezionata ma contenuto "illeggibile"

Più volte ho avuto occasione di fornire pareri su problematiche attinenti a notifiche a mezzo PEC ex 53/1994, in particolare causate da problemi di leggibilità dei file allegati. Sia a mittenti che a destinatari.

Le cause più comuni sono dovute ad una alterazione dell’estensione nel nome del file. Per esempio un file PDF firmato in formato CADES in cui viene persa l’estensione “.PDF”. In un altro caso il problema risiedeva nella presenza di un carattere speciale nel nome del file.

Non è mai capitata una corruzione effettiva del nome del file tale da renderlo davvero illeggibile, cioè con contenuti tali da non poter essere visualizzato anche disponendo delle competenze tecniche necessarie.

In tutti i casi il destinatario avrebbe potuto visualizzare il documento con un minimo di competenze tecniche, anche delegate ad un tecnico informatico generalista, semplicemente rinominando il file. Aggiungo che la difficoltà di lettura dei file è molto variabile in dipendenza dal sistema informatico utilizzato. I sistemi Apple Mac e Linux sono in grado di aprire indipendentemente dalla presenza dell’estensione, la quale è invece indispensabile sui sistemi MS Windows.

La Corte di Cassazione si è più volte pronunciata per la situazione in cui la ricevuta di avvenuta consegna (RAC) è regolarmente pervenuta, ma l'eccezione verte sulla leggibilità degli allegati.

Sentenza n. 15001/2021 del 28/05/2021:

3. Il Collegio ritiene che, a fronte della documentazione comprovante l'avvenuta accettazione dal sistema e ricezione del messaggio di consegna, l'onere della prova della disfunzione del sistema gravi sulla parte che contesta la regolarità della notificazione.

3.1. In questi termini si è già espressa Cass. n. 20747 del 2018 (più di recente Cass. 21/02/2020, n. 4624 e Cass. 24/09/2020, n. 20039), affermando che «una volta acquisita al della sussistenza della ricevuta telematica di avvenuta consegna, solo la concreta allegazione, da parte del destinatario, di una qualche disfunzionalità dei sistemi telematici potrebbe giustificare migliori verifiche sul piano informatico, con onere probatorio a carico del medesimo destinatario (Cass. 31 ottobre 2017 n. 15819; v. anche Cass. 22 dicembre 2016, n. 26773 e, per la precisazione che, in tale ambito, non vi è comunque necessità di querela di falso, Cass. 21 luglio 2016, n. 15035) e ciò in coerenza con i principi già operanti in tema di notificazioni secondo i sistemi tradizionali, ove a fronte di un'apparenza di regolarità della dinamica comunicatoria, spetta al destinatario promuovere le contestazioni necessarie ed eventualmente fornire la prova di esse (ex plurimis, v. Cass. 20 ottobre 2002, n. 18141; Cass. 20 luglio 1999, n. 7763)».

3.2. In caso di ricezione di messaggio PEC i cui allegati risultino in tutto o in parte illeggibili, questa Corte ha pure già chiarito che «spetta al destinatario, in un'ottica collaborativa, rendere edotto il mittente incolpevole delle difficoltà di cognizione del contenuto della comunicazione legate all'utilizzo dello strumento telematico» (Cass. 31/10/2017, n. 25819).

 

Cosa fare in questi casi?

Dal punto di vista del destinatario, ignorare la notificazione eccependone poi la validità non parrebbe una strada vincente. Meglio sarebbe consultare dapprima un tecnico specializzato per valutare la situazione e decidere di conseguenza il comportamento migliore.

Dal punto di vista del mittente, è sempre buona prassi controllare gli allegati inviati presenti nella ricevuta di avvenuta consegna. Possibilmente ripetere la verifica da un computer diverso da quello di invio, che potrebbe avere impostazioni più "elastiche" nell'apertura dei file rispetto alla media. In particolare verificare la correttezza delle estensioni nel nome dei file.

Quando la cura è più noiosa del male: i banner di avviso cookies nei siti

Alzi la mano chi legge i banner di segnalazione dell'utilizzo di cookies di tracciatura e profilazione nelle pagine dei siti web, poi clicca Accetta con consapevolezza e ponderata decisione.

Molto spesso gli avvisi “Questo sito utilizza i cookie” sono eccessivamente invadenti e si vorrebbe evitare di doverli subire ad ogni pagina aperta.

Prima di tutto è consigliabile capire che cosa sono i cookies, che impatto hanno sulla sicurezza e la privacy dell’utente e cosa comporta accettarli o rifiutarli.

Si può iniziare dalla apposita pagina del garante italiano della privacy:

https://www.garanteprivacy.it/cookie

 

Estensione per il browser

Un'efficace soluzione per bloccare l’apertura degli avvisi cookies e quella di installare una estensione del browser specificamente pensata per questa funzione.

Si tratta di un piccolo programma da aggiungere al programma utilizzato per la navigazione web (Google Chrome, Mozilla Firefox, MS Egde, Apple safari ecc) liberamente scaricabile da internet.

L'estensione specifica per bloccare i cookie alert si chiama “I don't care about cookies” ed è scaricabile:

Per Mozilla Firefox: https://addons.mozilla.org/it/firefox/addon/i-dont-care-about-cookies/

Per Google Chrome: https://chrome.google.com/webstore/detail/i-dont-care-about-cookies/fihnjjcciajhdojfnbdddfaoknhalnja

L'installazione è semplicissima. Basta accedere alla pagina relativa la proprio browser e cliccare il bottone Aggiungi in alto a destra.

 

Coloriamo insieme le PEC

Il fine di questo esperimento è quello di evidenziare i messaggi di Posta Elettronica Certificata relativi alle ricevute dei depositi telematici nel Processo Civile Telematico con colori identificativi dell'esito: verde=accettato, giallo=da valutare da parte dell'ufficio ricevente, rosso=respinto.

Personalmente utilizzo Mozilla Thunderbird, pertanto ho sviluppato il software per questo programma.
È scaricabile da https://www.thunderbird.net/it/download/  per tutti i principali sistemi operativi.
Lo consiglio caldamente in quanto è software libero, gratuito, facile da manutenere, configurare ed effettuarne il backup.

I filtri sono configurabili dal menu strumenti. Io ho predisposto alcune regole che considerano il testo dell'oggetto e la presenza del testo “esito controlli“ ed altre frasi chiave nel corpo. Utilizzo le etichette applicabili ai messaggi per ottenere i colori (importante=rosso, lavoro=giallo, personale=verde). Ho incluso la colorazione in blu delle notifiche telematiche ex L.43/90.

Questo è il file di configurazione risultante:

version="9"
logging="no"
name="Esito1 fatal"
enabled="yes"
type="17"
action="AddTag"
actionValue="$label1"
action="Stop execution"
condition="AND (subject,contains,ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO [) AND (body,contains,Codice esito: -1) AND (body,contains,necessario effettuare nuovamente il deposito)"
name="Esito1 error"
enabled="yes"
type="17"
action="AddTag"
actionValue="$label2"
action="Stop execution"
condition="AND (subject,contains,ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO [) AND (body,contains,Codice esito: -1) AND (body,contains,sono necessarie verifiche)"
name="Esito1 OK"
enabled="yes"
type="17"
action="AddTag"
actionValue="$label3"
action="Stop execution"
condition="AND (subject,contains,ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO [) AND (body,contains,Codice esito: 1)"
name="Esito2 error"
enabled="yes"
type="17"
action="AddTag"
actionValue="$label1"
action="Stop execution"
condition="AND (subject,contains,ACCETTAZIONE DEPOSITO [) AND (body,contains,Codice esito: -1)"
name="Esito2 OK"
enabled="yes"
type="17"
action="AddTag"
actionValue="$label3"
action="Stop execution"
condition="AND (subject,contains,ACCETTAZIONE DEPOSITO [) AND (body,contains,Codice esito: 2)"
name="Notificazione"
enabled="yes"
type="17"
action="AddTag"
actionValue="$label4"
condition="AND (subject,contains,Notificazione ai sensi della legge)" 

Per comodità è possibile scaricare il file di configurazione già pronto:
msgFilterRules.dat

Esso, senza modificarne il nome, deve essere copiato nella cartella di Thunderbird dell'account PEC, solitamente in un percorso del tipo:
c:\users\UTENTE\appdata\roaming\thunderbird\profiles\1234567.default\mail\pop.provider.it\

Attenzione: se sono già presenti filtri questi vengono cancellati e sostituiti dai nuovi, questi filtri funzionano solamente con account di tipo POP. Effettuare l’intervento solo se si ha la competenza tecnica necessaria e la consapevolezza di intervenire sul funzionamento del programma a proprio rischio; declino ogni responsabilità per malfunzionamenti o danni da mancata ricezione o perdita de email.