Addio all’INI-PEC

Esprimo un commento sul recente pronunciamento della Corte di Cassazione Sezione III sentenza 8 febbraio 2019, n. 3709, secondo cui “La notificazione di un atto giudiziario ad un indirizzo PEC [...] diverso da quello inserito nel ReGIndE, è nulla”.

Si tratterebbe di un precedente grave, visto che il registro INI-PEC è la principale fonte di indirizzi telematici a cui notificare EX Art 53/94.

In motivazione, al punto 2, si afferma il principio:

"Il domicilio digitale previsto dal D.L. n. 179 del 2012, art. 16 sexies, [...] corrisponde all'indirizzo PEC che ciascun avvocato ha indicato al Consiglio dell'Ordine di appartenenza e che, per il tramite di quest'ultimo, è inserito nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE) gestito dal Ministero della giustizia"

Leggiamo il citato art. 15 sexties, che definisce gli elenchi da cui estrarre indirizzi PEC a cui notificare:

"Salvo quanto previsto dall'articolo 366 del codice di procedura civile, quando la legge prevede che le notificazioni degli atti in materia civile al difensore siano eseguite, ad istanza di parte, presso la cancelleria dell'ufficio giudiziario, alla notificazione con le predette modalità può procedersi esclusivamente quando non sia possibile, [...] la notificazione presso l'indirizzo di posta elettronica certificata, risultante dagli elenchi di cui all'articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché dal registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia.”

Ovvero si dispone in via preliminare l’obbligo di notificare all’Avvocato, a mezzo Pec, all'indirizzo definito dall’art 6-bis del CAD (codice dell’amministrazione digitale), nonché al Reginde.

Peraltro lo stesso art. 15 sexies fa riferimento alle notifiche effettuate dalla cancelleria verso gli Avvocati, mentre nel caso in esame si tratta di notifica tra parti ex. Art 53/94.

L’art 6-bis del CAD dice al primo comma:

“1. Al fine di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti tra i soggetti di cui all'articolo 2, comma 2 e le imprese e i professionisti in modalità telematica, è istituito, il pubblico elenco denominato Indice nazionale dei domicili digitali (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico.”

A mia modesta lettura la catena di riferimenti collega direttamente l’obbligo di notificazione di atti giudiziari a mezzo PEC al registro INI-PEC, oltre che al RegInde, a differenza di quanto deciso dalla S.C. Auspicherei una rimessione alle Sezioni Unite per un ribaltamento, come già accaduto per la questione della firma Pades per le notifiche.

Conclusione

Il pronunciamento riguarda l’utilizzo dell’INI-PEC per la notificazione ad Avvocati. Non si può applicare alla notificazione diretta alle parti, anche perché non censiti nel Reginde.

Il mio consiglio è di usare comunque sempre il reginde quando si notifica ad Avvocati in qualità di procuratori, anche perché la Consolle agevola sia la ricerca del nominativo che l’importazione dei dati.

Strumenti per la fatturazione elettronica

Ho sviluppato alcune applicazioni per generare, visualizzare e in vario modo elaborare i file XML compatibili con il formato di fatturazione elettronica.

Si tratta di interfacce basate su applicazioni off-line quali MS Excel e Libreoffice, pensate in particolare per chi vuole avere una gestione dei documenti in "vecchio stile", senza usare servizi online. I file possono essere elaborati e salvati come normali fogli elettronici.

Sono particolarmente soddisfatto del risultato raggiunto con l'Analizzatore.

Con questa applicazione è possibile caricare un numero arbitrario di fatture (o note) elettroniche ed ottenere un estratto tabellare, utile per controllare il fatturato, le imposte, i bolli ed altre analisi a piacere con il foglio di calcolo. Permette anche la conversione massiva in PDF e l'estrazione degli allegati.

Tutte le applicazioni sono concepite a fini di studio e nessuna responsabilità è imputabile all'autore per errori diretti e/o indiretti causati dall'uso del presente software.

Sono liberamente e gratuitamente scaricabili dal mio sito:

http://www.marcogualmini.it/strumenti_fattura_elettronica.htm

	Versione Excel	Versione Libreoffice
Generatore di XML fattura generico per ditte Permette di creare i file XML a partire dal foglio di calcolo, compilando i dati necessari in modo controllato. È possibile inserire riferimenti a DDT, dati di trasporto per fattura immediata, dati pagamento.	Fattura elettronica ditte.xlsm	Fattura elettronica ditte.ods
Generatore di XML fattura/parcella per professionisti Permette di creare i file XML a partire dal foglio di calcolo, compilando i dati necessari in modo controllato. Ottimizzato per professionisti, prevede cassa previdenziale e ritenuta d'acconto.	Fattura elettronica professionisti.xlsm	Fattura elettronica professionisti.ods
Visualizzatore convertitore XML/PDF Apre e visualizza i documenti elettronici in una forma classica e ne permette il salvataggio in formato PDF. È possibile estrarre eventuali allegati presenti nel XML.	Visualizzatore2 fattura elettronica.xlsm	Visualizzatore fattura elettronica.ods
Analizzatore massivo Apre da uno a molti file XML, ne estrae i documenti presenti e riporta i dati in forma tabellare per successive analisi. Verifica e segnala alcuni eventuali errori (codici fiscali errati, incoerenza nelle somme ecc). Mostra l'anteprima del documento e consente di convertire automaticamente tutti i documenti in formato PDF. Compara i documenti con le ricevute di consegna/mancata consegna/scarto mediante colori.	Analizzatore fattura elettronica.xlsm	Analizzatore fattura elettronica.ods

A ciascuno la sua fattura (elettronica)

Nella tabella che segue ho cercato di comparare le differenti classi di servizio utilizzabili per la gestione della fatturazione elettronica. Sono disposti lungo uno spettro che va da una maggiore autonomia ed indipendenza da specifici fornitori, quindi adatti a utenti che preferiscono gestire in proprio e con totale controllo la procedura, a un estremo caratterizzato dalla totale delega all’emissione del documento, per chi non ne vuole sapere proprio di fattura elettronica.

	Applicazione  dell’Agenzia delle Entrate	Applicazione  web di terzi (Opendotcom, Aruba, ecc)	Applicazione proposta dal commercialista	Delega a terzi dell’emissione (agenzie o commercialista)
👍 Vantaggi	➧Totale gratuità ➧Conservazione a norma automatica per 15 anni ➧Accesso con credenziali Fiscoonline, SPID o Carta Nazionale dei Servizi	➧Indipendenza dal commercialista ➧Interfaccia semplice e efficace ➧Assistenza efficace	➧Integrazione con il sistema contabile, anagrafiche clienti ➧Documenti direttamente disponibili al commercialista ➧Assistenza	➧Si delega totalmente la gestione delle fatture (si invia una semplice nota pro-forma all’intermediario)
👎 Limiti	➧Scarsa assistenza ➧Interfaccia minimale e senza calcoli automatici ➧Difficoltà reperimento documenti in conservazione ➧Necessità di inoltro dei documenti al commercialista o delega all’accesso	➧Necessità di inoltro dei documenti al commercialista o delega all’accesso	➧Vincolo al professionista ➧Strumento informatico imposto ➧Costo	➧Costo più elevato ➧Pochi professionisti offrono questo servizio
€ Costi	Gratuito	Da 25 €/anno senza limiti di numero fatture, a pacchetti da 2-4€ per singola fattura per anno	Da 100 a 500 €/anno	20-30€ per singola fattura emessa, oltre ad un canone annuo per la conservazione a norma
ID  Per ricezione fatture*	Nessuno. Si comunica ai fornitori il proprio indirizzo PEC	ID generale del fornitore del servizio	ID generale del commercialista	ID generale del fornitore del servizio o commercialista

*L’identificativo telematico (ID) è un codice facoltativo attribuito ad un contribuente o intermediario attrezzato con una infrastruttura informatica specifica. Non è necessario per un professionista averne uno proprio, ma è possibile utilizzare quello fornito dal commercialista o sistema di fatturazione scelto, che è comune a tutta l’utenza di quel servizio.

Attenti al PAT

Nel deposito telematico amministrativo presso il TAR ed il Consiglio di Stato è molto importante prestare attenzione alle formalità relative alle attestazioni di conformità e firma digitale degli atti.

Nel caso specifico di iscrizione a ruolo di ricorso amministrativo, occorre attestare la conformità dei documenti scansionati ed apporre firma digitale PaDES su:

-procura alle liti, se in originale cartaceo firmata di pugno dal cliente,

-scansione della notifica dell’atto, se questa è stata effettuata a mezzo U.G. (si scansiona in un unico file PDF l’atto, la relata e le eventuali cartoline o verbale),

Alcuni documenti sono invece nativi digitali, ed occorre solo apporre la firma digitale PaDES ai PDF:

-originale nativo digitale dell’atto di ricorso,

-istanza di fissazione udienza,

-foliario

-modulo di deposito

Note:

1. Nel processo amministrativo è espressamente richiesta la firma digitale di tipo PaDES. Si veda il mio articolo sull’argomento,

2. la firma deve essere apposta attraverso il sistema integrato in Adobe Reader versione DC,

3. le attestazioni di conformità possono essere inserite in forma nativa digitale all’interno del PDF ottenuto dalla scansione, utilizzando gli strumenti di “commento” o “compila e firma”. È possibile anche attestare la conformità su file separato, ma quest’ultima opzione risulta più complessa nella pratica,

4. nella procedura amministrativa si richiede l’autentica del mandato in quanto non si considera applicabile il comma 3 dell’Art. 83 cpc,

Oltre agli oneri descritti ci sono anche buone notizie:

rispetto alle prassi di deposito presso i Tribunali Ordinari Civili, il TAR e CDS offrono un vantaggio: anche in caso di omissioni nei depositi telematici il deposito non viene respinto, ma viene comunque attribuito l’RG e richiesta l’integrazione degli atti mancanti.

Domande e risposte sulla fatturazione elettronica

1. Che cos’è la fattura elettronica ?

La fattura elettronica è un documento nativo digitale formato, trasmesso e conservato secondo Legge, contenente i dati fiscali minimi previsti per la fattura ordinaria (L. 633/72) e il riferimento del destinatario per l’inoltro informatizzato.

Il documento consiste in un file in formato XML. Si tratta di un formato pensato per strutturare i dati in una forma interpretabile meccanicamente dai sistemi informatici con accuratezza ed affidabilità, anche sul lungo periodo. Per contro tale formato è poco chiaro per un lettore umano.

Il file deve necessariamente essere trasmesso dall’emittente al cessionario attraverso il “Sistema di Interscambio” (SdI), piattaforma appositamente predisposta dall’Agenzia delle Entrate (AdE), e successivamente conservato in un sistema informatico conforme alle specifiche di Legge.

Documenti emessi, trasmessi o conservati in forme non ammesse, oppure fatture emesse in forma non elettronica sono considerate inesistenti.

Riferimento normativo: Decreto Legislativo n. 127 del 5 agosto 2015

(http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2015/08/18/15G00143/sg)

2. Chi è tenuto ad emetterla ?

A partire dal 1 gennaio 2019 tutti i soggetti titolari di partita Iva residenti, stabiliti o identificati in Italia sono tenuti all’emissione della fattura in forma elettronica, verso qualunque soggetto, titolare o meno di partita Iva.

Sono esonerati i soggetti in regime di vantaggio o in regime forfettario, che possono aderire volontariamente.

3. Quali requisiti tecnici occorrono ?

Per poter emettere fatture elettroniche occorre sottoscrivere un servizio telematico apposito. Il principale è quello direttamente offerto dall’Agenzia delle Entrate: (https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/aree+tematiche/fatturazione+elettronica)

In alternativa si possono utilizzare servizi offerti da privati tra cui Aruba, Opendotcom, Inforcert, e molti altri.

Per realtà più grandi, quindi con emissione importante di documenti, viene solitamente integrata la funzionalità nei sistemi gestionali aziendali.

4. Quali dati occorre richiedere oltre a quelli tradizionali ?

Per identificarsi come soggetto abilitato alla fatturazione elettronica le aziende, accreditandosi presso l’AdE, possono dotarsi di un “Codice destinatario” alfanumerico (sia lettere che numeri) di sette cifre (ID o SID).

In alternativa, per PMI e professionisti è più semplice utilizzare, al posto del codice identificativo, l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata.
È  possibile utilizzare un codice SID condiviso, ad esempio un commercialista può fornire a tutti i suoi clienti un codice unico a cui far inviare le fatture. Il sistema informatico dello studio provvederà poi a smistarle in base al codice fiscale.

Uno di questi due dati, ID o PEC, deve essere comunicato dal soggetto destinatario al soggetto emittente la fattura, in aggiunta ai dati fiscali tradizionali.

Nel caso il destinatario sia una Pubblica amministrazione, si dovrà reperire un codice identificativo speciale di sei cifre. La procedura di emissione in questo caso ha alcune differenze rispetto alla fatturazione tra privati.

5. Come si forma ?

Per formare il file XML costituente la fattura si può procedere con differenti modalità:

A) Utilizzando un’applicazione web ovvero un servizio online in cui compilare i campi predisposti. Il file generato può essere scaricato sul computer o, se prevista la funzione, inviato direttamente al SdI.

Esistono vari servizi online, oltre a quello dell’AdE: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Segnalo in particolare quella sul sito Andreani: https://www.avvocatoandreani.it/servizi/fattura-elettronica-avvocati.php

B) Utilizzando un programma specifico per redazione fattura installato sul proprio computer o una app per smartphone. Dal sito AdE è scaricabile un programma: https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettivi/software+compilazione+fattura+elettronica

C) Esportando il file dal software gestionale

6. Come si invia ?

Una volta che il file XML è stato generato, questo deve essere inviato al SdI il quale a sua volta lo recapita al destinatario finale.

Le modalità di invio possibili sono:

A) Invio diretto dall’interno dell’applicazione web di compilazione, ove previsto.

B) Caricamento del file attraverso la piattaforma informatica dell’AdE o altre private.

C) Invio del file XML allegato ad una PEC all’indirizzo del SdI.

D) Trasmissione attraverso canali informatici dedicati per utenti accreditati presso l’AdE. Questi sistemi richiedono infrastrutture informatiche specifiche e sono vantaggiose per grossi soggetti emittenti.

Una volta ricevuto il file, il SdI ne effettua un controllo per verificare la presenza dei dati fiscali minimi, l’esistenza della partita Iva o C.F. del destinatario, che sia indicato il codice identificativo del destinatario oppure la PEC, che i calcoli siano corretti, quindi restituisce al mittente una ricevuta di accettazione oppure di scarto.

Successivamente, in caso di esito positivo, il file viene trasmesso al destinatario all’indirizzo PEC da questi preventivamente segnalato al SdI o, in mancanza di questo, all’indirizzo PEC inserito nella fattura da parte del mittente.

Se la fattura non può essere consegnata, il sistema invia al mittente un avviso di mancata consegna. È importante in questo caso segnalare al destinatario che un duplicato della fattura è comunque messo a sua disposizione nella sua area riservata del sito dell’AdE.

7. Come si riceve ?

Se il destinatario ha preventivamente comunicato il proprio indirizzo PEC al SdI, la fattura viene spedita automaticamente a quell’indirizzo. È per questo opportuno registrare l’indirizzo PEC a cui si desidera ricevere la fattura sul portale del SdI.

In alternativa la fattura arriverà all’indirizzo PEC comunicato all’emittente della fattura o corrispondente all'ID del canale accreditato, per chi lo ha attivato.

In subordine, se non si è comunicato alcun indirizzo PEC (es. soggetti privi di Partita Iva) la fattura sarà disponibile per lo scaricamento sul sito dell’AdE, all’interno dell’area privata del destinatario della fattura, identificato dal codice fiscale esposto sulla stessa.

8. Dove si conserva ?

Come detto inizialmente, il documento elettronico in formato XML deve essere conservato secondo precise modalità tecniche, sia da parte dell’inviante che da parte del ricevente. Non è sufficiente mantenere una copia del file sul proprio computer.

Nella pratica, per le realtà medio piccole, conviene utilizzare un servizio di conservazione sostitutivo offerto da terzi, ad esempio dal proprio commercialista. I tempi di conservazione sono definiti contrattualmente: occorre valutare se il fornitore garantisce un periodo di 10 anni.

Anche l’AdE offre un servizio di conservazione, peraltro gratuito e della durata di 15 anni.

Il servizio di conservazione deve essere attivato previa sottoscrizione digitale di un accordo di servizio. È importante attivarsi al più presto per poter conservare regolarmente tutti i documenti inviati e ricevuti.

9. Come consultare l’archivio delle fatture emesse e ricevute ?

Il servizio di conservazione mette a disposizione strumenti per visionare, scaricare, leggere in formato chiaro le fatture presenti. È anche possibile scaricare copia dei file XML e visualizzarli sul proprio computer.

10. È possibile stampare su carta la fattura ?

La risposta rigorosa è: no. La fattura elettronica è un file immateriale che non può essere reso su carta. Eventuali controlli fiscali richiederanno l’accesso ai file XML presenti sul sistema di conservazione che si è scelto.

È possibile solo trasporre le informazioni contenute nella fattura in un formato leggibile e stampabile (es. PDF), anche se il risultato non ha alcuna validità legale ma è solo una nota per uso interno. All’interno del SdI è disponibile una funzione per trasformare il file XML in un formato PDF scaricabile e stampabile, ma esistono anche strumenti online di altri sviluppatori che realizzano questa funzione.

11. Va emessa anche verso consumatori finali non titolari di partita Iva ?

Si, l’obbligo di emissione in forma elettronica vale anche verso le persone fisiche non titolari di Partita Iva.

Il privato non titolare IVA non è tenuto ad avere un indirizzo PEC, pertanto non è possibile indicare al SdI un recapito telematico, e non è possibile inoltrare direttamente la fattura al destinatario.

Questa rimane a disposizione per lo scaricamento nell’area riservata al destinatario del sito dell’AdE. È opportuno che il soggetto emittente avvisi il destinatario dell’incombenza fornendo le istruzioni necessarie.

12. In caso di errore di emissione ?

Se la fattura viene respinta dal SdI con ricevuta di scarto, è necessario riemettere il documento corretto utilizzando lo stesso numero e data fattura ma differente nome file e progressivo di invio.

Dal momento invece che la fattura è accettata dal SdI, essa non è revocabile. Per sanare eventuali errori quali destinatario, importi, indicazioni beni ecc. è necessario emettere nota di credito elettronica ed eventuale nuova fattura corretta.

13. Quali vantaggi sono previsti per l’azienda o per il professionista ?

Oltre ai vantaggi per il Fisco sul fronte antievasione, sono previste agevolazioni anche per il contribuente. Gli operatori in contabilità semplificata sono esonerati dalla tenuta dei registri Iva, per tutti, a determinate condizioni, sono ridotti i termini di accertamento fiscale a due anni. Viene abolito lo spesometro.

Ci sono anche vantaggi pratici: non è più necessario portare fisicamente le fatture attive e passive al commercialista, il quale potrà scaricarle direttamente dal cassetto fiscale del contribuente delegante.

Le fatture passive ricevute hanno formato standardizzato e diventa più semplice caricarle nel sistema gestionale, anche in modo semiautomatico.

14. In quali nazioni esiste ?

La fatturazione elettronica è prevista su basi normative di livello europeo.

Diversi Paesi europei hanno introdotto o stanno introducendo progressivamente la fatturazione elettronica, tra cui: Austria, Belgio, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Lituania, Paesi Bassi, Repubblica ceca, Slovenia, Spagna, Svezia.

Anche in alcuni Paesi extraeuropei, soprattutto in sud America, è in fase di introduzione.

https://www.agendadigitale.eu/documenti/la-fatturazione-elettronica-in-europa-e-nel-mondo-il-confronto/

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eInvoicing+in+each+member+state

15. Quale servizio scegliere ?

Prima di scegliere il servizio da utilizzare è opportuno fare una valutazione e decidere come approcciarsi alla fatturazione elettronica. Ci sono infatti varie possibilità:

A. Utilizzo di software gestionale con funzionalità integrate di fatturazione elettronica. È la soluzione ovvia per chi già utilizza sistemi gestionali, tipicamente aziende e studi medio-grandi. Comporta importanti costi fissi di impianto e formazione.

B. Affidamento a terzi, quali il proprio commercialista oppure servizi commerciali reperibili anche online. È una soluzione molto comoda in quanto è sufficiente fornire i dati del cliente e il prospetto di calcolo per delegare completamente l’emissione, trasmissione e conservazione della fattura. Comporta costi significativi per singola fattura ma soprattutto limita il controllo diretto sul quadro generale di fatturazione.

C. Utilizzo di sistemi di emissione fattura online. Richiede l’apprendimento all’uso da parte dell’utente e tempo da dedicare all’immissione dei dati, controllo e gestione del flusso di ogni singolo documento. Per contro riduce al minimo le spese, azzerandole nel caso di utilizzo del sistema proposto dall’AdE. Particolarmente consigliabile per chi emette un numero limitato di fatture e vuole avere sotto controllo la gestione.

16. Quali servizi offro al proposito?

Grazie alla mia esperienza nel settore informatico verso la Pubblica Amministrazione, sono in grado di offrire servizi di formazione e consulenza tecnica anche sulla fatturazione elettronica tra privati e verso pubbliche amministrazioni.

In particolare mi propongo di supportare gli utenti che desiderano utilizzare la terza opzione -Utilizzo di sistemi di emissione fattura online-, perché hanno un volume di fatturazione modesto e preferiscono gestirlo internamente allo studio, limitando i costi. Offro formazione e consulenza tecnica informatica sull’utilizzo dei sistemi informatico dell’AdE e diversi servizi commerciali disponibili.

Un’ancora di salvezza: Il Backup

Il backup è quella attività ritenuta inutile fino a quando non accade un guasto al computer con perdita dei dati.

La parola “backup”, un tempo termine gergale, è diventata di uso comune tra i professionisti in seguito allo svilupparsi delle normative sulla privacy, fino al recente GDPR.

L'attività di backup consiste nell’effettuare periodicamente una copia dei dati dal sistema informatico a supporti esterni oppure online, al fine di ripristinare il patrimonio informatico in seguito ad un evento che porta alla distruzione o corruzione dei dati.

L’operazione di recupero dei dati dal backup per rimettere in funzione il sistema informatico è detta “Ripristino”.

Il backup NON è un sistema per alleggerire o liberare spazio dal computer, in quanto i dati non vengono spostati ma solo copiati. L’operazione di spostamento al fine di liberare spazio è chiamata “Archiviazione”.

Gli eventi che rendono indispensabile l’adozione di regolari procedure di backup sono:

-Guasto delle macchine

-Danni ambientali (incendio, allagamento ecc)

-Furto delle macchine

-Distruzione o alterazione dei dati causate da programmi informatici dannosi (Virus, malware ecc)

-Distruzione o alterazione accidentali oppure dolose dei dati causati da interventi umani.

Quest’ultimo punto è particolarmente subdolo, in quanto un’alterazione del contenuto dei file potrebbe rimanere latente a lungo fino a quando si rende necessaria la consultazione dei documenti stessi.

È quindi opportuno che il piano di backup preveda anche la conservazione di copie “storiche”, che consentano di risalire a versioni più datate dei file antecedenti all’evento causa del danno (di cui peraltro potrebbe non essere nota la data di accadimento).

Nello Studio Legale

Si possono individuare specifiche categorie di dati da sottoporre a backup:

-Dati dei clienti e dei procedimenti, anagrafiche, storico delle attività, parcellazione, ecc

-Atti e documenti

-Posta elettronica ordinaria e PEC

Il primo caso richiede un backup piuttosto frequente in quanto sono elementi centrali nella gestione dello studio;

Nel secondo caso possiamo avere un backup assiduo per gli atti in stesura, specialmente nell’imminenza di una scadenza di deposito, mentre per il materiale già depositato la necessità di backup si dirada;

Il terzo caso è molto importante, specialmente in prospettiva di lungo termine. Si pensi alle ricevute delle PEC di notifiche, interruzioni di termini, depositi telematici.

È sempre consigliabile depositare telematicamente agli atti le ricevute di notifica PEC, anche al fine di realizzare così un surrogato di backup.

Si può realizzare un sistema di backup per email o Pec l’inoltro dei messaggi ad altro indirizzo oppure il prelevamento di una copia degli stessi per mezzo del protocollo POP da parte di un computer dedicato oppure un account Gmail.

Dove e con che frequenza salvare le copie

Il primo problema che si pone è decidere su quali supporti salvare il backup, oppure se utilizzare un servizio online (cloud).

La scelta dipende da diversi fattori, tra cui la quantità di dati, la frequenza richiesta di effettuazione dei backup, la scelta di eseguire le attività a mano oppure mediante sistemi automatici.

È sempre opportuno che i supporti di backup siano tenuti separati fisicamente o almeno

“logicamente” (es uso di protezioni con password dedicate) dal sistema informatico, al di fuori del tempo necessario per eseguire le copie. Questo chiaramente serve ad evitare che guasti elettrici oppure Virus possano intaccare i dischi in quel momento collegati.

Tra le opzioni abbiamo Chiavette USB, hard disk esterni USB, Hard disk in rete, spazi in cloud, dischi DVD.

Per quanto riguarda la frequenza, ribadendo l’utilità di mantenere copie storiche, e considerando opportuno diversificare i supporti di memorizzazione, suggerisco piani di backup divisi in cicli:

-breve termine: salvataggi almeno quotidiani dei dati in lavorazione, dei documenti in stesura.

L’operazione può essere svolta manualmente, utilizzando diverse chiavette a rotazione che verranno svuotate e riciclate dopo avere chiuso un ciclo di medio termine.

Esistono anche sistemi automatici che possono effettuare backup “in continuo” durante la giornata lavorativa;

-medio termine: svolti su base settimanale o mensile, consentono di conservare versioni storiche a distanza di settimane e mesi; possono essere salvataggi integrali di tutto l’archivio o solo le differenze rispetto al ciclo precedente;

-lungo termine: su base annuale si salverà l’archivio generale e soprattutto l’intera annata di email e PEC per l’indispensabile conservazione pluriennale. A mio avviso i supporti più indicati per questo scopo sono i dischetti DVD, che se ben conservati possono durare almeno uno, due decenni o più (dato molto controverso tra gli specialisti).

Per essere certi dell’efficacia delle procedure appena descritte è indispensabile e prevista dalle buone prassi tecniche, la verifica periodica per accertarsi che i backup siano effettivamente validi ed in condizione di permettere il ripristino in caso di necessità.

Le procedure di backup adottate devono integrarsi con le politiche generali di gestione della privacy e sicurezza delle informazioni. È opportuno tenere un registro delle attività svolte.

La prova di avvenuto deposito PCT

Per legge il deposito telematico nell’ambito del Processo Civile Telematico si considera effettuato nel momento in cui viene generata la PEC di avvenuta consegna presso il sistema informatico ministeriale (Art. 16-bis c. 7, D.L 18 ottobre 2012, n. 179).

Ipotizziamo ora questo scenario:

1. Viene effettuato entro il termine rituale un deposito telematico di atto di costituzione, memoria o altro atto soggetto a decadenza,

2. Il deposito viene respinto per un problema tecnico del sistema informatico ministeriale, oppure il cancelliere lo rifiuta per qualsiasi motivo,

3. Ritenendo tempestivo e regolare il deposito ed ingiustificato il rifiuto, l’Avvocato ricorre al giudice, chiedendo l’accettazione retrodatata del deposito.

Nel presentare l’istanza si allegherà (tra l’altro) la ricevuta di avvenuta consegna del deposito telematico (la seconda PEC), che attesta la data di invio del deposito e contiene quanto inviato.

Ed è qui che subentra una difficoltà: l’allegato a questa PEC, contenente l’atto ed i documenti inviati per il deposito, è un file “cifrato”, denominato solitamente “Atto.enc”, che può essere aperto solamente dal sistema informatico ministeriale, che è il solo depositario dei certificati crittografici necessari. Non ne è possibile l'apertura diretta del file né da parte dalla cancelleria né dal giudice.

4. Per quanto sopra descritto, la procedura deve essere che, se il Giudice ritiene di ammettere l’istanza di parte, deve disporre per l’Avvocato il reinvio del deposito e per il cancelliere l’accettazione di questo con data forzata a quella del deposito iniziale (entro il termine).

Per attestare che il ri-deposito autorizzato è conforme al primo invio si deve di riutilizzare esattamente lo stesso file Atto.enc, attestando l’equivalenza dell’impronta informatica o hash, per l’allegato alle due ricevute PEC, eventualmente con una relazione tecnica.

In questo modo anche non potendo verificare il contenuto del file è comunque matematicamente certa l'equivalenza del contenuto.

Rimango a disposizione per l’analisi di scenari come quello appena descritto o casistiche analoghe nell’ambito del Processo telematico.