Strumenti per la fatturazione elettronica

Ho sviluppato alcune applicazioni per generare, visualizzare e in vario modo elaborare i file XML compatibili con il formato di fatturazione elettronica.
Si tratta di interfacce basate su applicazioni off-line quali MS Excel e Libreoffice, pensate in particolare per chi vuole avere una gestione dei documenti in "vecchio stile", senza usare servizi online. I file possono essere elaborati e salvati come normali fogli elettronici.
Tutte le applicazioni sono concepite a fini di studio e nessuna responsabilità è imputabile all'autore per errori diretti e/o indiretti causati dall'uso del presente software.

Sono liberamente scaricabili dal mio sito:

http://www.marcogualmini.it/strumenti_fattura_elettronica.htm

A ciascuno la sua fattura (elettronica)

Nella tabella che segue ho cercato di comparare le differenti classi di servizio utilizzabili per la gestione della fatturazione elettronica. Sono disposti lungo uno spettro che va da una maggiore autonomia ed indipendenza da specifici fornitori, quindi adatti a utenti che preferiscono gestire in proprio e con totale controllo la procedura, a un estremo caratterizzato dalla totale delega all’emissione del documento, per chi non ne vuole sapere proprio di fattura elettronica.

	Applicazione  dell’Agenzia delle Entrate	Applicazione  web di terzi (Opendotcom, Aruba, ecc)	Applicazione proposta dal commercialista	Delega a terzi dell’emissione (agenzie o commercialista)
👍 Vantaggi	➧Totale gratuità ➧Conservazione a norma automatica per 15 anni ➧Accesso con credenziali Fiscoonline, SPID o Carta Nazionale dei Servizi	➧Indipendenza dal commercialista ➧Interfaccia semplice e efficace ➧Assistenza efficace	➧Integrazione con il sistema contabile, anagrafiche clienti ➧Documenti direttamente disponibili al commercialista ➧Assistenza	➧Si delega totalmente la gestione delle fatture (si invia una semplice nota pro-forma all’intermediario)
👎 Limiti	➧Scarsa assistenza ➧Interfaccia minimale e senza calcoli automatici ➧Difficoltà reperimento documenti in conservazione ➧Necessità di inoltro dei documenti al commercialista o delega all’accesso	➧Necessità di inoltro dei documenti al commercialista o delega all’accesso	➧Vincolo al professionista ➧Strumento informatico imposto ➧Costo	➧Costo più elevato ➧Pochi professionisti offrono questo servizio
€ Costi	Gratuito	Da 25 €/anno senza limiti di numero fatture, a pacchetti da 2-4€ per singola fattura per anno	Da 100 a 500 €/anno	20-30€ per singola fattura emessa, oltre ad un canone annuo per la conservazione a norma
ID  Per ricezione fatture*	Nessuno. Si comunica ai fornitori il proprio indirizzo PEC	ID generale del fornitore del servizio	ID generale del commercialista	ID generale del fornitore del servizio o commercialista

*L’identificativo telematico (ID) è un codice facoltativo attribuito ad un contribuente o intermediario attrezzato con una infrastruttura informatica specifica. Non è necessario per un professionista averne uno proprio, ma è possibile utilizzare quello fornito dal commercialista o sistema di fatturazione scelto, che è comune a tutta l’utenza di quel servizio.

Attenti al PAT

Nel deposito telematico amministrativo presso il TAR ed il Consiglio di Stato è molto importante prestare attenzione alle formalità relative alle attestazioni di conformità e firma digitale degli atti.

Nel caso specifico di iscrizione a ruolo di ricorso amministrativo, occorre attestare la conformità dei documenti scansionati ed apporre firma digitale PaDES su:

-procura alle liti, se in originale cartaceo firmata di pugno dal cliente,

-scansione della notifica dell’atto, se questa è stata effettuata a mezzo U.G. (si scansiona in un unico file PDF l’atto, la relata e le eventuali cartoline o verbale),

Alcuni documenti sono invece nativi digitali, ed occorre solo apporre la firma digitale PaDES ai PDF:

-originale nativo digitale dell’atto di ricorso,

-istanza di fissazione udienza,

-foliario

-modulo di deposito

Note:

1. Nel processo amministrativo è espressamente richiesta la firma digitale di tipo PaDES. Si veda il mio articolo sull’argomento,

2. la firma deve essere apposta attraverso il sistema integrato in Adobe Reader versione DC,

3. le attestazioni di conformità possono essere inserite in forma nativa digitale all’interno del PDF ottenuto dalla scansione, utilizzando gli strumenti di “commento” o “compila e firma”. È possibile anche attestare la conformità su file separato, ma quest’ultima opzione risulta più complessa nella pratica,

4. nella procedura amministrativa si richiede l’autentica del mandato in quanto non si considera applicabile il comma 3 dell’Art. 83 cpc,

Oltre agli oneri descritti ci sono anche buone notizie:

rispetto alle prassi di deposito presso i Tribunali Ordinari Civili, il TAR e CDS offrono un vantaggio: anche in caso di omissioni nei depositi telematici il deposito non viene respinto, ma viene comunque attribuito l’RG e richiesta l’integrazione degli atti mancanti.

Domande e risposte sulla fatturazione elettronica

1. Che cos’è la fattura elettronica ?

La fattura elettronica è un documento nativo digitale formato, trasmesso e conservato secondo Legge, contenente i dati fiscali minimi previsti per la fattura ordinaria (L. 633/72) e il riferimento del destinatario per l’inoltro informatizzato.

Il documento consiste in un file in formato XML. Si tratta di un formato pensato per strutturare i dati in una forma interpretabile meccanicamente dai sistemi informatici con accuratezza ed affidabilità, anche sul lungo periodo. Per contro tale formato è poco chiaro per un lettore umano.

Il file deve necessariamente essere trasmesso dall’emittente al cessionario attraverso il “Sistema di Interscambio” (SdI), piattaforma appositamente predisposta dall’Agenzia delle Entrate (AdE), e successivamente conservato in un sistema informatico conforme alle specifiche di Legge.

Documenti emessi, trasmessi o conservati in forme non ammesse, oppure fatture emesse in forma non elettronica sono considerate inesistenti.

Riferimento normativo: Decreto Legislativo n. 127 del 5 agosto 2015

(http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2015/08/18/15G00143/sg)

2. Chi è tenuto ad emetterla ?

A partire dal 1 gennaio 2019 tutti i soggetti titolari di partita Iva residenti, stabiliti o identificati in Italia sono tenuti all’emissione della fattura in forma elettronica, verso qualunque soggetto, titolare o meno di partita Iva.

Sono esonerati i soggetti in regime di vantaggio o in regime forfettario, che possono aderire volontariamente.

3. Quali requisiti tecnici occorrono ?

Per poter emettere fatture elettroniche occorre sottoscrivere un servizio telematico apposito. Il principale è quello direttamente offerto dall’Agenzia delle Entrate: (https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/aree+tematiche/fatturazione+elettronica)

In alternativa si possono utilizzare servizi offerti da privati tra cui Aruba, Opendotcom, Inforcert, e molti altri.

Per realtà più grandi, quindi con emissione importante di documenti, viene solitamente integrata la funzionalità nei sistemi gestionali aziendali.

4. Quali dati occorre richiedere oltre a quelli tradizionali ?

Per identificarsi come soggetto abilitato alla fatturazione elettronica le aziende, accreditandosi presso l’AdE, possono dotarsi di un “Codice destinatario” alfanumerico (sia lettere che numeri) di sette cifre (ID o SID).

In alternativa, per PMI e professionisti è più semplice utilizzare, al posto del codice identificativo, l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata.
È  possibile utilizzare un codice SID condiviso, ad esempio un commercialista può fornire a tutti i suoi clienti un codice unico a cui far inviare le fatture. Il sistema informatico dello studio provvederà poi a smistarle in base al codice fiscale.

Uno di questi due dati, ID o PEC, deve essere comunicato dal soggetto destinatario al soggetto emittente la fattura, in aggiunta ai dati fiscali tradizionali.

Nel caso il destinatario sia una Pubblica amministrazione, si dovrà reperire un codice identificativo speciale di sei cifre. La procedura di emissione in questo caso ha alcune differenze rispetto alla fatturazione tra privati.

5. Come si forma ?

Per formare il file XML costituente la fattura si può procedere con differenti modalità:

A) Utilizzando un’applicazione web ovvero un servizio online in cui compilare i campi predisposti. Il file generato può essere scaricato sul computer o, se prevista la funzione, inviato direttamente al SdI.

Esistono vari servizi online, oltre a quello dell’AdE: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Segnalo in particolare quella sul sito Andreani: https://www.avvocatoandreani.it/servizi/fattura-elettronica-avvocati.php

B) Utilizzando un programma specifico per redazione fattura installato sul proprio computer o una app per smartphone. Dal sito AdE è scaricabile un programma: https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettivi/software+compilazione+fattura+elettronica

C) Esportando il file dal software gestionale

6. Come si invia ?

Una volta che il file XML è stato generato, questo deve essere inviato al SdI il quale a sua volta lo recapita al destinatario finale.

Le modalità di invio possibili sono:

A) Invio diretto dall’interno dell’applicazione web di compilazione, ove previsto.

B) Caricamento del file attraverso la piattaforma informatica dell’AdE o altre private.

C) Invio del file XML allegato ad una PEC all’indirizzo del SdI.

D) Trasmissione attraverso canali informatici dedicati per utenti accreditati presso l’AdE. Questi sistemi richiedono infrastrutture informatiche specifiche e sono vantaggiose per grossi soggetti emittenti.

Una volta ricevuto il file, il SdI ne effettua un controllo per verificare la presenza dei dati fiscali minimi, l’esistenza della partita Iva o C.F. del destinatario, che sia indicato il codice identificativo del destinatario oppure la PEC, che i calcoli siano corretti, quindi restituisce al mittente una ricevuta di accettazione oppure di scarto.

Successivamente, in caso di esito positivo, il file viene trasmesso al destinatario all’indirizzo PEC da questi preventivamente segnalato al SdI o, in mancanza di questo, all’indirizzo PEC inserito nella fattura da parte del mittente.

Se la fattura non può essere consegnata, il sistema invia al mittente un avviso di mancata consegna. È importante in questo caso segnalare al destinatario che un duplicato della fattura è comunque messo a sua disposizione nella sua area riservata del sito dell’AdE.

7. Come si riceve ?

Se il destinatario ha preventivamente comunicato il proprio indirizzo PEC al SdI, la fattura viene spedita automaticamente a quell’indirizzo. È per questo opportuno registrare l’indirizzo PEC a cui si desidera ricevere la fattura sul portale del SdI.

In alternativa la fattura arriverà all’indirizzo PEC comunicato all’emittente della fattura o corrispondente all'ID del canale accreditato, per chi lo ha attivato.

In subordine, se non si è comunicato alcun indirizzo PEC (es. soggetti privi di Partita Iva) la fattura sarà disponibile per lo scaricamento sul sito dell’AdE, all’interno dell’area privata del destinatario della fattura, identificato dal codice fiscale esposto sulla stessa.

8. Dove si conserva ?

Come detto inizialmente, il documento elettronico in formato XML deve essere conservato secondo precise modalità tecniche, sia da parte dell’inviante che da parte del ricevente. Non è sufficiente mantenere una copia del file sul proprio computer.

Nella pratica, per le realtà medio piccole, conviene utilizzare un servizio di conservazione sostitutivo offerto da terzi, ad esempio dal proprio commercialista. I tempi di conservazione sono definiti contrattualmente: occorre valutare se il fornitore garantisce un periodo di 10 anni.

Anche l’AdE offre un servizio di conservazione, peraltro gratuito e della durata di 15 anni.

Il servizio di conservazione deve essere attivato previa sottoscrizione digitale di un accordo di servizio. È importante attivarsi al più presto per poter conservare regolarmente tutti i documenti inviati e ricevuti.

9. Come consultare l’archivio delle fatture emesse e ricevute ?

Il servizio di conservazione mette a disposizione strumenti per visionare, scaricare, leggere in formato chiaro le fatture presenti. È anche possibile scaricare copia dei file XML e visualizzarli sul proprio computer.

10. È possibile stampare su carta la fattura ?

La risposta rigorosa è: no. La fattura elettronica è un file immateriale che non può essere reso su carta. Eventuali controlli fiscali richiederanno l’accesso ai file XML presenti sul sistema di conservazione che si è scelto.

È possibile solo trasporre le informazioni contenute nella fattura in un formato leggibile e stampabile (es. PDF), anche se il risultato non ha alcuna validità legale ma è solo una nota per uso interno. All’interno del SdI è disponibile una funzione per trasformare il file XML in un formato PDF scaricabile e stampabile, ma esistono anche strumenti online di altri sviluppatori che realizzano questa funzione.

11. Va emessa anche verso consumatori finali non titolari di partita Iva ?

Si, l’obbligo di emissione in forma elettronica vale anche verso le persone fisiche non titolari di Partita Iva.

Il privato non titolare IVA non è tenuto ad avere un indirizzo PEC, pertanto non è possibile indicare al SdI un recapito telematico, e non è possibile inoltrare direttamente la fattura al destinatario.

Questa rimane a disposizione per lo scaricamento nell’area riservata al destinatario del sito dell’AdE. È opportuno che il soggetto emittente avvisi il destinatario dell’incombenza fornendo le istruzioni necessarie.

12. In caso di errore di emissione ?

Se la fattura viene respinta dal SdI con ricevuta di scarto, è necessario riemettere il documento corretto utilizzando lo stesso numero e data fattura ma differente nome file e progressivo di invio.

Dal momento invece che la fattura è accettata dal SdI, essa non è revocabile. Per sanare eventuali errori quali destinatario, importi, indicazioni beni ecc. è necessario emettere nota di credito elettronica ed eventuale nuova fattura corretta.

13. Quali vantaggi sono previsti per l’azienda o per il professionista ?

Oltre ai vantaggi per il Fisco sul fronte antievasione, sono previste agevolazioni anche per il contribuente. Gli operatori in contabilità semplificata sono esonerati dalla tenuta dei registri Iva, per tutti, a determinate condizioni, sono ridotti i termini di accertamento fiscale a due anni. Viene abolito lo spesometro.

Ci sono anche vantaggi pratici: non è più necessario portare fisicamente le fatture attive e passive al commercialista, il quale potrà scaricarle direttamente dal cassetto fiscale del contribuente delegante.

Le fatture passive ricevute hanno formato standardizzato e diventa più semplice caricarle nel sistema gestionale, anche in modo semiautomatico.

14. In quali nazioni esiste ?

La fatturazione elettronica è prevista su basi normative di livello europeo.

Diversi Paesi europei hanno introdotto o stanno introducendo progressivamente la fatturazione elettronica, tra cui: Austria, Belgio, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Lituania, Paesi Bassi, Repubblica ceca, Slovenia, Spagna, Svezia.

Anche in alcuni Paesi extraeuropei, soprattutto in sud America, è in fase di introduzione.

https://www.agendadigitale.eu/documenti/la-fatturazione-elettronica-in-europa-e-nel-mondo-il-confronto/

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eInvoicing+in+each+member+state

15. Quale servizio scegliere ?

Prima di scegliere il servizio da utilizzare è opportuno fare una valutazione e decidere come approcciarsi alla fatturazione elettronica. Ci sono infatti varie possibilità:

A. Utilizzo di software gestionale con funzionalità integrate di fatturazione elettronica. È la soluzione ovvia per chi già utilizza sistemi gestionali, tipicamente aziende e studi medio-grandi. Comporta importanti costi fissi di impianto e formazione.

B. Affidamento a terzi, quali il proprio commercialista oppure servizi commerciali reperibili anche online. È una soluzione molto comoda in quanto è sufficiente fornire i dati del cliente e il prospetto di calcolo per delegare completamente l’emissione, trasmissione e conservazione della fattura. Comporta costi significativi per singola fattura ma soprattutto limita il controllo diretto sul quadro generale di fatturazione.

C. Utilizzo di sistemi di emissione fattura online. Richiede l’apprendimento all’uso da parte dell’utente e tempo da dedicare all’immissione dei dati, controllo e gestione del flusso di ogni singolo documento. Per contro riduce al minimo le spese, azzerandole nel caso di utilizzo del sistema proposto dall’AdE. Particolarmente consigliabile per chi emette un numero limitato di fatture e vuole avere sotto controllo la gestione.

16. Quali servizi offro al proposito?

Grazie alla mia esperienza nel settore informatico verso la Pubblica Amministrazione, sono in grado di offrire servizi di formazione e consulenza tecnica anche sulla fatturazione elettronica tra privati e verso pubbliche amministrazioni.

In particolare mi propongo di supportare gli utenti che desiderano utilizzare la terza opzione -Utilizzo di sistemi di emissione fattura online-, perché hanno un volume di fatturazione modesto e preferiscono gestirlo internamente allo studio, limitando i costi. Offro formazione e consulenza tecnica informatica sull’utilizzo dei sistemi informatico dell’AdE e diversi servizi commerciali disponibili.

Un’ancora di salvezza: Il Backup

Il backup è quella attività ritenuta inutile fino a quando non accade un guasto al computer con perdita dei dati.

La parola “backup”, un tempo termine gergale, è diventata di uso comune tra i professionisti in seguito allo svilupparsi delle normative sulla privacy, fino al recente GDPR.

L'attività di backup consiste nell’effettuare periodicamente una copia dei dati dal sistema informatico a supporti esterni oppure online, al fine di ripristinare il patrimonio informatico in seguito ad un evento che porta alla distruzione o corruzione dei dati.

L’operazione di recupero dei dati dal backup per rimettere in funzione il sistema informatico è detta “Ripristino”.

Il backup NON è un sistema per alleggerire o liberare spazio dal computer, in quanto i dati non vengono spostati ma solo copiati. L’operazione di spostamento al fine di liberare spazio è chiamata “Archiviazione”.

Gli eventi che rendono indispensabile l’adozione di regolari procedure di backup sono:

-Guasto delle macchine

-Danni ambientali (incendio, allagamento ecc)

-Furto delle macchine

-Distruzione o alterazione dei dati causate da programmi informatici dannosi (Virus, malware ecc)

-Distruzione o alterazione accidentali oppure dolose dei dati causati da interventi umani.

Quest’ultimo punto è particolarmente subdolo, in quanto un’alterazione del contenuto dei file potrebbe rimanere latente a lungo fino a quando si rende necessaria la consultazione dei documenti stessi.

È quindi opportuno che il piano di backup preveda anche la conservazione di copie “storiche”, che consentano di risalire a versioni più datate dei file antecedenti all’evento causa del danno (di cui peraltro potrebbe non essere nota la data di accadimento).

Nello Studio Legale

Si possono individuare specifiche categorie di dati da sottoporre a backup:

-Dati dei clienti e dei procedimenti, anagrafiche, storico delle attività, parcellazione, ecc

-Atti e documenti

-Posta elettronica ordinaria e PEC

Il primo caso richiede un backup piuttosto frequente in quanto sono elementi centrali nella gestione dello studio;

Nel secondo caso possiamo avere un backup assiduo per gli atti in stesura, specialmente nell’imminenza di una scadenza di deposito, mentre per il materiale già depositato la necessità di backup si dirada;

Il terzo caso è molto importante, specialmente in prospettiva di lungo termine. Si pensi alle ricevute delle PEC di notifiche, interruzioni di termini, depositi telematici.

È sempre consigliabile depositare telematicamente agli atti le ricevute di notifica PEC, anche al fine di realizzare così un surrogato di backup.

Si può realizzare un sistema di backup per email o Pec l’inoltro dei messaggi ad altro indirizzo oppure il prelevamento di una copia degli stessi per mezzo del protocollo POP da parte di un computer dedicato oppure un account Gmail.

Dove e con che frequenza salvare le copie

Il primo problema che si pone è decidere su quali supporti salvare il backup, oppure se utilizzare un servizio online (cloud).

La scelta dipende da diversi fattori, tra cui la quantità di dati, la frequenza richiesta di effettuazione dei backup, la scelta di eseguire le attività a mano oppure mediante sistemi automatici.

È sempre opportuno che i supporti di backup siano tenuti separati fisicamente o almeno

“logicamente” (es uso di protezioni con password dedicate) dal sistema informatico, al di fuori del tempo necessario per eseguire le copie. Questo chiaramente serve ad evitare che guasti elettrici oppure Virus possano intaccare i dischi in quel momento collegati.

Tra le opzioni abbiamo Chiavette USB, hard disk esterni USB, Hard disk in rete, spazi in cloud, dischi DVD.

Per quanto riguarda la frequenza, ribadendo l’utilità di mantenere copie storiche, e considerando opportuno diversificare i supporti di memorizzazione, suggerisco piani di backup divisi in cicli:

-breve termine: salvataggi almeno quotidiani dei dati in lavorazione, dei documenti in stesura.

L’operazione può essere svolta manualmente, utilizzando diverse chiavette a rotazione che verranno svuotate e riciclate dopo avere chiuso un ciclo di medio termine.

Esistono anche sistemi automatici che possono effettuare backup “in continuo” durante la giornata lavorativa;

-medio termine: svolti su base settimanale o mensile, consentono di conservare versioni storiche a distanza di settimane e mesi; possono essere salvataggi integrali di tutto l’archivio o solo le differenze rispetto al ciclo precedente;

-lungo termine: su base annuale si salverà l’archivio generale e soprattutto l’intera annata di email e PEC per l’indispensabile conservazione pluriennale. A mio avviso i supporti più indicati per questo scopo sono i dischetti DVD, che se ben conservati possono durare almeno uno, due decenni o più (dato molto controverso tra gli specialisti).

Per essere certi dell’efficacia delle procedure appena descritte è indispensabile e prevista dalle buone prassi tecniche, la verifica periodica per accertarsi che i backup siano effettivamente validi ed in condizione di permettere il ripristino in caso di necessità.

Le procedure di backup adottate devono integrarsi con le politiche generali di gestione della privacy e sicurezza delle informazioni. È opportuno tenere un registro delle attività svolte.

La prova di avvenuto deposito PCT

Per legge il deposito telematico nell’ambito del Processo Civile Telematico si considera effettuato nel momento in cui viene generata la PEC di avvenuta consegna presso il sistema informatico ministeriale (Art. 16-bis c. 7, D.L 18 ottobre 2012, n. 179).

Ipotizziamo ora questo scenario:

1. Viene effettuato entro il termine rituale un deposito telematico di atto di costituzione, memoria o altro atto soggetto a decadenza,

2. Il deposito viene respinto per un problema tecnico del sistema informatico ministeriale, oppure il cancelliere lo rifiuta per qualsiasi motivo,

3. Ritenendo tempestivo e regolare il deposito ed ingiustificato il rifiuto, l’Avvocato ricorre al giudice, chiedendo l’accettazione retrodatata del deposito.

Nel presentare l’istanza si allegherà (tra l’altro) la ricevuta di avvenuta consegna del deposito telematico (la seconda PEC), che attesta la data di invio del deposito e contiene quanto inviato.

Ed è qui che subentra una difficoltà: l’allegato a questa PEC, contenente l’atto ed i documenti inviati per il deposito, è un file “cifrato”, denominato solitamente “Atto.enc”, che può essere aperto solamente dal sistema informatico ministeriale, che è il solo depositario dei certificati crittografici necessari. Non ne è possibile l'apertura diretta del file né da parte dalla cancelleria né dal giudice.

4. Per quanto sopra descritto, la procedura deve essere che, se il Giudice ritiene di ammettere l’istanza di parte, deve disporre per l’Avvocato il reinvio del deposito e per il cancelliere l’accettazione di questo con data forzata a quella del deposito iniziale (entro il termine).

Per attestare che il ri-deposito autorizzato è conforme al primo invio si deve di riutilizzare esattamente lo stesso file Atto.enc, attestando l’equivalenza dell’impronta informatica o hash, per l’allegato alle due ricevute PEC, eventualmente con una relazione tecnica.

In questo modo anche non potendo verificare il contenuto del file è comunque matematicamente certa l'equivalenza del contenuto.

Rimango a disposizione per l’analisi di scenari come quello appena descritto o casistiche analoghe nell’ambito del Processo telematico.

Il ritratto di Dorian Gray: quando il documento informatico non è ciò che sembra

In questo articolo intendo dimostrare che il documento informatico è intrinsecamente meno affidabile di quello cartaceo poiché sono presenti più passaggi interpretativi tra il mezzo fisico di supporto del significante ed il significato.

In un tradizionale documento cartaceo l’informazione che si riceve è una interpretazione dei segni stampati attraverso convenzioni culturali (alfabeto, lingua).

Passiamo ora ad esaminare un tipico documento informatico di testo, sotto forma di file DOC, che appare come segue nel programma di videoscrittura:

Se si apre lo stesso file con un programma in grado di mostrarne il contenuto letterale (un Text Editor, ad esempio il blocco note) apparirà questo:

È comunemente noto che le informazioni digitali sono memorizzate sotto forma di Byte (a loro volta composto da Bit, la “sequenza di valori binari” di cui al c. i-quinques art.1 del C.A.D.).

Se apriamo il file con un programma in grado di mostrare i Byte (un editor esadecimale, in gergo) avremo:

Questi codici numerici, i Byte, sono poi tradotti in modulazioni elettriche o magnetiche che costituiscono fisicamente la memorizzazione su dischi o chiavette.

L’informazione che l’utente ottiene deriva, come nel caso cartaceo, da una interpretazione dei segni visualizzati attraverso convenzioni culturali ma, in aggiunta, anche attraverso l’elaborazione effettuata dal computer di codici numerici secondo convenzioni tecniche.

È inopinabile che si aggiungono passaggi rispetto a quelli già propri del cartaceo, quindi ulteriori potenziali fonti di traduzione e di errore.

L’eccezione più ovvia è quella secondo cui gli algoritmi di elaborazione sono rigorosi, standardizzati, e quindi daranno infallibilmente sempre lo stesso risultato esatto.

Posso replicare con una serie di esempi di mia esperienza diretta in cui intervengono malfunzionamenti software oppure malintesi nell’utilizzo dei programmi che portano a male interpretare un dato.

Esempi tratti da casi reali

Caso 1: estensione di file errata o mancante

In ambiente operativo MS Windows il tipo file, ovvero la natura del contenuto, è convenzionalmente segnalato dalla “estensione”, la sequenza di tre lettere precedute da un punto al termine del nome del file. Ad esempio un file di videoscrittura può avere il formato “.doc”, una fotografia “.jpg” ecc.

Se l’estensione viene cancellata o cambiata impropriamente, ad esempio a causa di un errore nel salvare o rinominare il file, il destinatario potrebbe non riuscire ad aprirlo.

Il file potrebbe non aprirsi e mostrare un errore, oppure potrebbe aprirsi attraverso il programma sbagliato e mostrare una sequenza di caratteri incomprensibili. Su computer Apple o Linux potrebbe aprirsi ugualmente perché questi sistemi riescono a riconoscere un file direttamente dal contenuto oltre che dall’estensione.

Caso 2: File P7M

Una versione ormai obsoleta di un software di firma digitale ha manifestato in certi casi un difetto nel visualizzare il contenuto di file firmati P7M, quindi firmati digitalmente con modalità CADES (si veda il mio articolo sulle firme digitali).

Il problema si manifesta quando vengono aperti in momenti successivi diversi file P7M con nome identico. Un caso frequente è “relata.pdf.p7m”. In questo scenario viene visualizzata correttamente la prima relazione di notifica, mentre aprendo le seguenti, viene visualizzato erroneamente ancora il primo documento. Ciò può comprensibilmente creare panico presso gli studi Legali che temono di avere inviato notifiche PEC clamorosamente (ed inspiegabilmente) errate. In questo caso si tratta di un errore di sola visualizzazione, il contenuto è di fatto corretto.

Caso 3: PDF con firma PADES

Quando ad un documento viene apposta una firma secondo lo standard PADES, non viene modificata la sua estensione PDF. L’unico modo per verificare l’effettiva presenza della firma digitale è quello di aprire il file con un software idoneo: un software di firma digitale oppure il famoso visualizzatore Adobe Reader. La presenza di una firma digitale valida è testimoniata da una barra visualizzata al di sopra del documento:

I problemi sorgono quando un utente visualizza lo stesso file con un visualizzatore generico che non è in grado di rilevare la firma PADES. La situazione si verifica ad esempio in ambiente Apple MAC poiché il sistema operativo OsX apre i file PDF attraverso il visualizzatore integrato “Anteprima” che non mostra alcuna evidenza della firma. L’utente potrebbe erroneamente ritenere che il file sia privo di firma digitale ed eccepire la regolarità di una notifica, di un deposito ecc.

È utile quindi per il mittente rimarcare la presenza di firma digitale inserendo un segno grafico o una dizione che segnali la presenza della firma (in genere il segno grafico viene automaticamente apposto dai software di firma digitale).

Dal punto di vista del destinatario, se si ritiene che il file sia privo di firma dovuta, consiglio di aprirlo con Adobe Reader nella versione X o Dc, oppure Dike od ArubaSign.

Caso 4: Nomi di file contenenti caratteri di punteggiatura e lettera accentate

È noto che non è possibile utilizzare particolari caratteri nel nome dei file, quali ad esempio le barre (\, /), l’asterisco, i due punti ed il punto di domanda.

I caratteri proibiti variano a seconda del sistema informatico utilizzato. Ad esempio MS Windows non ammette \ / : * ? “ <> |. Provare per credere!

I sistemi Apple OsX e GNU/Linux sono più tolleranti, ed è possibile che un file formato su uno di questi sistemi non risulti apribile in MS Windows.

Alcuni caratteri creano problemi se usati nell’oggetto delle email.

In almeno due occasioni ho riscontrato problemi di apertura di atti digitali depositati nel processo telematico oppure notificati via PEC attribuibili alla presenza nel nome del file, di caratteri accentati (à, è, ò, ù, ì) oppure segni quali ° e &. Questi caratteri di per sé possono essere utilizzati nella denominazione ed il file si apre regolarmente sullo stesso computer su cui sono formati, ma si possono manifestare difetti di compatibilità con i sistemi informatici su cui andranno a trovarsi in seguito. Le implicazioni di carattere giuridico sono pesanti e di difficile attribuzione.

Conclusioni

Pur lavorando nel campo informatico, intendo evidenziare i rischi comunque connaturati all’informatizzazione e mettere in guardia gli utenti dai rischi potenziali. Invito a non porre eccessiva fiducia nei mezzi tecnici, che devono essere al servizio dell’Uomo e non viceversa.

Non dare mai per scontato ciò che appare a video e, nei casi dubbi, è importante verificare attentamente e criticamente, rivolgendosi eventualmente ad un consulente specializzato.

Per concludere consiglio di optare per l’utilizzo di “formati aperti” per la memorizzazione dei file, formati cioè basati su protocolli pubblici e condivisi (esempio il PDF, come notoriamente richiesto nel PCT), e “software liberi” per la gestione degli stessi.

Per approfondimenti:

http://www.marcogualmini.it/opensource.htm

https://it.wikipedia.org/wiki/Formato_aperto

http://archivio.digitpa.gov.it/formati-aperti

https://www.linux.it/formatiaperti