mercoledì 15 aprile 2020

Udienze telematiche con MS Teams - qualche appunto


Riassumo in questo articolo le procedure adottate per lo svolgimento delle udienze civili in modalità remota, semplificando quanto più possibile.

Base normativa

La possibilità di svolgere udienze civili in modalità di telepresenza è stata introdotta dal D.L. n. 18 del 17 marzo 2020, ART. 83 co. 7:
f) la previsione dello svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia. Lo svolgimento dell’udienza deve in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti. Prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento. All’udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identità dei soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale;

La scelta degli strumenti tecnici da utilizzare è stata delegata alla Direzione dei Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) del Ministero della Giustizia con provvedimento del 20 marzo 2020, ART. 2 (Svolgimento delle udienze civili):
Nell’ipotesi prevista dall’art. 83, comma settimo, lett. f), del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, le udienze civili possono svolgersi mediante collegamenti da remoto organizzati dal giudice utilizzando i seguenti programmi attualmente a disposizione dell’Amministrazione e di cui alle note già trasmesse agli Uffici Giudiziari (prot. DGSIA nn. 7359.U del 27 febbraio 2020 e 8661.U del 9 marzo 2020):
Skype for Business;
Teams.
I collegamenti effettuati con i due programmi su dispositivi dell’ufficio o personali utilizzano infrastrutture di quest’amministrazione o aree di data center riservate in via esclusiva al Ministero della Giustizia.

I sistemi autorizzati sono due:
Il primo, Skype for Business di Microsoft è una versione speciale del noto programma di videotelefonia opportunamente ampliato e modificato per consentire videoconferenze multiutente. È però in via di dismissione, prevista per luglio 2021, in favore del secondo in elenco, Microsoft Teams.
MS Teams è un software di videoconferenza con integrati, oltre alle funzioni basilari di comunicazione audio e video, strumenti per scambiare frasi di testo scritte (chattare) e mostrare lo schermo del proprio computer ai partecipanti.
La prima ipotesi è certamente molto utile per la redazione dei verbali in quanto consente di inviare testo che può essere copia-incollato nel software di verbalizzazione in uso al Giudice.
Lo strumento di condivisione schermo offre la possibilità di visionare atti e documenti contemporaneamente per tutti i partecipanti. Tipicamente verrà condiviso il desktop del computer del Giudice.

Come funziona

La postazione in dotazione all’Avvocato ed alle parti è differente da quella utilizzata dal Giudice.
I primi infatti utilizzano una versione del programma molto semplificata e gratuita e si limitano ad accettare l’invito a partecipare all’udienza con un semplice click.
L’ufficio è dotato di una versione del software completa delle funzioni necessarie per organizzare l’evento a calendario, generare ed inviare i collegamenti alla sessione di udienza, regolare gli accessi e moderare la videoconferenza durante lo svolgimento.
Si possono prevedere criticità in funzione inversa alla preparazione tecnica dell'utilizzatore.

Il Giudice deposita telematicamente, con le consuete modalità del PCT, il decreto di fissazione udienza incorporandovi il collegamento web o link alla videoconferenza o “stanza”, come viene chiamata in gergo informatico.
La notifica del verbale comporta quindi anche la notifica del link alla controparte.

Preventivamente è necessario attivare un account gratuito Microsoft e svolgere alcune attività preliminari che descrivo nella sezione seguente; dopodiché, alla data ed ora fissate, anche 15 minuti prima per effettuare opportuni test di funzionamento, si deve cliccare sul link per accedere al sistema, selezionando una delle modalità seguenti:

Modalità Web:
È la modalità più semplice in quanto non richiede l'installazione di programmi aggiuntivi nel computer oltre al già presente browser. Ricordo che il browser è il software utilizzato per navigare sul Web, come Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Egde, Safari per citare quelli consigliati per l’utilizzo qui trattato.
Attenzione: la modalità di videochiamata funziona solo con browser Chrome e Edge. Con gli altri browser si può accedere con le funzioni di lavoro di gruppo e chat testuale ma senza contatto audiovisivo. Chrome è liberamente scaricaricabile per Windows, OsX e Linux da https://www.google.com/chrome/

Cliccando sul link di invito alla stanza virtuale si presenta una scelta tra “scarica l’app” oppure “partecipa da web”: selezionando quest’ultima opzione si accede alla stanza dell’udienza.

La prima volta che si utilizza Teams o Skype su un browser viene chiesta l’autorizzazione ad installare un “Plug-in”. È sufficiente consentire l'operazione.
È poi necessario abilitare l’utilizzo di microfono e telecamera da parte del browser. Compare una barra che chiede l’autorizzazione che deve ovviamente essere accordata.

Un importante limite della web application è che è possibile vedere un solo interlocutore alla volta, mentre con l'applicazione client il numero è di quattro. Il corrispondente visualizzato è quello che sta parlando, con cambio automatico.

Applicazione client per computer:
scaricando ed installando un programma specifico si ha il vantaggio di avere un’interfaccia più ergonomica e veloce nel rispondere rispetto al browser web ed una maggiore funzionalità, come la condivisione dello schermo.

App per smartphone o tablet:
l’installazione di un’applicazione è necessaria per utilizzare il servizio Teams o Skype for Business da un telefono cellulare (anche se il limite dello schermo renderà difficoltosa la lettura della documentazione) o tablet. I software sono disponibili per IoS 10.10 o superiore e per Android 4.4 o superiore.

Requisiti e preparazione

Per l’utilizzo su Personal Computer o Macintosh occorre avere un sistema operativo tra i seguenti:

MS Teams
Skype for Business
MS Windows
8.1, 10 o successivo
7, 8, 10 o successivo
Apple OsX
10.11 o successivo
10.10 o successivo
GNU/Linux
64bit
Non supportato


È necessario svolgere alcune attività preparatorie prima di poter partecipare ad una udienza.

Hardware

Se si utilizza un computer è necessario dotare questo di una telecamera ed un microfono. Se il computer è un notebook oppure un “integrato”, è probabile che tutto il necessario sia già integrato.
Diversamente è necessario acquistare una telecamera con microfono integrato. I prezzi sono molto variabili, da una decina euro a salire. Meglio scegliere un modello di fascia medio-alta anche perché risulta più semplice l’installazione.
Per ascoltare l’audio si possono utilizzare gli altoparlanti del computer oppure quelli integrati nel monitor. Se sussistono dubbi sulla loro presenza (per esempio effettuare un test ascoltando un video su Youtube).
È consigliabile utilizzare cuffie o auricolari al fine di evitare ritorni di audio che possono verificarsi con la presenza di molti partecipanti.

Attivazione di un account Teams

Per accedere ad una sessione Teams è imprescindibile disporre di un account attivo. Ciò costituisce una potenziale criticità, in quanto richiede la gestione di un account con relativa password.

Da qualunque computer, anche diverso da quello che verrà utilizzato per la partecipazione all’udienza occorre accedere al sito:

Scorrere fino al fondo della pagina quindi:
  1. cliccare sul bottone “Iscriviti Gratis” presente all'interno del riquadro azzurro,
  2. nella finestra digitare il proprio indirizzo email che si desidera associare all’account Teams,
  3. selezionare “Come si vuole utilizzare Teams?” a “per il lavoro”,
  4. se l’account è libero, ovvero l’email non è già stata utilizzata per un account Microsoft viene chiesto di confermare la creazione dell’account,
  5. inserire una password, scelta tenendo conto dei requisiti minimi di lettere minuscole, maiuscole e numeri,
  6. digitare la propria nazionalità e la data di nascita,
  7. viene ora automaticamente inviato un messaggio alla mail indicata,
  8. trascrivere nella finestra il codice di attivazione ricevuto con la email,
  9. completare con l’inserimento di nome, cognome e nome azienda, che nel caso specifico può essere il nome dello Studio Legale,

Le credenziali di accesso appena attivate sono necessarie per accedere alle videconferenze, anche da computer differenti o dal tablet.

Installazione del software client

L’installazione dei software per l’utilizzo di Teams o Skype è facoltativa. La pagina da cui scaricare i file per l'installazione è la seguente:

Approfondimenti sul Web


Videotutorial predisposto dall’Ordine degli Avvocati di Milano

Consiglio Nazionale Forense - Proposta di protocollo per udienze civili tramite collegamento da remoto


martedì 7 aprile 2020

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Le citazioni di normativa e giurisprudenza sono ridotte all’essenziale mentre molto spazio è dedicato allo svolgimento pratico delle operazioni; sono stati inseriti riquadri con suggerimenti pratici ed errori comuni da evitare.

Alcune appendici sono dedicate ad approfondimenti su: configurazione del software, compattazione dei PDF e glossario dei termini tecnici.