lunedì 20 marzo 2017

Alice attraverso lo specchio, ovvero la conformità delle copie


Una domanda che mi viene posta molto frequentemente è quale formula utilizzare per autenticare la conformità di copie analogiche da digitale e viceversa.
Occorre sottolineare che la giurisprudenza si è orientata nella direzione di richiedere sempre la dichiarazione di conformità laddove un atto viene tradotto dalla forma analogica (Leggasi cartacea) a digitale e viceversa.
Come Alice nell’attraversare lo specchio passa da un mondo ad un altro rimanendo se stessa, la dichiarazione di conformità fa si che l’atto mantenga la sua efficacia probatoria passando dalla realtà fisica a quella digitale.

La mia risposta alla domanda iniziale è quella di attenersi alla via minimalista, tralasciando i riferimenti normativi e orpelli vari.

Ad ogni modo, i riferimenti normativi sono:

-D.L.G.S. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale)
Art. 22 – Copie informatiche di documenti analogici
Art. 23 – Copie analogiche di documenti informatici

-D.P.C.M. 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici ...)

-D.L. 18 ottobre 2012 n. 179 conv. L. 221 / 12
Art. 16 bis c. 9bis – Potere di autentica di copie analogiche estratte da fascicolo telematico
Art. 16 decies – Potere di certificazione di conformità delle copie degli atti e dei provvedimenti
Art. 16 undecies – Modalità dell'attestazione di conformità

-L. 21 gennaio 1994 n. 53
Art. 3 bis: Notifiche in proprio a mezzo PEC
Art. 9 c. 1bis  - Copia cartacea di atto notificato

Stampa di atto estratto dal fascicolo telematico

Casistica: notifica cartacea (U.G., Posta) di atto emesso telematicamente (pronunciamento, D.I.)

Dopo avere stampato l’atto dal Portale Servizi Telematici o dalla Consolle Avvocato, apporre in calce, o in mancanza di spazio su foglio aggiuntivo, una formula del seguente tenore, che verrà sottoscritta di pugno:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia analogica è conforme all’originale documento informatico contenuto nel fascicolo telematico R.G.N. …. / 2017 presso il Tribunale di Milano da cui è estratta.
Il documento è costituto da # pagine inclusa la presente.
Milano, …….

Se il documento consta di più pagine queste verranno rilegate e verranno apposti timbri di congiunzione.

Scansione di atto originariamente cartaceo per deposito telematico

Casistica: deposito di notificazione a mezzo U.G. o servizio postale; iscrizione di procedura esecutiva (deposito titoli ed atti); deposito di fascicolo cartaceo (GdP, 1° grado)

Dopo avere scansionato l’atto, ottenendo un file PDF, lo si apre con Adobe Reader e si aggiunge in forma digitale la formula dichiarativa sulla seguente impronta:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia informatica è conforme all’originale documento analogico a mie mani da cui è stato tratto mediante scansione.
Milano, …….

Sottolineo l’importanza di apporre la formula sul file PDF dopo la scansione. L’usanza di scrivere la formula sull’originale prima della scansione (o su una sua fotocopia) è ideologicamente errata.

Dichiarazione di conformità su file separato

Quale modalità alternativa all’apposizione della formula all’interno del documento PDF, la legge ammette (regole tecniche D.P.C.M. 13 novembre 2014 Art.4 c.3) che la stessa si possa disporre in un file separato rispetto ai documenti da autenticare. Occorre soddisfare i seguenti punti:
-che sia citato, per ogni file autenticato, il suo nome ed una sintetica descrizione del suo contenuto,
-che il file di autentica sia sottoscritto digitalmente,
-che file di autentica e file autenticati siano inclusi “in un sistema di gestione informatica dei
documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione” (registro telematico del tribunale, nello specifico).
Un esempio applicativo si ha nell’iscrizione a ruolo di procedimenti esecutivi, dove si ha la comodità di redarre una sola formula invece di tre, ed il vantaggio di non alterare i documenti originali.
Un verosimile esempio di formula:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che i documenti informatici:
decreto ingiuntivo.pdf” contenente il Decreto Ingiuntivo esecutivo n. 1234/15 emesso dal tribunale di Milano,
atti di precetto.pdf” contenente atto di precetto notificato in data …..,
verbale di pignoramento.pdf” contenente verbale di pignoramento diretto avvenuto in data ….,
sono conformi agli originali analogici da cui sono tratti mediante scansione ed in mio possesso.
Milano, …….

Scansione di atto cartaceo per notifica a mezzo Posta Elettronica Certificata

Casistica: notifica a mezzo PEC di atto cartaceo (pronunciamento di GdP, D.I. esecutivo)
La L.53/94 all’Art. 3bis afferma che la formula di attestazione di conformità per documento originariamente in forma non digitale deve essere contenuta nella relazione di notifica, e che questa sia allegata come file separato, sottoscritto digitalmente, alla PEC.
La Consolle Avvocato, ad esempio, offre una formula standard di relata di notificazione adatta allo scopo.



Catena di conformità

Nulla impedisce che si possa ripetere indefinitamente la copia in conformità di un documento, purché ad ogni passaggio vengano rispettati i requisiti formali richiesti dalla legge.
Qui un esempio concreto:
1) il magistrato elabora un provvedimento in forma cartacea (al di fuori dei provvedimenti speciali sommari egli ne ha facoltà),
2) il cancelliere scansiona l’atto e lo inserisce in copia per immagine nel fascicolo telematico; in questo caso non è presente né formula di autentica né firma digitale (ex art. 16bis c.9bit D.L: 179/12),
3) l’avvocato stampa la copia dell’atto e ne attesta la conformità al documento informatico presente nel fascicolo telematico allo scopo di effettuarne notifica a mezzo U.G.,
4) l’avvocato deposita telematicamente copia dell’atto notificato completo di cartolina attestandone la conformità all’originale analogico.

venerdì 3 marzo 2017

Cessazione supporto Consolle Avvocato su XP e Vista da marzo 2017

La società Net Service Spa, sviluppatrice di Consolle Avvocato, comunica che a partire dalla versione 3.17, con uscita il 20 marzo 2017, sarà dismesso il supporto per i sistemi operativi MS Windows XP e Vista.

In pratica a partire da tale data non sarà garantito il funzionamento della Consolle Avvocato su tali sistemi obsoleti. Nel caso  sarà conveniente procedere all’acquisto di computer attuale, compatibile con i requisiti di sicurezza richiesti dal sistema PCT.

Ricordo che la Consolle Avvocato è utilizzabile anche su sistemi Apple Mac e Linux aggiornati.

È possibile travasare i dati dal vecchio al nuovo PC senza perdere alcun fascicolo locale e la configurazione, mantenendo quindi continuità operativa. Se necessario mi può contattare per un supporto tecnico.

Quale versione di Windows è presente sul computer ?
Un modo semplice e rapido per capire quale versione di Windows è in uso consiste nell'osservare l'aspetto del tasto del menù di avvio dei programmi che si trova normalmente nell'angolo in basso a sinistra del desktop.

Windows XP:
Il tasto è rettangolare e riporta la scritta "START". La Consolle non sarà utilizzabile su questo sistema.

Windows Vista e Windows 7
In entrambi i sistemi il tasto è tondo, con all'interno una bandiera costituita da quattro quadrati colorati. 
Per distinguere tra Windows Vista (non più supportato da Consolle) e Windows 7  occorre procedere così:
Cliccare con il tasto destro del mouse sull'icona "computer" presente sul desktop oppure nello stesso menu dei programmi, quindi scegliere l'opzione "proprietà". Nella finestra che si apre è specificato quale versione di Windows è in uso.

Windows 8:
Il tasto è del tutto assente, rimpiazzato dalla schermata "start" contenente le icone rettangolari colorate di avvio dei programmi. Ovvero, nella versione 8.1 è stato introdotto un tasto simile a quello di Windows 10.

Windows 10:
Il tasto ha l'aspetto di una bandierina divisa in quattro quadrati monocromatici bianchi su fondo azzurro.

mercoledì 1 marzo 2017

Dubbio amletico: Scaricare la copia informatica oppure il duplicato?

Le opzioni di scaricamento di atto in Consolle Avvocato sono essenzialmente la copia ed il duplicato. Vediamone la differenza.
Premessa: nel fascicolo telematico digitale sono contenuti gli atti di parte e del giudice esattamente come sono stati depositati dal soggetto. Ad esempio una sentenza in formato PDF sottoscritta digitalmente. Non sono però presenti sul documenti i dati aggiunti dalla cancelleria, come gli estremi di pubblicazione o la firma digitale del cancelliere. Pertanto:

-Download del duplicato informatico: permette di scaricare il file originale dell'atto, copia bit a bit di quello presente nel fascicolo.
Contiene la firma digitale del giudice se l'atto è nativo digitale (in formato PAdES), ma potrebbe non contenere alcuna firma se l’atto è scansione di originale cartaceo.
Se invece l’atto è di parte conterrà la firma digitale nel formato apposto dalla parte, che solitamente è CAdES, quindi file p7m.
Il duplicato informatico può essere notificato a mezzo PEC senza necessità di attestazione di conformità, in quanto è ritenuto originale a tutti gli effetti. Si raccomanda però, nel caso di notifica di atto del giudice, di riportare gli estremi di pubblicazione, non indicati nell’atto, nella relazione di notifica.
Il riferimento è l'Art. 23-bis del CAD (DL 179/12) comma 1: "I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle Linee guida"

-Copia informatica: permette di scaricare una copia per estratto dell'atto digitale, cioè un documento PDF che non è esattamente identico a quello presente nel fascicolo telematico, in quanto sono stati aggiunti gli estremi di pubblicazione e l’immagine grafica della “coccarda” a lato per rammentare la presenza in origine della firma digitale.
Nel caso di atti del giudice si avrà l’avviso di invalidità della firma digitale in quanto il documento risulta modificato dopo l’apposizione della firma.
Nel caso di atto di parte la firma digitale è del tutto rimossa se in origine è stata apposta in modalità CAdES.
L’utilizzo della copia informatica è consigliabile ai fini della stampa e notifica cartacea, in quanto riporta gli estremi di pubblicazione, mentre l’assenza o alterazione della firma digitale non ha alcuna evidenza sulla copia stampata, anzi, la “coccarda” ne testimonia la presenza in origine.
È importante attestare la conformità della copia all'originale telematico ex artt. 16-bis comma 9-bis e 16-undecies comma 3 del DL 179/12.

La copia informatica può anche essere notificata a mezzo PEC. Anche in questo caso è necessario attestarne la conformità all’originale presente nel fascicolo telematico ex art 3-bis L. 53/94 comma 2.



Aggiornamenti e considerazioni relativi al Processo Amministrativo Telematico.


Modelli aggiornati

Dal 26 febbraio sono disponibili sul sito giustizia-amministrativa.it nuove versioni dei modelli di deposito.
È buona prassi, in occasione di ogni deposito, ri-scaricare dal sito il modello necessario, poiché versioni obsolete, magari scaricate in precedenza sul proprio computer, non sono ammesse ed invaliderebbero il deposito.

Notifica amministrativa con firma CAdES: inesistente

Sentenza n. 160/17 del 14 febbraio 2017 del TAR Basilicata.
Viene accolta l’eccezione di inesistenza di una notifica PEC in cui la relata è stata firmata impiegando lo standard di firma digitale CAdES (quello, per intenderci, che genera file p7m, ampiamente utilizzato in ambito civile e normato dal CAD).
Le norme speciali sul Processo Amministrativo ammettono, per il deposito telematico, la sola modalità di firma PAdES (dpcm n. 40/2016 art. 6).
Il formato PAdES non altera l’estensione del file, che rimane PDF; tale file può essere aperto con i normali visualizzatori PDF senza necessità di installare software di firma digitale.

Attestazione di conformità

Per esperienza raccolta segnalo che le cancellerie amministrative pongono particolare attenzione all’attestazione di conformità apposta sulla scansione di atti depositati.
Scansioni di notifiche cartacee, di procure, di eventuali scansioni di sentenze impugnate ecc. devono sempre essere dichiarate conformi mediante apposizione di formula e sottoscrizione digitale (ovviamente PAdES).

Firma del modulo di deposito estesa ai documenti contenuti

I depositi PAT avvengono mediate l’invio di un unico file PDF contenente al suo interno tutti gli atti ed i documenti da depositare.
Nonostante il dpcm 40/2016 art. 6 c. 5 estenda la validità della firma digitale apposta al modulo di deposito a tutti i file in esso contenuti, ho constatato che è prudenziale firmare individualmente anche i singoli file PDF prima di incorporarli nel modulo, per evitare successive richieste di integrazione da parte delle cancellerie. Mi riferisco naturalmente ai file che per loro natura richiedono di essere sottoscritti e/o resi conformi.