domenica 26 novembre 2017

Promemoria per inviare notifiche a mezzo PEC da Consolle Avvocato

La Consolle Avvocato offre un comodo strumento per inviare notificazioni a mezzo PEC Ex L. 53/1994 art. 3bis, che agevola ed offre un certo grado di controllo dei dati inseriti. Semplifica inoltre le successive operazioni di documentazione dell’avvenuta notifica.
Ho riassunto in questa pagina le procedure da seguire nel caso di tre differenti categorie di documenti:
A) Atti introduttivi propri nativi digitali
B) Atti informatici estratti dal fascicolo telematico
C) Scansioni di atti originali cartacei

Caso A: Atti introduttivi nativamente digitali

Esempi tipici sono l’atto di citazione ed il precetto.
  1. Convertire il file in formato PDF direttamente dal proprio programma di videoscrittura;
  2. se occorre notificare anche la procura alle liti (cartacea), scansionare il documento in PDF;
  3. in Consolle Avvocato andare nella sezione “Atti inviati e ricevuti”, pagina “Notifiche in proprio (invio)”;
  4. cliccare il bottone “Nuova notifica” sulla destra. Si aprirà la finestra di composizione della notifica;
  5. compilare il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
  6. inserire il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto “Reginde” per inserire i dati, Ripetere per eventuali ulteriori destinatari;
  7. nella sezione “Allegati” in basso a destra, con il tasto “Aggiungi” allegare i file PDF da notificare (atto ed eventuale procura);
  8. con il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e completare con tutti i dati necessari, in particolare:
    1. avvocato mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
    2. dati del cliente con codice fiscale,
    3. dati del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
    4. descrizione dell’atto notificato;
  9. chiudere la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
  10. verificare che i file da notificare e la relazione siano correttamente allegati utilizzando il tasto “Verifica”;
  11. spuntare i file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. Il file PDF dell’atto, la procura e la relata devono tutti essere firmati;
  12. spuntare la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.

Caso B: Atti presenti nel fascicolo telematico

Tipicamente si tratta di sentenze, decreti (non esecutivi), verbali di fissazione, ecc
  1. In Consolle Avvocato accedere al fascicolo telematico, nella pagina “Documenti”;
  2. spuntare le caselline in corrispondenza dell’atto o degli atti da notificare (es. il ricorso ed il decreto);
  3. cliccare il bottone “Invio notifica”: si aprirà dopo un certo tempo la finestra di composizione della notifica;
  4. compilare il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
  5. inserire il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto “Reginde” per inserire i dati. Ripetere per eventuali ulteriori destinatari;
  6. con il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e completare con tutti i dati necessari, in particolare:
    1. avvocato mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
    2. dati del cliente con codice fiscale,
    3. dati del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
    4. descrizione dell’atto notificato (numero e data decreto / sentenza e tribunale emittente)
    5. paragrafo di dichiarazione di pendenza, con ufficio giudiziario, sezione, N. RG (i dati dovrebbero essere già parzialmente precompilati, tranne la sezione, che va definita a mano);
  7. chiudere la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
  8. verificare che i file da notificare importati dal fascicolo e la relazione siano correttamente allegati utilizzando il tasto “Verifica”;
  9. spuntare il file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. È sufficiente firmare la sola relata, in quanto gli atti importati automaticamente da Consolle sono in forma di duplicato, e pertanto già firmati digitalmente in originale;
  10. spuntare la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.
NOTA: la Consolle Avvocato estrae, ai fini della notifica, i duplicati informatici degli atti. Se invece si preferisce notificare copie informatiche, è necessario preventivamente scaricare queste a mano ed allegarle successivamente alla notifica. Sarà necessario in questo caso attestarne la conformità all’originale informatico nella relazione di notifica. (si veda l’articolo: Scaricare la copia o il duplicato? )

Caso C: Originali cartacei (analogici)

Esempio frequente è il decreto ingiuntivo oppure una sentenza con formula esecutiva (che è ancora apposta su originale cartaceo dalla cancelleria). Altro esempio è il provvedimento del Giudice di Pace emesso in forma cartacea.
  1. Scansionare l’atto o gli atti da notificare e salvare in formato file PDF;
  2. in Consolle Avvocato andare nella sezione “Atti inviati e ricevuti”, pagina “Notifiche in proprio (invio)”;
  3. cliccare il tasto “Nuova notifica” sulla destra. Si aprirà la finestra di composizione notifica;
  4. compilare il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
  5. inserire il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto “Reginde” per inserire i dati. Ripetere per eventuali ulteriori destinatari;
  6. nella sezione “Allegati” in basso a destra, con il tasto “Aggiungi” allegare i file PDF scansionati;
  7. con il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e completare con tutti i dati necessari, in particolare:
    1. avvocato mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
    2. dati del cliente con codice fiscale,
    3. dati del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
    4. descrizione dell’atto notificato,
    5. paragrafo di dichiarazione di pendenza, con ufficio giudiziario, sezione, N. RG,
    6. paragrafo di attestazione di conformità all’originale per originale cartaceo specificando, per ogni singolo file, il nome esatto del file stesso (es. sentenza_1234_17.pdf) ed una sintetica descrizione del contenuto (sentenza n. 1234/2017 del tribunale di Milano);
  8. chiudere la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
  9. verificare che i file da notificare e la relazione siano correttamente allegati utilizzando il tasto “Verifica”;
  10. spuntare i file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. La relata deve essere firmata, le copie scansionate non necessariamente;
  11. spuntare la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.

Prova della notifica

La prova di avvenuta notifica consiste nella ricevuta di avvenuta consegna, in formato file .eml o .msg. Tale file contiene al suo interno anche tutti gli allegati al messaggio trasmesso, quindi anche la relazione di notifica e contiene i certificati di firma degli enti gestori delle PEC di mittente e destinatari, con data certa.

La prova di notifica andrà depositata telematicamente nel fascicolo telematico, tranne "Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell'atto notificato a norma dell'articolo 3-bis, l'avvocato estrae copia su supporto analogico ...." (Art. 9 c. 1bis L.53/94))
In Consolle Avvocato è possibile ottenere una copia PDF (quindi stampabile) della notifica andando nella sezione “Atti inviati e ricevuti”, pagina “Notifiche in proprio (invio)”:
-nella barra superiore specificare l’intervallo di date tra cui la notifica è stata fatta (se meno di un mese lasciare i valori predefiniti),
-cliccare “Cerca”,
-selezionare la riga corrispondente alla notifica di interesse,
-cliccare il tasto “Stampa certificazione” presente nella colonna a destra,
-salvare e/o stampare il PDF, che contiene il messaggio inviato, tutti gli allegati compresa la relazione, la ricevuta di accettazione e la/le ricevute di consegna (una per ogni destinatario).

Per depositare invece telematicamente, si dovrà utilizzare come atto principale l’atto di citazione oppure una nota di deposito e gli allegati saranno la ricevuta di accettazione (RAC) e le ricevute di consegna (RDAC, una per ogni destinatario). Allegare anche una “copia di cortesia” del PDF di certificazione poc'anzi descritto può agevolare il Giudice meno avvezzo all'informatica.
Quelle sopra esposte sono indicazioni sommarie, con scopo esemplificativo e di pro-memoria. La correttezza della specifica notifica deve essere verificata dell’Avvocato, che deve documentarsi sulle norme e procedure, ed è responsabile della corretta esecuzione della stessa.

Art. 3-bis L 53-1994

1. La notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta elettronica certificata all'indirizzo risultante da pubblici elenchi, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. La notificazione può essere eseguita esclusivamente utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata del notificante risultante da pubblici elenchi.
2. Quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall'articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221. La notifica si esegue mediante allegazione dell'atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.
3. La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall'articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
4. Il messaggio deve indicare nell'oggetto la dizione: «notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994».
5. L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;
b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ordine nel cui albo è iscritto; (Abrogato)
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
e) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;
f) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
g) l'attestazione di conformità di cui al comma 2.
6. Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo.

CSM: notifiche telematiche eseguite dagli avvocati

domenica 5 novembre 2017

Utilizzare i timbri nei documenti PDF


In questo articolo spiego come realizzare timbri digitali da applicare a documenti PDF.
Un esempio molto utile è quello di timbri per inserire in un documento informatico scansionato la formula di autenticazione di conformità all'originale cartaceo.
Naturalmente l'ambito di applicazione è molto ampio. Si può pensare ad un timbro di Studio da applicare a documenti, timbri per numerazione di allegati, ecc.
Per attuare tutto ciò occorre il software Adobe Reader DC.

Fase 1: creazione del PDF contenente il timbro

Per prima cosa occorre creare il timbro che si desidera. L’operazione viene realizzata con il proprio programma di videoscrittura (MS Word, OpenOffice ecc) e poi convertito in PDF (esattamente come si procede con un qualsiasi atto da depositare telematicamente). La dimensione del timbro si adatterà automaticamente alla dimensione del paragrafo di testo redatto.

Nell’esempio seguente ho proposto una formula di attestazione di conformità. Si tenga presente che il testo dovrà essere generico, in quanto applicabile in serie esattamente come sarebbe per un timbro reale classico. Ho anche riquadrato il testo per migliorarne la componente estetica e evidenziarne la natura di timbro sul documento a cui sarà apposto. È possibile personalizzare al massimo l’aspetto ed esempio aggiungendo grafica personalizzata, quale il logo dello Studio.


 Fase 2: aggiunta del nuovo timbro alla collezione di Adobe Reader

Si apra un qualsiasi documento PDF, quindi si acceda alla pagina “Strumenti” cliccando l’apposita voce nella barra superiore, quindi si clicchi lo strumento “Timbri”.


Nella schermata successiva appare una barra superiore specifica denominata “Timbro”. Qui cliccare la voce “Personalizza timbri” quindi”Gestisci ...”.


Nella finestra pop-up cliccare “Crea”, quindi “Sfoglia” per cercare ed aprire il file PDF contenete il timbro. Attribuire una categoria al nuovo timbro, ad esempio “attestazioni di conformità” ed un nome specifico, ad esempio “Attestazione generica da scansione”. Potranno essere inseriti timbri di altra natura organizzati per categorie.


Confermare e chiudere la finestra, quindi chiudere il file PDF.
Da questo momento sarà possibile utilizzare il timbro sui propri documenti PDF.


Utilizzo del timbro

1. Aprire il documento informatico scansionato.
2. Accedere alla funzione Timbri cliccando “Strumenti”, “Timbro”.
3. Cliccare “Timbro” nella barra superiore dello strumento “Timbro


4. Spostarsi sulla categoria precedentemente creata e contenente il timbro di interesse
5. Cliccare sul timbro desiderato
6. Posizionare il timbro dove si preferisce all’interno del PDF
7. Salvare il file PDF così modificato.

L’operazione è completata. Naturalmente si dovrà successivamente sottoscrivere digitalmente il file PDF per avvalorare l’attestazione.
Buon divertimento.