lunedì 10 febbraio 2020

Mi si è ristretto il PDF !


Un problema quotidiano che può capitare nella procedura di deposito nel Processo Telematico è quello della necessità di ridurre la dimensione dei file allegati per rientrare nella dimensione di una unica busta da 30MB (Megabyte).
Spesso c'è la tentazione di sottoporre il file PDF ad una compressione ZIP, ma il tentativo spesso dà scarsi risultati (ciò dipende dal fatto che la compressione ZIP è pensata per altri scopi, non è adatta per le immagini, che richiedono algoritmi di compressione specifici).

Ecco alcuni suggerimenti su come agire:

Se il documento da allegare è in originale cartaceo, occorre per prima cosa ottimizzare la scansione dalla carta per ridurre la dimensione del file senza perdere significativamente qualità dell’immagine ottenuta. Spesso in realtà è accettabile anche una sensibile degradazione di qualità, ad esempio se abbiamo a che fare con un contatto scritto a caratteri grandi. Una perdita minore si potrà accettare con una fitta tabella contabile.

Ottimizzare la scansione
Per ottimizzare l’esito di una scansione si può agire su tre parametri, anche contemporaneamente:
1) risoluzione di scansione, espressa in punti per pollice (DPI). Questo valore spesso è impostato per valore predefinito a 200 o più DPI, ma può essere efficacemente ridotto a 150 o 100 senza gravi esiti. Anche un valore di 75 può risultare tollerabile in casi estremi.
2) Colore o scala di grigi. Le informazioni necessarie per descrivere una immagine a colori sono molto maggiori rispetto ad una immagine in bianco e nero. Se non c'è necessità di avere una resa a colori del documento, si può impostare il tipo “Scala di grigi” tra i parametri di scansione.
Esiste anche il livello “Bianco e nero”, ma questo può risultare in un taglio totale nei mezzi toni, con perdita ad esempio dei timbri o delle annotazioni a penna blu.
3) fatture di compressione PDF. Quando viene salvato il file PDF, il software di scansione applica una compressione informatica. È possibile regolare il rapporto tra qualità e fattore di riduzione a piacere. È opportuno fare delle prove per individuare il fattore ottimale per il proprio sistema informatico.

Evitare la scansione laddove possibile
La cosa migliore è, se possibile, utilizzare file nativamente digitali.
Mi capita spesso di vedere visure camerali, email, siti web, ricevute PEC che vengono prima stampate e poi scansionate per il deposito. Non va bene. Se in origine il dato è digitale, deve essere acquisito già nativamente in PDF.
Le visure camerali ad esempio sono già nativamente PDF, peraltro contenenti la firma digitale dell’ente rilasciante.
Per email web, PEC è opportuno usare software di conversione in PDF, quali:
1) lo strumento di stampa virtuale PDF già incluso in Windows 10;
2) il software PDF Creator (https://www.pdfforge.org/pdfcreator) o altri simili gratuitamente scaricabili.


PDF già esistenti
Spesso il documento è disponibile già nel formato digitale PDF, perché arriva dal cliente o è stato scaricato online.
In questi casi è ancora possibile tentare una compressione se il file è voluminoso.
La possibilità di comprimere un file dipende dalla quantità di dati che contiene, in particolare dalla sua “complessità”. Un file contenente molto “rumore”, cioè macchie tipiche della fotocopiatura ripetuta più volte, generano file più pesanti a parità di numero di pagine. Un file è indicativamente troppo pesante se richiede oltre qualche centinaio di KiloByte a pagina.

Metodi per ridurre un PDF (gratis):
1) utilizzare un software di stampa virtuale, quale PDF Creator. Tra le opzioni di conversione del programma è possibile definire alcuni parametri, tra cui il “Ricampionamento”, per cui vale lo stesso discorso fatto per la 'risoluzione' al capitolo precedente;
2) utilizzare un servizio online quale l’ottimo www.ilovepdf.com (sezione compress PDF, il sito è in inglese);
3) per gli utenti del sistema operativo GNU/Linux si possono usare vari comandi da terminale, ad esempio la doppia conversione da PDF a PS e viceversa con pdf2ps e ps2pdf.

Se una volta ridotti i PDF il peso totale supera la dimensione accettabile per una busta si potrà procedere con un deposito multiplo. Si tenga presente che per rientrare in una bosta da 30MB il totale de file deve indicativamente non superare di molto i 20MB.

PDF singolarmente troppo grandi
Se il singolo file è di per se eccessivo (oltre 20 MB) anche dopo la compressione, l’unica possibilità rimanente è quella di suddividere il file in più parti ed effettuare depositi in buste separate:
1) utilizzando il già citato PDF Creator, che in fase di stampa consente di specificare un intervallo di pagine, esattamente come se si stampasse su carta. Si può quindi dividere il file originale a piacere;
2) utilizzando il (anche già citato) sito www.ilovepdf.com che offre molti strumenti per manipolare i file PDF.

Nessun commento:

Posta un commento